|
|
|
SPECIALIZAREA COMUNICARE MANAGERIALA SI RESURSE UMANE
1. GENERALITATI
Absenteismul – neprezentarea la locul de munca atunci cand prezenta este planificata sau asteptata.
Absenteismul – fenomenul social cu implicatii economice, care se manifesta prin absenta frecventa si nemotivata a lucratorilor de la locul de munca.
Absenteismul reprezinta:
disfunctionalitatea sociala care afecteaza sau perturba functionalitatea unei organizatii si obtinerea performantei;
indicator care releva lipsa de performanta a angajatilor sau a unei companii;
comportament social deviant al angajatilor, care reflecta un refuz temporar si limitat de a muncii si, implicit de a se implica in activitatea organizatiei;
reflceta insatisfactia angajatilor la locul de munca.
Absenteismul este mai ridicat:
– la femei decat la barbati atat din cauze naturale, dar mai ales din cauza discriminarii; poate mai putin angajate in activitatea profesionala, avand posibilitati de promovare mai reduse, conciliind cu dificultate, in stadiul actual al societatii noastre, viata lor de munca cu cea familiala;
la tineri sub 30 de ani care absenteaza perioade scurte de timp sau vin cu intarziere la lucru din cauza oboselei (neobisnuinti cu un ritm sustinut de munca, tind sa clacheze), iar varstnicii absenteaza perioade de timp mai lungi, indeosebi datorita imbolnavirilor;
in functie de natura organizatiei si a formei de proprietate (de stat sau private);
in functie de locatia organizatiei;
in functie de marimea intreprinderii: cu cat intreprinderea este mai mare, cu atat absenteismul in munca creste;
– in functie de sectorul de activitate si calificarea angajatului: procentul de absente se micsoreaza, in mod evident, atunci cand calificarea creste.
1.1. Tipuri de absente:
1.1.1. Absente normale:
– pentru formare si perfectionare;
– sarbatori legale;
– concedii legale (concediu de odihna, concediu de maternitate, concediu pentru incapacitate temporara de munca);
– delegatii oficiale;
– pauzele de masa.
1.1.2. Absente anormale:
– boli de scurta durata;
– intarzierile la programul de munca;
– accidente in timpul transportului de la si la locul de munca;
– invoirile;
– diverse obiceiuri, cutume;
– accidentele de munca;
– problemele personale;
– conflictele de munca sau grevele spontane;
datorate prezentei nonactive (deseori atunci cand absenteaza un sef, personalul plasat in subordinea sa, desi prezent, nu-si efectueaza activitatile). Notiunea de „prezenti nonactivi” a fost pusa in evidenta pentru prima oara de catre japonezi.
Exista trei situatii de absenteism propriu-zis:
legal (in cazul sarbatorilor legale);
consfiintit (in cazul concediului de odihna sau medical sau zilele in care angajatul este invoit si delegatii);
nemotivat (atunci cand nu exsita nici o explicatie valida pentru absenta).
Absenteismul poate fi:
termen lung sau scurt;
volunta sau involuntar.
2. CAUZE
Afectiunile minore sunt cauze pe termen scurt de absenta, in timp ce conditiile medicale acute, stress and back pain are the major causes of long-term absence. sunt cauzele majore de absenta termen lung.
Accidente de munca care pot
fi imparti in mai multe grupe: tehnice, disciplinare, organizatorice.
a) Indisciplina in
munca (tehnologica si comportamentala): metode
necorespunzatoare de lucru; manipulari necorespunzatoare de
materiale; manevre necorespunzatoare de mijloace de transport;
indisciplina in munca.
b) Deficiente in organizarea muncii si a productiei: organizarea necorespunzatoare a procesului de productie; organizarea necorespunzatoare a locurilor de munca; lipsa sau insuficienta supravegherii si controlului.
c) Tehnica de lucru si de protectie deficitara: starea tehnica necorespunzatoare a utilajelor; constructie sau stare necorespunzatoare a mijloacelor de acces; starea necorespunzatoare sau lipsa mijloacelor de protectie.
d) Conditii necorespunzatoare de mediu.
