Organizarea ru; analiza postului, definire, continut, cerinte, importanta, obiective si tipuri de analiza a postului. metode si tehnici de analiza a posturilor; fiȘele de post

ORGANIZAREA RU; ANALIZA POSTULUI, DEFINIRE, CONTINUT, CERINTE, IMPORTANTA, OBIECTIVE SI TIPURI DE ANALIZA A POSTULUI. METODE SI TEHNICI DE ANALIZA A POSTURILOR; FIȘELE DE POST

Analiza si proiectarea posturilor se integreaza in definirea functiilor, care reprezinta o componenta importanta a procesului de analiza si proiectare a structurii organizatorice si consta in precizarea elementelor ce conditioneaza exercitarea acestor functii si anume rolul, pozitia, atributiile si legaturile lor.

Definirea functiilor si a posturilor se realizeaza in contextul tratarii sistemice a managementului organizatiei. Tratarea sistemica are drept punct de plecare obiectivele organizatiei si semnifica un proces de analiza - sinteza, in care, pornind de la obiectivele generale, se determina componentele sistemului dispuse intr-o anumita configuratie si se constituie apoi ansamblul. In acest proces deductiv - inductiv, fiecare functie componenta a structurii organizatiei este determinata de obiectivele acesteia prin lantul de conexiuni obiectivele organizatiei - activitatile acesteia - atributii - sarcini, elemente organizatorice care se conditioneaza succesiv si al caror continut este esential pentru definirea functiilor si posturilor.

Definirea postului se refera la urmatoarele elemente:

obiective;

sarcini;

responsabilitati;

autoritate;

legaturi.

Sarcina concretizeaza latura actionala a atributiei, adica ceea ce se face efectiv in cadrul acesteia. Responsabilitatea concretizeaza latura atitudinala a atributiei si reprezinta obligatia de a indeplini anumite sarcini presupuse de atributia respectiva.

Competenta concretizeaza latura formala a atributiei si reprezinta capacitatea unei persoane de a indeplini corespunzator o atributie sau o sarcina, avand doua laturi:

competenta acordata (autoritatea), reglementata prin acte legislativ-normative sau prin decizii ale conducerii organizatiei.

competenta intrinseca a persoanei (cunostinte si experienta), prevazuta prin nomenclatoarele de pregatire si stagiu.

Autoritatea este dreptul de a da dispozitii, de a face sa se actioneze potrivit unor decizii luate de persoana investita in acest sens.

Influenta reprezinta schimbarea de comportament sau de atitudine a unei persoane sau a unui grup de persoane in urma actiunii directe sau indirecte a altei persoane sau altui grup.

Puterea reprezinta capacitatea de a exercita o influenta, adica posibilitatea de a produce schimbarea dorita in comportamentul sau atitudinea altei persoane sau altui grup.

Autoritatea este, deci, o putere legitima, bazata pe recunoasterea legitimitatii de a exercita o influenta in virtutea pozitiei formale pe care cel investit cu autoritatea respectiva o detine in cadrul organizatiei.

Analiza posturilor consta in studierea complexa a acestora din punctul de vedere al factorilor determinabili de influenta, al atributiilor ce le revin, al naturii acestora, al conditiilor necesare indeplinirii corespunzatoare a obligatiilor si asumarii responsabilitatilor, al nivelului de pregatire corect al ocupantilor lor, al conditiilor ocuparii lor (cerinte intelectuale si fizice, program de lucru, retributie, etc. ).

Astfel definita, analiza posturilor trebuie sa satisfaca cerinte precise:

sa fie sistematica, adica sa porneasca de la obiective clar definite si sa utilizeze metode si tehnici stiintifice;

sa prezinte situatia reala a posturilor la momentul efectuarii ei;

sa fie obiectiva si riguroasa;

sa se refere la elementele definitorii ale posturilor si nu la calitatile ocupantilor acestora;

sa se bazeze pe instruirea prealabila a persoanelor insarcinate sa faca cercetarea respectiva;

sa fie subordonata permanent unei viziuni cuprinzatoare asupra lantului mentionat obiective – activitati – atributii - sarcini si asupra ansamblului proceselor de munca din cadrul organizatiei.

Analiza posturilor se finalizeaza cu descrierea posturilor si specificarea posturilor.

