Tehnoredactare - formatarea unui document

TEHNOREDACTARE - FORMATAREA UNUI DOCUMENT

1 Formatarea caracterelor

1.1 Formatarea caracterelor folosind caseta de dialog Font

1.     Selectati blocul de text al carui mod de formatare vreti sa-l schimbati. Daca doriti sa schimbati modul de formatare al unui singur cuvant, mutati doar punctul de inserare in cadrul cuvantului respectiv;

2.     Selectati Format cu optiunea Font;

3.     Selectati optiunile de formatare de care aveti nevoie:

din lista Font alegeti corpul de litera al textului;

din lista Font Style selectati stilul corpului de litera;

din caseta Size alegeti marimea dorita pentru corpul de caractere; daca doriti o marime intermediara, introduceti aceasta marime in partea de sus a listei;

in caseta Underline, alegeti tipul de linie care doriti sa fie subliniat textul: None (nesubliniat), Single (linie simpla), Words Only (numai cuvintele, nu si spatiile), Double (linie dubla) sau Dotted (linie punctata);

selectati oricare dintre efectele speciale din caseta Effects: Strike trough (taiat cu o linie), Superscript (exponent), Subscript (indice), Small Caps (litere mici), All Caps (litere mari), Hidden (ascuns - textul este invizibil in conditii de afisare normala si nu este tiparit daca nu specificati in mod explicit acest lucru);

4.     Pentru a obtine unele efecte speciale, modificati parametrii din eticheta Character Spacing (spatii intre caractere) .

optiunea Spacing controleaza distanta pe orizontala intre caractere - acestea pot fi mai apropiate sau mai indepartate. Din lista derulanta Spacing, selectati Expanded (expandat) sau Condensed (comprimat) apoi folositi sagetile din caseta By (cu) pentru a preciza cat de mult trebuie expandate sau comprimate;

optiunea Position controleaza distanta verticala dintre litere si linia imaginara pe care, teoretic, sunt asezate acestea. Din lista Position puteti alege Normal, Raised (inaltate) sau Lowered (coborate), apoi sa folositi sagetile din caseta By pentru a preciza cat de sus sau cat de jos vor fi plasate fata de linia de baza;

pentru a activa spatierea orizontala automata pentru corpurile de litera care depasesc o anumita dimensiune, validati casta Kerning for Fonts apoi ajustati dimensiunea peste care se face spatierea in caseta Points and Above;

5.     Dupa ce ati facut toate modificarile in caseta de dialog Font, executati clic pe OK.

1.2 Formatarea caracterelor folosind bara cu instrumente de lucru pentru aranjarea textului

In bara cu instrumente de lucru pentru aranjarea textului apar casetele pentru stil, corp de litera, marimea caracterelor si butoanele pentru Bold (ingrosat), Italic (inclinat), Underline (subliniat). Apare de asemenea butonul pentru marcarea textului . Pentru marcarea unui singur bloc de text, selectati textul respectiv, apoi executati un clic pe butonul Highlight (marcare). Pentru marcarea rapida a mai multor blocuri de text,executati un clic pe buronul Highlight inainte de a selecta textul. Cursorul mouse-ului va lua forma unui creion de marcare. Trageti acest creion peste textul pe care vreti sa-l marcati, iar la sfarsit executati un nou clic pe butonul Highlight sau apasati tasta Esc. Pentru schimbarea culorii de marcare, executati un clic pe sageata de langa butonul de marcare si alegeti o noua culoare din lista care se deruleaza.

Pentru demarcarea unui text, trageti din nou creionul de marcare peste textul marcat.

