|
|
|
UNIVERSITATEA POLITEHNICA BUCURESTI
CENTRUL DE PREGATIRE A RESURSELOR UMANE
DOCUMENTE ALE SISTEMULUI CALITATII
1. Prezentare generala a standardelor ISO 9000
2. Documentele sistemului calitatii
2.1 Manualul calitatii
2.2 Proceduri
2.3 Planul calitatii
2.4 Documentatia asociata
1. Prezentare generala a standardelor ISO 9000
Standardele ISO 9000 sunt rezultatul unui indelung proces de evolutie, care isi are inceputul in anii 1950 in USA. Cresterea cerintelor calitatii in domeniul militar a condus la primele reglementari de asigurare a calitatii. Acestea contineau conditii referitoare la implementarea si controlul masurilor de asigurare a calitatii, structurate si formulate dupa principiul aplicabilitatii practice. Intentia acestor reglementari a fost imbunatatirea performantelor calitative ale inteprinderilor.
In decursul timpului au aparut o serie de standarde referitoare la asigurarea calitatii la nivelul firmelor, ramurilor industriale si apoi cu o arie extinsa de aplicabilitate, culminand cu adoptarea in anul 1987 a seriei ISO 9000.
Standardele din familia ISO 9000 au avut un mare impact pe plan mondial, ele fiind adoptate ca standarde nationale in circa 100 de tari. Seria ISO 9000 este cel mai raspandit model de sistem de management al calitatii in lume, datorita si faptului ca acestea formuleaza numai cerintele pe care un sistem de management trebuie sa le indeplineasca. Modul de transpunere in practica este lasat la latitudinea organizatiilor. De aceea, reglementarile pot fi utile oricarei organizatii, indiferentde marimea ei sau de domeniul de activitate.
Familia ISO 9000 reprezinta o grupa de standarde pentru sistemele de management a calitatii, spre deosebire de alte standarde cunoscute, care sunt preponderent tehnice. Ideea de baza a fost trasarea unui drum care sa duca la formarea competentei si a increderii in potentialul calitativ al organizatiei. Clientul se poate baza pe faptul ca furnizorul unui produs sau serviciu, poate indepini efectiv cerintele sale de calitate pentru produsul sau serviciul respectiv. Este clar ca in centrul tuturor activitatilor se afla satisfactia clientului. Cerintele si recomandarile formulate de standarde contribuie la atingerea acestui obiectiv fundamental.
Standardele contin atat cerinte pe care trebuie sa le indeplineasca sistemele de management al calitati, cat si recomandari pentru a putea indeplini aceste cerinte.
Elementele sistemului calitatii definite de standardele ISO 9000:
resposabilitatea conducerii
analiza contractului
sistemul calitatii
controlul proiectarii
controlul documentelor si al datelor
aprovizionarea
controlul produsului furnizat de client
identificarea si trasabilitatea produsului
conrolul proceselor
inspectii si incercari
controlul echipamentelor de inspectie, masurare si incercare
stadiul inspectiilor si incercarilor
controlul produsului neconform
actiuni corective si preventive
manipulare, depozitare, ambalare, conservare si livrare
controlul inregistrarilor calitatii
audituri interne ale caliatii
instruire
service
2. Documentele sistemului calitatii
Realizare si functionarea unui sistem al calitatii necesita existenta unor documente specifice, care sunt:
- Manualul calitatii, MC
- Procedurile sistemului calitatii, PS
- Proceduri/ Instructiuni de lucru, P/I-L
- Planul calitatii, PC
- Documentele auditului
- Inregistrarile calitatii
Desi in general se apreciaza ca principalul document utilizat in proiectarea sistemului calitatii este manualul calitatii, practic fundamentul sistemului il reprezinta procedurile/ instructiunile de lucru.
2.1 Manualul calitatii
Manualul calitatii este un document care prezinta politica in domeniul calitatii si descrie sistemului calitatii unei organizatii.
Manualul calitatii serveste ca referinta permanenta in implementarea si mentinerea sistemului calitatii. Manualul calitatii este documentul care descrie dispozitiile generale luate in considerare de catre organizatie pentru a obtine caliatea produselor si serviciilor.