Descrierea postului consta in prezentarea informatiilor esentiale privitoare la toate elementele ce caracterizeaza postul respectiv, pentru a furniza baza necesara evaluarii sale in continuare si, mai ales, pentru a oferi ocupantului sau si sefului acestuia cunostintele indispensabile indeplinirii corespunzatoare atributiilor prevazute. Descrierea postului trebuie sa fie completa, clara, concisa si sa contina:

elementele de identificare a postului (denumirea, compartimentul, eventual codul sau);

rolul si pozitia acestuia (descrierea globala a postului, natura sa ierarhica, functionala, de stat major, subordonarea sa ierarhica);

atributiile ce-i revin, sarcinile de indeplinit si responsabilitatile pe care le incumba;

legaturile pe care trebuie sa le aiba in cadrul si in afara organizatiei.

Descrierea postului se caracterizeaza in fisa postului sau fisa de descriere a postului care:

Defineste rolul si contributia postului la realizarea obiectivelor organizatiei;

Constituie baza contractului de munca al ocupantului.

Specificarea postului se determina din descrierea acestuia si contine cerintele privind pregatirea, experienta, trasaturile de personalitate, aptitudinile fizice si speciale, indispensabile ocuparii postului respectiv.

Specificarea postului deriva din analiza postului orientata spre persoana care urmeaza sa-l ocupe. Actiunea de specificare a postului poate prezenta unele deficiente:

Riscul bazarii pe calitatile persoanei care a ocupat anterior postul;

Riscul deformarii cerintelor postului in functie de calitatile persoanei care urmeaza sa-l ocupe;

Exces in descrierea calitatilor necesare ocuparii postului, ceea ce ingreuneaza sensibil demersul gasirii unei persoane cu asemenea calitati;

Lipsa de rigoare, folosirea unor formulari vagi (de exemplu, ”trebuie sa se preocupe”, “sa dovedeasca bune cunostinte”, etc. );

Introducerea in descrierea cerintelor a unor criterii excesiv restrictive (de exemplu, limita de varsta).

Analiza posturilor, cu cele doua componente mentionate, trebuie sa fie focalizate prin urmatoarele obiective:

Simplificarea muncii, realizata primordial pe baza studiului metodelor de lucru;

Stabilirea standardelor de munca, realizata prin studiul timpului de munca (in primul rand Methods Time Measurement);

Sustinerea celorlalte activitati componente ale Managementul resurselor umane in sensul: furnizarii datelor necesare planificarii resurselor umane; sustinerii recrutarii personalului pentru a fi mai eficace; asigurarii succesului selectiei si orientarii psihoprofesionale in functie de criterii clare de referinta; furnizarii bazei pentru evaluarea obiectiva a performantelor individuale, pentru stabilirea obiectivelor dezvoltarii resurselor umane, pentru aprecierea de catre salariati a judiciozitatii optiunilor privind cariera profesionala.

Exista mai multe tipuri de analiza ale posturilor:

Orientata asupra postului, finalizata cu descrierea postului;

Orientata asupra persoanei care urmeaza sa ocupe postul, finalizata cu specificarea postului;

Combinata;

- Strategica, concentrata asupra dinamicii postului, adica asupra, modificarii acestora produse sub impactul procesului tehnologic, al schimbarilor in societate, etc. .

Metode de analiza a posturilor folosite frecvent sau recomandate in literatura de specialitate sunt :

Analiza documentelor existente;

Observarea;

Interviul;

Chestionarul pentru analiza postului;

Chestionarul PAQ (Position Analysis Questionnaire) pentru analiza postului elaborat la Universitatea Purdue - SUA, contine 194 intrebari si este completat de catre analistul postului, care decide daca o anumita cerinta la care se refera o intrebare este importanta sau nu in indeplinirea sarcinilor de munca ce revin postului;

Metoda incidentelor critice, dezvoltata de J. Flanagan, permite obtinerea informatiilor despre post in termeni comportamentali (incidentul critic este o situatie particulara, pozițiva sau negativa, in comportamentul persoanei care ocupa postul sau in performantele acesteia; comportamentele critice sunt observabile si masurabile, putand furniza indicii pretioase pentru evaluarea performantelor);

Tehnici de reprezentare grafica a fluxurilor informationale (scheme bloc, diagrame de rutina, schema ASME a fluxului informational) care ofera indicii privind implicarea unui post in fluxurile informationale specifice diferitelor lucrari ce-i revin.

