Necesitatea evaluarii performantelor profesionale individuale ale functionarilor publici

Necesitatea evaluarii performantelor profesionale individuale ale functionarilor publici

1. Aspecte generale

Evaluarea performantelor personalului este una din importantele activitati de management prin care se administreaza performanta intregii organizatii. In principiu, nivelul si calitatea performantei unei institutii sunt generate de nivelul de performanta si standardele atinse de proprii angajati.

Alaturi de evaluarea cunostintelor candidatilor la posturile si functiile publice, evaluarea functionarilor publici debutanti si evaluarea structurii posturilor, evaluarea performantelor profesionale individuale reprezinta o a patra dimensiune a activitatii de evaluare din institutiile publice, avand amploarea cea mai mare.

Procedura generala de evaluare a performantelor profesionale ale functionarilor publici  este prezentata in diagrama prevazuta in fig. nr.1.

Pe baza observarii permanente a performantei, superiorul ierarhic trebuie sa aiba o reprezentare corecta asupra modului in care isi desfasoara activitatea personalul din subordine.

Desi evaluarea formala are loc o data pe an, un bun manager va observa permanent modul in care angajatul si-a desfasurat activitatea pe parcursul intregului an, urmarind si calitatea prestatiei acestuia.

Evaluarea performantelor reprezinta de fapt un sistem de raportare anual asupra unui functionar public, cu privire la modul in care acesta si-a indeplinit atributiile.

Acesta vizeaza doua componente importante ale activitatii:

gradul de indeplinire a obiectivelor stabilite, obiective care sunt stabilite anual, insa pot fi prevazute trimestrial in functie de schimbarile intervenite in activitatea si dinamica organizatiei; numarul obiectivelor stabilite nu este fix, dar de regula este intre trei si cinci;

standardele de performanta atinse, care nu sunt definite in lege, dar se pot deduce din fisa postului si din obiectivele stabilite.

Criteriile de performanta pe baza carora s-a facut evaluarea performantelor profesionale individuale ale functionarilor publici pentru anul 2007 sunt cele prevazute in anexa nr. 1.

Procedura de evaluare mai cuprinde si alte aspecte nu tocmai lipsite de interes, si anume:

interviul de evaluare - intre evaluator si persoana evaluata trebuie sa aiba loc un interviu de evaluare;

activitatea contrasemnatarului - acesta revizuieste intregul raport, inclusiv raportul privind interviul de evaluare, putand modifica oricare dintre notele acordate, dar numai daca notele sau comentariile nu sunt obiective sau daca exista divergente de opinii intre evaluator si functionarul public. Schimbarile intervenite in raport se comunica functionarului public evaluat;

contestatia - functionarul public nemultumit de rezultatul final al evaluarii are drept de contestatie in termen de 5 zile de la comunicarea rezultatului. Contestatia se adreseaza conducatorului autoritatii sau institutiei publice, care in termen de 15 zile trebuie sa o solutioneze.

Daca functionarul public este inca nemultumit de rezultatul comunicat are posibilitatea sa se adreseze instantei de contencios administrativ.

Dupa finalizarea tuturor activitatilor aferente procesului de evaluare, raportul de evaluare si materialele suplimentare se inainteaza compartimentului de resurse umane in vederea atasarii la dosarul profesional al functionarului public.

2. Prevederi legale aplicabile in procedura de evaluare

Principalele prevederi legale aplicabile in procesul de evaluare a performantelor profesionale individuale ale functionarilor publici sunt urmatoarele:

Legea nr.188/1999 privind Statutul functionarilor publici, republicata. Sursa principala este capitolul VI, care cuprinde sectiuni separate dedicate perioadei de stagiu si evaluarii performantelor .

Hotararea Guvernului nr.1209/2003 privind organizarea si dezvoltarea carierei functionarilor publici[1] . In capitolul III se trateaza perioada de stagiu, iar in capitolul IV se fac referiri la evaluarea performantelor profesionale ale functionarilor publici. Anexa nr.2 cuprinde detalii cu privire la evaluarea functionarilor publici debutanti. Anexa nr. 3 detaliaza evaluarea performantelor profesionale, iar partea finala a acesteia trateaza evaluarea performantelor inaltilor functionari publici.