2 Formatarea paragrafelor

2.1 Stabilirea alinierii

a) Folosind baza cu instrmente de lucru pentru aranjarea textului

1.     Mutati punctul de inserare in paragraful pe care vreti sa il aliniati. Daca doriti sa aliniati mai multe paragrafe, selectati-le pe toate;

2.     Executati un clic pe unul din butoanele Align Left , Center , Align Right sau Justify(aliniat prin spatiere) de pe bara cu instrumente pentru aranjarea textului;

b) Folosind combinatii de taste (este cea mai rapida metoda de aliniere atunci cand introduceti textul)

Combinatiile sunt:

Ctrl+L = aliniat la stanga;

Ctrl+E = centrat;

Ctrl+R = aliniat la dreapta;

Ctrl+J = aliniat prin spatiere;

c) Folosind caseta de dialog Paragraph

1.     Mutati punctul de inserare in cadrul paragrafului pe care doriti sa il aliniati. Daca doriti sa aliniati mai mult paragrafele, selectati-le pe toate;

2.     Selectati Format cu optiunea Paragraph pentru afisarea casetei de dialog Paragraph;

3.     Din lista derulanta Alignement alegeti modul de aliniere;

4.Executati clic pe butonul OK pentru inchiderea casetei de dialog Paragraph.

2.2 Stabilirea aliniatelor (indentarea)

a) Folosind rigla - executati un clic pe cursoarele de alineat (indent markers) dispuse pe rigla si trageti-le in pozitia dorita ( ). Cursorul de aliniere al primei linii precizeaza distanta la care este aliniata prima linie fata de margine, inclusiv distanta intre inceputul primei linii si inceputul celorlalte linii (hanging indent). Cursorul marginii din stanga indica linia verticala de la care incepe paragraful.

ATENTIE. Pentru a muta impreuna cursorul marginii din stanga si cursorul de aliniere a primei linii, trageti cursorul marginii din stanga de patratul de la baza, nu de triunghiul cu varful in sus. Daca trageti de triunghi,cursorul de aliniere va ramane pe loc si se va muta doar cursorul marginii din stanga. Cursorul marginii din dreapta indica linia verticala la care se termina paragraful.

b) Folosind caseta de dialog Paragraph

1.     Mutati punctul de insreare in cadrul paragrafului pe care vreti sa-l modificati. Daca vreti sa modificati mai multe paragrafe, selectati-le pe toate;

2.     Selectati Format cu optiunea Paragraph pentru afisarea casetei de dialog Pharagraph;

3.     Selectati eticheta Spacing (spatiere);

4.     In caseta Left specificati distanta la care va fi plasat paragraful fata de marginea din stanga;

5.     In caseta Right specificati distanta la care va fi plasat paragraful fata de marginea din dreapta;

6.     In caseta Special alegeti una dintre optiunile:

None (nimic) - face ca alinierea paragrafului sa fie determinata numai de parametrii Left si Right;

First Line (prima linie) - face ca prima linie sa inceapa mai la dreapta fata de restul paragrafului Left. De exemplu, daca in caseta Left introduceti valoarea de 1 cm si stabiliti parametrul First Line la 2,5 cm,atunci inceputul primei linii se va afla la 3,5 cm fata de margine;

Hanging (suspendate) - face ca prima linie sa para suspendata fata de restul paragrafului. Acest tip de alineate este foarte util pentru paragrafe numerotate sau marcate cu buline: bulinele sau numerele raman "suspendate" in afara paragrafului, iar liniile de text sunt alineate la acelasi nivel;

7.     Daca in caseta Special ati selectat una dintre optiunile First Line sau Hanging, introduceti o valoare exacta in caseta By;

8.     Executati un clik pe butonul OK pentru inchiderea casetei de dialog Paragraph.

2.2.1 Alegerea unitatiilor de masura

Aveti posibilitatea sa folositi patru unitati de masura: centimetrul, inch-ul (2,54 cm), punctul (points =1/72 dintr-un inch si pica (picas=1/6 dintr-un inch). Pentru a schimba unitatea de masura:

Selectati Tools cu optiunea Options;

Executati un clic pe eticheta General pentru a aduce pe prima pagina a casetei de dialog;

Derulati lista Measurement Units (unitati de masura);

Selectati unitatea de masura dorita;

Executati un clic pe butonul OK pentru a inchide caseta de dialog Options.

2.3 Stabilirea spatiului intre linii

Modificarea spatiului dintre linii se poate face cu ajutorul casetei de dialog Paragraph sau cu combinatia de taste.