Analiza functionala a posturilor, care extinde aria de referinta, ocupandu-se nu numai de caracteristicile mentionate mai sus ale postului (rol, pozitie, atributii, etc. ), ci si de instructiuni de lucru pentru realizarea sarcinilor, abilitati necesare, standarde de performanta, cerinte de pregatire a angajatilor etc.

Fișa postului este un document deosebit de important atat pentru activitatea de resurse umane, cat și pentru derularea in bune condiții a intregii activitați. din experiența practica se pot prezenta multe definiții ale fișei postului, noi citandu-le pe cele  mai reprezentative:

„Fișa postului este un document care precizeaza sarcinile și responsabilitațile ce-i revin titularului postului, condițiile de lucru, standardele de performanța, modalitatea de recompensare, precum și caracteristicile personale necesare angajatului pentru indeplinirea cerințelor postului. „

„Fișa postului este un document operațional important, care prezinta in detaliu cerințele pe care trebuie sa le indepli neasca un angajat, precum și condițiile de munca necesare pentru ca acesta sa-și desfașoare in mod normal activitatea„.

„Fișa postului este documentul in care se descrie un post din cadrul unei organizații, precizandu-se rolul acestuia, precum și relatiile profesionale pe care trebuie sa le aiba ocupantul postului cu ceilalti angajati in vederea realizarii obiectivelor specifice postului respectiv„.

„Fișa postului este unul dintre documentele pe baza carora se oficializeaza angajarea și salarizarea personalului unei firme, fiind un document asumat și semnat de salariat la angajare„.

Din perspectiva firmei, postul este componenta principala care permite organizarea activitații unei societați și stabilirea sarcinilor și responsabilitaților angajatilor.
Pentru angajat, postul reprezinta o suma de activitați pe care trebuie sa le indeplineasca, in condiții determinate, in cadrul organizației in care lucreaza.

Scopul fișei postului, din punctul de vedere al unui instrument managerial, poate imbraca mai multe forme:
- stabilirea indatoririlor și responsabilitaților postului, in așa fel incat oricui sa-i fie clar care sunt așteptarile pentru postul respectiv;
- precizarea cunoștintelor, aptitudinilor, abilitaților și a altor calificari necesare ocuparii postului respectiv;
- existența unei baze concrete și clare pentru compararea posturilor și determinarea nivelului de salarizare;
- susținerea deciziilor de angajare, evaluare și promovare a angajatilor;

- asigurarea conformitații cu legislația in vigoare.

Cand trebuie sa elaborați o Fișa a postului? In organizația dvs. poate aparea necesitatea elaborarii unei fișe de post atunci cand:

• se creeaza un nou post
• sarcinile unui post existent depasesc cadrul imbogatirii postului;
• in diverse motive instituția se afla in reorganizare (activitatea necesita schimbari tehnologice ce solicita noi calificari, competente și abilitați din partea unor angajați);
• apar schimbari majore ale centrului de interes ala organizației (se schimba total sau parțial obiectul de activitate sau sunt adoptate politici și strategii noi).

Cine raspunde de realizarea fișei postului?

• specialiștii din departamentul de resurse umane-sunt implicați intotdeauna in elaborarea unei fișe de post, sesizeaza ori de cate ori este nevoie sa se reproiecteze Fișa postului sau sa se elaboreze una noua; raspund de pastrarea acestui document;
• șeful ierarhic-este implicat in elaborarea fișei postului mai ales daca este vorba despre un post nou sau despre imbogatirea unui post;
• un reprezentant al top managementului -de obicei directorul general, care aproba Fișa postului și are decizia finala;
• chiar cei angajați pe postul respectiv-atunci cand este cazul revizuirii fișei postului sau imbogațirii postului, dar și atunci cand se redacteaza pentru prima data Fișa unui post (ocupanții postului sunt primii care pot furniza date reale, concrete despre sarcinile și activitațile pe care le indeplinesc pe postul respectiv).