Perioada de evaluare. Exceptii.

Prevederile legale privind perioada de evaluare, stabilita prin HG nr.1209/2003, sunt:

perioada evaluata este cuprinsa intre data de 1 decembrie a anului anterior evaluarii si 1 decembrie a anului in curs;

procesul de evaluare trebuie finalizat in perioada 1 decembrie – 31 decembrie.

Perioada de evaluare trebuie inteleasa ca fiind un interval de timp inauntrul caruia trebuie derulate toate activitatile in vederea evaluarii. In acest sens, aceasta nu include numai elaborarea raportului de evaluare, ci si desfasurarea interviului de evaluare si procedura de contrasemnare. Procedurile de contestatie nu sunt considerate ca facand parte in mod normal din procesul de evaluare si, astfel, timpul necesar acestora se calculeaza separat de perioada de evaluare.

Evaluatorii si contrasemnatarii trebuie sa planifice aceasta activitate tinand cont ca in medie un raport de evaluare poate dura o ora sau doua ore, iar interviul aproximativ acelasi interval de timp.

Metodologia de evaluare, aprobata prin Hotararea Guvernului nr.1209/2003, prevede cateva situatii de exceptie in care se poate face evaluarea[2], astfel:

prima situatie priveste cazurile in care raportul de serviciu al functionarului public inceteaza, se modifica sau se suspenda in timpul perioadei de evaluare. In aceste situatii functionarul public este evaluat pentru intervalul de timp scurs pana la momentul incetarii, modificarii sau suspendarii raportului de serviciu;

a doua exceptie priveste situatia in care raporturile de serviciu ale functionarului public care are calitatea de evaluator inceteaza, se suspenda sau se modifica, situatie in care procedura de evaluare se declanseaza si trebuie parcursa intr-o perioada de 15 zile de la data incetarii, modificarii sau suspendarii raporturilor de serviciu. Calificativul acordat in cazul evaluarii provizorii se ia in calcul la rezultatul final al evaluarii anuale;

a treia situatie in care se modifica perioada evaluata are loc in cazul promovarii functionarului public intr-o categorie superioara, in urma dobandirii unei diplome de studii de nivel superior. In acest caz evaluarea se realizeaza la momentul promovarii.

Tinand cont de exceptiile enuntate in paragrafele anterioare, art. 3 alin.(4) prevede perioada minima pentru care poate fi efectuata evaluarea. Prin acesta se stipuleaza ca, pentru a fi realizata evaluarea anuala a performantelor profesionale individuale, functionarul public trebuie sa fi desfasurat o activitate de cel putin 6 luni in functia publica respectiva.

Stabilirea obiectivelor individuale

Metodologia de evaluare a performantelor profesionale individuale ale functionarilor publici se refera la obiectivele individuale ale functionarului public prevazute pentru perioada evaluata.

In primul rand, obiectivele individuale trebuie stabilite in baza atributiilor prevazute in fisa postului.

In al doilea rand, obiectivele individuale trebuie sa derive din obiectivele compartimentului in care isi desfasoara activitatea functionarul public, obiective stabilite, la randul lor, in functie de strategia institutiei publice.

In prevederile legale invocate nu se mentioneaza numarul obiectivelor care pot fi stabilite. Modelul raportului de evaluare rezerva spatiu pentru prezentarea a patru obiective, dar acest numar nu poate duce la concluzia ca este obligatoriu. In consecinta numarul obiectivelor poate fi mai mare sau mai mic.

Obiectivele se pot schimba in cazul in care apar modificari in continutul fisei postului si pot fi inlocuite atunci cand autoritatea sau institutia publica isi modifica obiectivele. Legea prevede posibilitatea revizuirii trimestriale a obiectivelor, situatie in care modificarile se consemneaza intr-un document semnat si datat de evaluator si de functionarul public care urmeaza sa fie evaluat. Documentul se anexeaza la raportul de evaluare.