q Insatisfactia locului de munca. Posibilitati de promovare reduse, retribuirea mica fata de volumul mare de munca, conditiile de munca, lipsa comunicarii in intreriorul grupului/colectivului etc.;
q Accidente sau imbolnaviri. Accidente de munca si imbolnaviri profesionale; accidente in timpul transportului de la si la locul de munca;
q Conditiile de munca improprii. In functie de natura si locul unde se desfasoara activitatea, de exemplu: factorii postali, minerii, otelarii etc.;
q Organizarea necorespunzatoare a muncii. Reguli si procedee gresit interpretate sau aplicate. Metode de munca necorespunzatoare (operatii efectuate gresit);
q Supervizarea sau controlul redus al activitatii angajatilor. Angajatii sunt necontrolati, nesupravegheati in timpul orelor de munca;
q Problemele personale (financiare, familiale, ingrijirea copiilor etc.);
q Rezistenta redusa a indivizilor, solicitarilor fizice si psihice specifice locului de munca;
q Stresul locului de munca;
q Lipsa disciplinei in munca;
q Nivelul redus de integrare a individului in cazul organizatiei;
q Nivelul practicilor de informare existente in cadrul unei organizatii;
q Perturbatii aparute in trafic.
3. FACTORI
Natura muncii: monotona, repetitiva, plictisitoare; care nu stimuleaza individul din punct de vedere atat intelectual cat si salarial.
q Management inadecvat;
q Stresul locului de munca;
q Relatiile interpersoane nesatifacatoare;
q Caracteristicile personale: familia, disponibilitatea individului pentu efort sustinut, starea de sanatate, varsta, sexul, religia, nivelul de pregatire profesionala;
q Zona geografica;
q Anotimpurile;
q Sectorul de activitate (de stat sau privat);
q Calificarea angajatilor;
q Marimea organizatiei;
q Legislatia muncii;
q Alcoolul, drogurile etc.
4. FORME DE MANIFESTARE
4.1. Absenteism fizic:
Intensitatea si durata muncii fizice; factorii de mediu (temperatura, lumina, zgomotul); boli si dureri.
4.2. Absenteism mintal:
Intensitatea si durata muncii intelectuale; oboseala psihica (responsabilitati, griji, conflicte); scaderea atentiei; incetinirea si inhibarea perceptiei; inhibarea capacitatii de gandire;
5. EFECTE
Absentele au intotdeauna efect negativ, dar nu se poate reduce absenteismul la zero. Oamenii se pot imbolnavi, existand astfel circumstante ce fac imposibila prezentarea la lucru. Totusi, o mare parte din absenteism ar putea fi evitat tinand cont ca un procent relativ mic dintre indivizi este responsabil de aparitia absenteismului.
De cele mai multe ori, absenta unui angajat produce dereglari in desfasurarea activitatii, cel putin a colectivului din care face parte. Aceasta impune din partea conducerii masuri urgente in scopul atenuarii consecintelor negative. A absenta de la locul de munca ar putea sa para un lucru lipsit de importanta pentru angajat. Dar daca un manager are nevoie de doisprezece oameni pentru a face o lucrare la un moment datsi patru dintre cei doisprezece absenteaza cea mai mare parte a timpului, lucrarea nu va fi efectuata la termensi, mai mult, vor trebui angajati noi lucratori.
In acelasi timp insa, absenta unui angajat poate fi interpretata ca dovada unui comportament socio-cultural deviat, care semnaleaza un refuz temporar si limitat de a munci si de a se implica in activitatile agentului economic care l-a angajat.
Cu cat absenteismul de la serviciu este ridicat cu atat productivitatea este scazuta.
Impactul negativ al absenteismului se resimte si asupra asupra celorlalti angajati prin prisma muncii suplimentare pe care acestia din urma trebuie sa o depuna pentru a suplini lipsa colegilor lor. In plus, trebuie avute in vedere si posibile efecte demotivante si demoralizatoare in acelasi timp. E posibil ca unii dintre angajati sa ajunga la intrebari de genul „De ce ar trebui eu sa fac si munca lui Georgescu, cand el lipseste saptamanal fara nici un fel de scupule?”.
6. COSTURI
Absenteismul este costisitor pentru o organizatie avand in vedere unele elemente ale costului cu angajatul, cum ar fi indemnizatiile, compensatiile, premiile sunt prezente chiar daca angajatul lipseste. Multe organizatii platesc si continua sa plateasca indemnizatiile si beneficiile angajatilor care absenteaza pe o perioada mica de timp. In acelasi timp, angajatii care lucreaza in conditii grele primesc compensatii si premii chiar daca inregistreaza absente. Prin absenteism, pe termen scurt, cu siguranta, se reducesi productivitatea.
Se estimeaza ca aproximativ 3% din bugetul companiilor este destinat acoperirii costurilor generate de absenteismul angajatilor.