Obligațivitatea fișei postului este reala și este recomandabil sa nu considerați Fișa postului un instrument facultativ. Chiar daca, la fel ca și regulamentul intern, Fișa postului este unul dintre documentele cele mai flexibile in stabilirea, derularea și incetarea raporturilor de munca, acest lucru nu-i afecteaza statutul de document obligatoriu. Fișa postului și regulamentul intern sunt purtatoarele autoritații angajatorului, ca organizator al activitații salariaților, și pot fi instrumente extrem de eficiente care conduc la atingerea obiectivelor firmei. Iata, in continuare, cateva argumente legislative care susțin obligațivitatea fișei postului:

In Codul muncii, modificat și completat, se specifica urmatoarele:

- Salariatul are obligația de a realiza norma de munca sau, dupa caz, de a indeplini atribuțiile ce ii revin conform fișei postului (art. 39 alin. (2) lit. a) din Codul muncii).
- Angajatorul are dreptul sa stabileasca atribuțiile corespunzatoare pentru fiecare salariat, in condițiile legii și/sau in condițiile contractului colectiv de munca aplicabil, incheiat la nivel național, la nivel de ramura de activitate sau de grup de unitați (art. 40 alin. (1) lit. b) din Codul muncii).
- Anterior incheierii sau modificarii contractului individual de munca, angajatorul are obligația de a informa persoana selectata in vederea angajarii ori, Dupa caz, salariatul cu privire la (. . . ) funcția/ ocupația conform specificației Clasificarii ocupațiilor din Romania sau altor acte normative și atribuțiile postului (art. 17 alin. (2) lit. d) din Codul muncii).

La pct. F din modelul-cadru al contractului individual de munca aprobat prin Ordinul M. M. S. S. nr. 64/2003, modificat și completat, se precizeaza:
‘‘Atribuțiile postului sunt prevazute in Fișa postului, anexa la contractul individual de munca”.

Asadar, Fișa postului este un document obligatoriu, anexa la contractul individual de munca, și trebuie adusa la cunoștința salariatului chiar de la incheierea contractului.
Fișa postului nu intra in categoria documentelor ce trebuie depuse in evidența inspectoratelor teritoriale de munca, potrivit Legii nr. 130/1999, modificata și completata, privind unele masuri de protecție a persoanelor incadrate in munca, dar trebuie prezentata de angajator la solicitarea inspectorului de munca. Este clar ca nu trebuie sa considerati Fișa de post ‘‘o simpla formalitate. In momentul in care ii veți acorda importanța cuvenita, veți fi surprins de ușurința cu care vi se vor lamuri multe dintre confuziile și neclaritațile legate de angajați, dar poate fi și un instrument eficient in eventuale litigii de munca. Se fac nenumarate erori de percepție fața de utilitatea fișei postului, dar și unele exagerari in elabirarea acesteia. Dorim sa va semnalam doua din cele mai frecvente exagerari care se intalnesc in elaborarea acestui document:

‘‘Fișa postului trebuie sa fie personalizata și adaptata fiecarui angajat in parte. '

Dimpotriva, Fișa postului trebuie sa aiba un grad suficient de generalizare și f lexibilitate, deoarece este un document conceput pentru orice posibil candidat pe postul respectiv.
Este de la sine ințeles ca fiecare angajat pe un post are propria contribuție, are stilul sau personal de a obține rezultatele așteptate și iși pune amprenta propriei personalitați asupra activitații derulate, dar acest lucru nu face obiectul fișei postului.

‘‘Odata elaborata, Fișa postului ramane neschimbata. ”

Fișa postului nu este un document ‘‘elaborat o data pentru totdeauna'. In timp, condițiile, mediul, cerințele unui post se schimba, atragand Dupa sine modificarea fișei postului.

Este foarte util sa stabiliți periodicitatea revizuirii fișei postului-de obicei acest aspect se stabilește in contractul colectiv de munca (acolo unde acesta exista).
In practica, in general, revizuirea fișei postului se face o data pe an sau, uneori, in cazul companiilor foarte dinamice, de doua ori pe an.

Intrebari și teme de verificare:

1.     Care sunt principalele direcții de analiza a  postului?

2.     Care sunt cele mai folosite metode de analiza a postului?

3.     La ce se refera ”descrierea postului?”

4.     Elaborați fișa postului pentru o activitate organizaționala, la alegere