1.     Selectati paragrafele pentru care doriti sa modificati spatiul intre linii. Pentru selectarea intregului document, folositi comanda Select All din meniul Edit sau tastati Ctrl +5 (tasta 5 din zona calculator a tastaturii si nu cea din zona masina de scris de deasupra tastelor R si T

2.     Selectati Format cu optiunea Paragraph;

3.     Executati un clic pe eticheta Indents and Spacing pentru a o aduce pe prima pagina a casetei de dialog;

4.     Folositi lista derulanta Line Spacing pentru alegerea spatiului dintre linii:

Single - textul este scris la un singur rand, distanta depinde de dimensiunea corpului folosit;

Double - textul este scris la doua randuri, distanta depinde de dimensiunea corpului de litera folosit;

At Least - stabileste un spatiu minim intre randuri (masurat in puncte). Aceasta optiune este utila pentru cazurile in care in acelasi paragraf sunt incluse corpuri de litera de diferite dimensiuni sau paragraful contine imagini;

Exactly - stabileste distanta exacta intre linii masurata in puncte;

Multiple - textul este scris la mai multe randuri in functie de valoarea din caseta At (la);

5.     Daca ati ales una dintre optiunile At Least, Exactly sau Multiple modificati valoarea din caseta At;

6.     Executati un clic pe butonul OK pentru a aplica parametri stabiliti la textul selectat.

Cu ajutorul tastaturii: Ctrl+1 pentru a scrie la un rand, Ctrl+5 penru a scrie la un rand si jumatate, Ctrl+2 pentru a scrie la doua randuri.

2.4. Specificarea spatiului lasat inainte si dupa fiecare paragraf

1.     Mutati punctul de inserare in interiorul paragrafului al carui spatiu doriti sa-l modificati sau selectati mai multe paragrafe

2.     Selectati Format cu optiunea Paragraph;

3.     Exectati un clic pe eticheta Indents and Spacing;

4.     In caseta Spacing, selectati o valoare in caseta Before pentru a stabili dimensiunea in puncte a spatiului lasat inaintea paragrafului selectat (urmariti caseta de previzualizare);

5.     Selectati o valoare in caseta After pentru a stabili dimensiunea spatiului lasat dupa paragraful selectat (urmariti caseta de previzualizare);

6.     Executati un clic pe butonul OK pentru inchiderea casetei de dialog Paragraph si aplicarea modificarilor facute.

2.5. Folosirea optiunilor de culegere a textului

Controlarea modului in care se face trecerea de la o pagina la alta se poate face cu ajutorul a sase optiuni.

1.     Selectati Format cu optiunea Paragraph;

2.     Executati un clic pe eticheta Text Flow pentru a o aduce pe prima pagina a casetei de dialog, apoi selectati optiunile pe care doriti sa le folositi:

Widow/Orphan Control (controlul orfanelor si al vaduvelor) - vaduva in limbaj tipografic, este ultima linie a unui paragraf ramasa singura la inceputul unei pagini, iar orfana este prima linie a unui paragraf atunci cand apare singura la sfarsitul unei pagini. Pentru evitarea acestor situatii lasati aceasta optiune activata;

Keep Lines Together (pastreaza randurile laolalta) - nu permite paragrafului respectiv sa continue pe o lata pagina. Daca paragraful nu incape in intregime pe o pagina, atunci il trecem pe pagina urmatoare;

Keep with Next (pastreaza impreuna cu urmatorul paragraf) - precizeaza ca trebuie sa evite aparitia unei intreruperi de pagina intre acest paragraf si urmatorul. (Aceasta optiune este foarte utila atunci cand vreti sa fiti siguri ca titlul va apare pe aceeasi pagina cu paragraful care urmeaza sau ca o imagine apare in acelasi loc cu tetxtul explicativ);

Page Break Before (intrerupere de pagina inainte) - forteaza inserarea unei intreruperi de pagina inaintea paragrafului curent. (Aceasta optiune este utila atunci cand vreti sa va asigurati ca fiecare sectiune a unui raport incepe pe o pagina noua);

Suppress Line Numbers (dezactiveaza numerotarea liniilor) - are sens numai daca se face numerotarea liniilor in document;

Don't Hyphenate (nu se desparte in silabe) - dezactiveaza despartirea in silabe pentru paragraful curent.