Scopul principal al manualului calitatii este de a stabili structura sistemului calitatii, modul cum sunt functioneaza diferitele compartimente si modul cum sunt indeplinite cerintele specifice din standard.
Manualul poate sa mai includa informatii importante cum sunt:
o descriere a gamei de produse/ servicii oferite de organizatie
domeniul de activitate
responsabilitatile, autoritatile si relatiile dintre persoanele care conduc, efectueaza, verifica activitatile care au incidenta asupra sistemului calitatii
scheme de flux sau exemple de planuri ale calitatii
localizarea si amplasarea unitatilor functionale ale organizatiei
Manualul calitatii ( pe langa faptul ca este o sursa de informatii pentru auditorul extern) serveste si pentru:
declararea propriei politici privind calitatea - pentru angajatii organizatiei
comunicarea unor directive pentru angajati - in legatura cu practicile si procedurile de lucru
o prezentare a sistemului calitatii - o buna imagine in fata unor potentiali clienti
descrierea modalitatii de revizuire, actualizare si de tinere a evidentei difuzarii manualului
Manualul calitatii nu trebuie sa intre in detalii, acestea vor fi continute in proceduri, instructiuni.
Manualul calitatii nu are o structura standard, el este intocmit in mod adecvat pentru specificul fiecarei organizatii.
Un manual al calitatii poate fi extins asupra totalitatii activitatilo dintr-o organizatie sau numai asupra unei parti.
Astfel se pot intocmi:
- un manual al calitatii pentru intreaga organizatie
- manuale ale calitatii pentru fabrici, sectoare componente
- manuale ale calitatii specializate ( de exemplu, pentru proiectare, aprovizionare, laboratoare).
Se practica si elaborarea unor manuale asa-zis “interne” si “externe”.
Manualul managementului calitatii prezinta politica in domeniul calitatii si descrie sistemul calitatii si este pentru uz intern, aceasta varianta poate contine informatii confidentiale.
Manualul asigurarii calitatii prezinta politica in domeniul calitatii si descrie sistemul calitatii unei organizatii, putand fi utilizat pentru scopuri externe. Nu contine elemente confidentiale.
Este necesar ca aceste manuale (daca sunt mai multe intr-o organizatie) sa nu intre in contradictie. Un manual al calitatii va contine in mod normal sau
2.2 Proceduri
Furnizorul trebuie sa elaboreze proceduri scrise, in concordanta cu cerintelor din standardul ISO 9001 si cu politica in domeniul calitatii si trebuie sa asigure ca sunt efectiv implementate.
Volumul documentatiei depinde de metodele utilizate, de gradul de calificare necesar si de nivelul de instruire existent.
Procedurile specifica responsabilitatea si autoritatea in legatura cu anumite activitati, indica metodele si instrumentele utilizate si pot sa cuprinda si referiri la instructiuni mai detaliate si utilizarea unor formulare si documente asociate.
Procedurile dau auditorului informatii mai detaliate despre activitatile care trebuie desfasurate, cine este responsabil pentru finantarea lor, si cum sunt inregistrate activitatile. Deci, procedura da raspunsuri la intrebarile Ce? Cine? Unde? Cand? Si De ce? In legatura cu o activitate. Aceasta poate sa descrie cum sunt luate deciziile de conducere in special la interfata dintre doua functii sau compartimente.
Procedurile scrise sunt structurate conform clauzelor din ISO 9001. Deoarece standardul ISO 9001 nu precizeaza cand este necesara o procedura scrisa, acest lucru este la latitudinea conducerii. Clauza 4.9 cere doar sa existe proceduri scrise daca “ absenta unor astfel de proceduri pot influenta negativ calitatea”.
Auditorul trebuie sa determine in ce masura absenta unor proceduri pentru anumite activitati particulare influenteaz negativ calitatea. Deciziile auditorului trebuie sa se bazeze pe fapte si sa fie atenti sa nu declare existenta unei probleme in absenta unor dovezi.