Orice absenta antreneaza:
• un cost de perturbare a activitatii: absenta unei persoane este sursa unei lipse de castig, de pierderi de productie, de prelungire a ciclurilor de productie:
productie nerealizata sau nevanduta;
nerealizarea target-ului de vanzari;
diminuarea profitului si a ratelor de rentabilitate;
perturbatii aparute in fluxul productiv.
• un cost de regulare a activitatii: acesta este asociat strategiilor care vizeaza diminuarea efectelor absenteismului: apelul la intermediari, ore suplimentare etc. Toate acestea determina costuri suplimentare:
– costuri financiare:
– plata orelor nelucrate (concedii medicale, zile libere, ore suplimentare);
– angajari temporare;
– costul integrarii si instruirii noilor angajati la locul de munca;
– cresteri salariale suplimentare acordate angajatilor.
– costuri administrative:
– salarii acordate supervizorilor;
– pretul de achizitie al unor sisteme informatice de monitorizare a absentelor;
– resurse financiare alocate dezvoltarii unor programe de evitare a absenteismului personalului.
7. CONTROLUL SI COMBATEREA
Controlul absenteismului s-ar putea realiza daca managerii ar intelege cauzele cu mai multa claritate. O teorie ce ar avea ca suport absenteismul provocat voluntar ar trebui sa fie o cale de rezolvare a acestor situatii. Controlul si prevederea absenteismului trebuie sa inceapa cu intelegerea si efectuarea statisticilor privind acest fenomen. Aceste evidente pot ajuta managerii sa constate care dintre angajati absenteaza frecvent si care compartimente au un absenteism excesiv. Oferind castiguri pentru o frecventa buna acordand premii, pentru zile absentate, mai mici decat cele cuvenite, se poate ajunge la o reducere a absenteismului.
Politicile organizationale cu privire la absenteism pot fi stabilite cu claritate in contractul colectiv/individual de muncasi aplicate cu severitate de manageri. Discutiile in aceasta problema, dintre angajati si manageri, ar putea evidentia elementele ce-i determina pe oameni sa nu vina la munca.
Modalitatile de control al absenteismului ar putea fi impartite in trei categorii: disciplina; incurajarea pozitiva; combinatia celor doua incurajarea pozitiva include metodele prin care se acorda angajatilor bani, recunoastere, timp liber sau alte recompense pentru atingerea standardelor in performanta si pentru prezenta la lucru.
Metoda combinata a primelor doua ar fi ideala pentru ca ea presupune combinarea castigului determinat de comportamentul dorit cu sanctiunea data pentru comportamentul necorespunzator.
Politicile si regulile organizatiilor pot incuraja sau descuraja absenteismul. In acest scop s-ar putea avea in vedere urmatoarele aspecte:
organizatiile ce dau salarii mari au si o rata ridicata a absentarii pentru ca angajatii isi pot permite sa „cumpere” timp liber;
- companiile care cer certificate medicale au o rata scazuta a absenteismului;
- organizatiile ce maresc numarul de zile platite pentru boala au un nivel ridicat al absenteismului.
Combaterea absenteismului trebuie sa devina o prioritate pentru management.
Cele doua categorii de costuri (cel de perturbare si cel de regularizare) nu sunt cumulative, ci complementare. Absenteismul intreprinderii/organizatiei are doua solutii:
• sa accepte pe deplin perturbatia generata de absenteism si sa nu suporte costul de regularizare;
• sa contracareze toate efectele negative ale absenteismului si sa nu suporte decat costuri de regularizare.
Cel mai adesea organizatia va pendula intre cele doua atitudini in functie de exigentele activitatii si de circumstantele de moment.
Managementul poate recurge la mjloace tehnice ca suport in incercarea de a monitoriza absenteismul angajatilor (sisteme de pontaj, programe de software care sa urmareasca si sa identifice care dintre angajati inregistreaza absente mari comparativ cu normele stabilite de companie.
Nu exista reglementari legislative privind absenteismul. Absenteismul poate fi interpretat de catre fiecare organizatii ca fiind abatere disciplinara. Regimul absentelor se stabileste de fiecare organizatiei/companie, prin „Regulamentul Intern”.
8. INDICATORI DE MASURARE
q RATA ABSENTEISMULUI:
, unde:
Oa – numarul de ore absente in decursul unei anumite perioade de timp T (din numarul total de absente se scad cele ca fiind apreciate normale);
OT – numarul total ore teoretice de munca in aceeasi perioada de timp T, calculat pentru efectivul complet de angajati, pentru o durata normala de lucru (fara a lua in calcul orele suplimentare);
T – perioada de referinta cea mai semnificativa este luna.