Principalele caracteristici ale obiectivelor sunt:

obiectivul stabilit trebuie sa fie specific activitatilor care presupun exercitarea prerogativelor de putere publica. Acest lucru presupune ca nu pot fi stabilite obiective care ar implica functionarul public in activitati care exced sfera atributiilor specifice unei functii publice;

obiectivul trebuie sa fie cuantificabil, deci sa aiba o forma concreta de realizare. De exemplu, obiectivul ar putea fi exprimat ca finalizarea unui numar de lucrari intr-un anumit interval de timp. O definire clara a obiectivului creeaza posibilitatea alocarii unei valori numerice obiectivului stabilit, iar aceasta alocare ar trebui realizata intotdeauna;

obiectivul trebuie prevazut cu termen de realizare. Desigur, termenul de realizare nu trebuie sa depaseasca urmatoarea perioada pentru care se face evaluarea. Este posibil, insa, ca obiectivele sa ramana aceleasi de la o perioada de evaluare la alta, caz in care se vor stabili termene intermediare. De exemplu o lucrare cu anumite particularitati ramane in sarcina aceluiasi functionar de la o perioada de evaluare la alta;

obiectivul trebuie sa fie realist – sa poata fi realizat in termenele stabilite si cu resursele alocate. Este necesar sa fie precizate resursele care pot fi antrenate in realizarea diferitelor elemente ale activitatii (capital, resurse umane, venituri). In multe sisteme de administratie se utilizeaza fise de pontaj pentru monitorizarea fiecarei activitati. Aceste fise stabilesc activitatea care urmeaza a fi realizata si resursele disponibile, precum si perioadele de timp ce trebuie utilizate pentru obtinerea rezultatelor. Fisele se pot actualiza trimestrial, semestrial sau anual;

obiectivul trebuie sa fie flexibil, adica sa poata fi modificat, ajustat, in functie de schimbarile intervenite in prioritatile autoritatii sau a institutiei publice.

Trebuie insa precizat ca modificarile intervenite nu pot depasi sfera atributiilor stabilite in fisa postului. Acest lucru poate fi realizat doar in situatia in care se opereaza modificari si in fisa postului.

Fisa postului - rolul sau in procesul de evaluare

Fisa postului reprezinta elementul de baza in procesul de evaluare a performantelor individuale ale functionarilor publici, reprezentand punctul de pornire in realizarea evaluarii.

Potrivit legii, actul administrativ de numire intr-o functie publica trebuie insotit de fisa postului.

Formatul standard al fisei postului este reglementat de Anexa nr.3 la HG nr. 1209/2003 si este prezentat in anexa nr.2.

Fisa postului stabileste activitatile pe care urmeaza sa le desfasoare functionarul public precum si limitele acestora. Aceasta se elaboreaza anterior recrutarii functionarului public.

Indeplinirea conditiilor din fisa postului reprezinta o conditie de participare la concursul de recrutare, la elaborarea acesteia nu se au in vedere aptitudinile si competentele profesionale ale unei persoane, ci modalitatea optima de organizare a activitatii in vederea indeplinirii atributiilor institutiei publice.

Acesta este motivul pentru care fisa postului nu este initial individualizata.

Fisa postului plaseaza evaluarea intr-un anumit context, din mai multe perspective:

identifica scopul principal al postului;

identifica cerintele pentru ocuparea postului: abilitati, competente manageriale, aptitudini, calitati;

detaliaza responsabilitatile specifice postului, care au directa legatura cu standardele de performanta care trebuie apreciate in cadrul evaluarii;

stabileste limitele de competenta ale functionarului public care ocupa acel post;

precizeaza sfera relatiilor de serviciu ale functionarului public atat in interiorul institutiei cat si in afara acesteia.

Partea introductiva a fisei postului cuprinde numele autoritatii sau institutiei publice, compartimentul si un spatiu destinat semnaturii de aprobare din partea conducatorului autoritatii sau institutiei publice.

Denumirea postului aferenta unei functii publice este prevazuta in Legea nr.188/1999 privind Statutul functionarului public, republicata.