Procedurile pot fi grupate in procedurile elementelor de sistem, care se refera la activitatile de baza din sistemul calitatii si procedurile/ instructiunile de lucru, care au ca obiect detaliile tehnice.
Procedurile elementelor de sistem ( PES ) se elaboreaza de catre analiza calitatii ( AQ ) sau de catre o echipa din care fac parte sefi de compartimente sau responsabili AQ de la compartimente a caror compartimente se procedureaza, care vor lucra sub indrumarea compartimentului AQ din organizatie.
Procedurile/ instructiunile de lucru se refera la o activitate, uneori limitata la un singur post de lucru.
Sistemul calitatii nu poate fi documentat si aplicat corespunzator daca nu cuprinde proceduri/ instructiuni de lucru prin care sa se poata exercita un control adecvat si continuu asupra calitatii. Uneori, printre procedurile de sistem si cele de lucru se intocmesc proceduri operationale, care abordeaza o parte importanta din procedura de sistem.
Continutul PES si P/I de lucru se organizeaza pe sectiuni divizate in subsectiuni, paragrafe, subparagrafe etc.
Se recomanda urmatoarea organizare a acestora: domeniu, scop, defibnitii si prescurtari, documente de referinta, activitate procedurala, resposabilitati, inregistrari, anexe.
Se intalnesc si alte recomandari privind organizarea P/I de lucru, de exemplu TUV - Germania indica: 1 Scop, 2 Domeniu, 3 Definitii, prescurtari, 4 Responsabilitati, 5 Continutul procedurii, 6 Documente de referinta, 7 Documente (rapoarte, formulare), 8 Modificari, 9 Difuzare, 10 Anexe.
2.3 Planul calitatii
Planul calitatii este documentul care prezinta practicile resursele si secventele de activitati specifice calitatii, pentru un anumit produs, proiect sau contract.
Pentru proiecte - programe referitoare la produse, servicii sau procese noi, conducerea trebuie sa elaboreze, daca este cazul planuri scrise ale calitatii, comparabile cu toate celelalte cerinte referitoare la sistemul calitatii unei organizatii.
Planurile calitatii trebuie sa defineasca:
obiectivele calitatii care trebuie realizate
alocarea specifica a responsabilitatilor si a autoritatii pentru diferitele faze ale proiectului - program
procedurile, metodele si instructiunile de lucru specifice care trebuie aplicate
programele adecvate de incercare, inspectie, examinare si audit in fazele corespunzatoare
alte masuri necesare pentru a rezolva obiectivele
Planul calitatii poate fi folosit de furnizor pentru a demonstra ca cerintele specifice referitoare la calitate ale unui anumit contract au fost insusite.
Standardul ISO 9001 face referire la planuri ale calitatii pentru pregatirea inspectiilor si incercarilor ( sectiunile 4.10.1, 4.10.2, 4.10.3 si 4.10.4 ) si pentru a asigura mentinerea sub control a proceselor ( paragraful 4.9.c ).
Standardul ISO 9004 -1: 1994 sugereaza continutul pentru planurile calitatii, iar ISO 10005:1995 precizeaza modul de elaborare a planurilor calitatii.
2.4 Documentatia asociata
Sistemul calitatii pentru a fi eficient, este necesar sa dispuna de suficiente inregistrari pentru a demonstra satisfacerea cerintelor la calitate si pentru a verifica eficienta activitatilor respective.
In functie de preocuparile organizatiei, tipul produselor si serviciilor pe care le ofera, pot fi utilizate urmatoarele tipuri de inregistrari ale calitatii:
-registre
-fise cu rezultatele unor masuratori dimensionale, parametri ai proceselor
-buletine de analiza a materialelor
-referiri la actiuni corective
-date referitoare la confirmari metrologice
-documente de certificare, atestare, etalonare
-rapoarte referitoare la costurile calitatii
Alte documente asociate ale sistemului calitatii sunt cele de origine cum ar fi:
standarde nationale si internationale
coduri de buna practica
legi
specificatii
cataloage
Aceste documente trebuie sa fie de asemenea, tinute sub control din punct de vedere al elaborarii si modificarilor ulterioare.