Rata absenteismului calculata pe sexe, vechime in intreprinderi, colective de munca etc. furnizeaza informatii suplimentare care creeaza premisele unor analize de mai mare finete.
q DURATA MEDIE A ABSENTELOR:
, unde:
Oa – numarul de ore absente in decursul unei anumite perioade de timp T;
S – numarul numarul salariatilor in perioada de timp T.
q FRECVENTA ABSENTELOR:
, unde:
Sa – numarul salariatilor absenti in perioada T;
S numarul mediu de salariati in perioada T.
9. MASURILE DE PREVENIRE SI CONTROL
q Imbunatatirea conditiilor de munca;
q Recompense pentru a stimula prezenta angajatilor la locul de munca;
q Actiuni disciplinare: avertismente verbale, scrise, mustrari, sanctiuni disciplinare sau salariale;
q Promovarea managementului participativ in adoptarea unor decizii privind regimul pauzelor de masa, concediilor de odihna, invoirilor etc.;
q Consultarea angajtilor cu privire la deciziile care ii privesc si furnizarea unor servicii de consiliere a acestora;
q Derularea unor interviuri in vederea identificarii cauzelor si factorilor care genereaza absenteismul;
q Imbunatatirea sistemului de comunicare cu angajatii;
q Implementarea unui sistem de management al timpului care conduce la transparenta, masurabilitate si, de ce nu, in final, la eficienta;
q Diminuarea beneficiilor acordate salariatilor pentru zilele absente;
q Programe de dezvoltare a angajatilor.
10. CONCLUZII
In unele tari, exista foarte putine date cu privire la absenteism, iar in altele acestea sunt incomplete.
In tara noastra, sunt putine organizatii/companii care fac studii in cadrul organizatiei/companiei pentru a evalua comportamenul angajatilor, din acest motiv nu sunt date concrete despre absenteism.
Cercetatorii americani au studiat motivele absenteismului la locul de munca.
Un studiu efectuat de o Fundatie Europeana pe tema absenteismului la locul de munca, studiu efectuat in tarile membre ale U.E., arata ca rata meide a absenteismului in Europa se situeaza intre 3% si 6% din programul de lucru, iar costul este estimat la aproximativ 2,5% din PIB.
Studiul a scos la iveala:
- doua constatari fundamentale. Prima se refera la cantitatea limitata de informatii despre dimensiunea, cauzele si costurile absenteismului, iar cea de-a doua la schimbarea politicilor privind gestionarea si controlul acestora. In unele tari, exista foarte putine date cu privire la absenteism, iar in altele acestea sunt incomplete.
- ca cele mai frecvente cauze ale absenteismului sunt problemele de sanatate si probleme mai generale cum ar fi monotonia si stresul asociat locului de munca.
„Cand angajatii nu sunt productivi, companiile pierd zeci de miliarde de dolari”, afirma Patriciei Wall, expert in psihologia muncii.
„Dezvoltarea tehnologiilor genereaza tot timpul schimbari la serviciu, iar acestea ii pot afecta la nivel subconstient pe cei mai dedicati angajati, cauzand afectiuni, pierderea interesului, neatentie si chiar depresie”, explica aceasta.
Potrivit psihologului, companiile pot reduce rata absenteismului recrutandu-si mai atent personalul. „Organizatiile trebuie sa recruteze oameni care isi doresc sa devina angajati mai buni si nu se multumesc sa isi indeplineasca sarcinile obisnuite. Un angajat poate genera un impact pozitiv asupra culturii organizatiei daca este multumit de statutul sau in cadrul unei companii si se simte valorizat pentru ceea ce este si face. Astfel, fiind constient si satisfacut de statutul sau, nu isi va dori sa lipseasca de la locul de munca fara un motiv intemeiat”, explica Wall.
Absenteismul nu trebuie neglijat sau trecut cu vederea, indiferent de managementul companiei.
11. BIBLIOGRAFIE
Articole si documentare – Managementul resurselor umane
Fundatia Europeana pentru Imbunatatirea Conditiilor de Viata si de Munca,
Hackman, J. R., & Oldham, G. R. (1980). Work redesign. London: Addison-Wesley.
Porter, L. W., & Steers, R. M. (1973). Organizational, work and personal factors in employee turnover and absenteeism.
Ziarul financiar,
Zlate M. (1981). Psihologia muncii – relatii interumane, Bucuresti, Editura Didactica si Pedagogica.