In categoria functionarilor publici de conducere sunt cuprinse persoanele numite in una din urmatoarele functii publice[3].

secretar al municipiului, al sectorului municipiului Bucuresti, al orasului si al comunei;

director general adjunct, director, director adjunct din aparatul ministerelor si al celorlalte organe de specialitate ale administratiei publice centrale;

director executiv si director executiv adjunct al serviciilor publice descentralizate ale ministerelor si ale altor organe de specialitate ale administratiei publice centrale, precum si in cadrul aparatului propriu al autoritatilor administratiei publice locale;

sef serviciu si sef birou.

Sunt functionari publici de executie din clasa I persoanele numite in urmatoarele functii publice[4]:

expert;

consilier;

inspector;

consilier juridic;

auditor.

Sunt functionari publici de executie din clasa a II-a persoanele numite in functia publica de referent de specialitate.

Sunt functionari publici de executie din clasa a III-a persoanele numite in functia publica de referent.

Functiile publice de executie sunt structurate pe grade profesionale, astfel[5]:

superior ca nivel maxim:

principal;

asistent;

debutant.

Denumirea postului este importanta, deoarece reprezinta „umbrela”  sub care se grupeaza caracteristicile postului. Daca denumirea nu este clara, functionarul poate motiva ca o activitate sau alta nu face parte din atributiile sale. Mai exista posibilitatea ca sefii compartimentelor sa fie tentati sa traseze in mod gresit sarcini unor functionari publici, care nu ar fi de competenta lor. Denumirea corecta a postului elimina aceste riscuri.

Nivelul postului nu ar trebui sa prezinte nici o dificultate, deoarece postul aferent unei functii publice se identifica prin categoria, clasa si gradul functiei publice respective.

Scopul principal al postului indica necesitatea existentei acelui post, precum si ponderea pe care o are in cadrul institutiei respective.

In acest sens exista doua cerinte distincte :

existenta unui post trebuie sa se justifice prin explicarea clara a necesitatii finantarii acestui post;

in partea a doua a formularului se va evalua contributia postului respectiv in cadrul autoritatii sau institutiei publice.

Este necesara si identificarea postului precum si a functionarului public care il ocupa prin mentionarea numelui si prenumelui functionarului public, clasa, gradul profesional detinut.

Fisa postului cuprinde cerinte pentru ocuparea postului, precum si studiile de specialitate sau perfectionarile specifice postului.

In continutul fisei postului regasim si o cerinta privind abilitatile, calitatile si aptitudinile necesare ocuparii postului (usurinta in exprimare, abilitate de analiza si sinteza, abilitate de planificare, de comunicare, de lucru in echipa, adaptabilitate, flexibilitate, cunoasterea unei limbi straine etc.).

Un alt aspect cuprins in fisa postului priveste competenta manageriala, care se refera, desigur, la functionarii publici de conducere si inaltii functionari publici. Acestia vor avea de regula atributii de management al personalului. Competenta manageriala trebuie sa cuprinda cunostinte de management, calitati si aptitudini manageriale cum ar fi: aptitudini organizatorice, abilitatea de a lua decizii, comunicare, delegare, implementare, consiliere etc.

In fisa postului sunt prevazute si atributiile care vor fi definite in functie de clasa si gradul functionarului public. Gradul de complexitate si dificultatea atributiilor vor creste proportional cu nivelul clasei si gradul lui.

Atributiile prevazute in fisa postului trebuie sa fie clar precizate, flexibile si realiste.

Responsabilitatile aferente postului ar trebuie sa fie in directa conexiune cu cerintele pentru ocuparea postului, intrucat responsabilitatile au menirea de a pune in practica cerintele postului.

Deci, intre responsabilitatile aferente postului si standardele de performanta care trebuie cantarite in procesul de evaluare a performantei exista o stransa legatura.

Libertatea decizionala de care beneficiaza titularul postului pentru indeplinirea atributiilor ce-i revin trebuie sa se incadreze intr-o limita de competenta.

Aceasta va tine cont de clasa si gradul functionarului public. Deci libertatea decizionala trebuie sa fie in acord cu nivelul functiei.

In fisa postului este prevazuta si posibilitatea delegarii responsabilitatilor, care presupune dreptul persoanei care ocupa un post sa delege anumite responsabilitati altor persoane din ierarhia de conducere.