|
|
|
Organizarea interna a subsistemului de aprovizionare
Derularea normala a proceselor de aprovizionare necesita organizarea, in cadrul structurii manageriale a unitatilor industriale, a unui compartiment de specialitate constituit sub forma de divizie, directie, departament, serviciu, birou, in functie de volumul si profilul de activitate, forma de organizare si marimea firmei (corporatie, concern, companie, trust, regie autonoma, societate comerciala pe actiuni sau cu raspundere limitata s.a.). Acestui compartiment, in functie de natura activitatilor care ii sunt specifice, trebuie sa i se asigure o organizare interna rationala. Organizarea structurala proprie influenteaza direct functionalitatea 'subsistemului aprovizionare materiala'; o organizare eficienta trebuie sa aiba in vedere:
- identificarea principalelor functii ale subsistemului;
- definirea criteriilor pe baza carora se va contura organizarea structurala;
- precizarea rolului subsistemului in cadrul organizarii structurale de ansamblu a intreprinderii;
- stabilirea gradului de centralizare-descentralizare (de delegare a autoritatii si responsabilitatilor
pe niveluri ierarhice);
- definirea precisa a functiilor, ca element esential al unei structuri organizatorice eficiente s.a.
Organizarea structurala trebuie sa prezinte mare mobilitate pentru adaptarea din mers la noile conditii care apar atat in sistemul intern al intreprinderilor, cat si in mediul socio-economic in care aceasta actioneaza.
Sistemele concrete de organizare structurala a compartimentelor de asigurare materiala din intreprinderile de productie sunt variate. In acest sens, experienta practica, generalizata la nivelul teoriei de specialitate, evidentiaza urmatoarele modalitati: 'sistemul pe grupe de activitati distincte' si 'sistemul pe grupe de aprovizionare-depozitarecontrol utilizare resurse materiale'.
Modalitatile concrete de organizare a compartimentului de aprovizionare materiala se diferentiaza prin modul cum se repartizeaza si se prevede realizareasarcinilor stabilite. In toate cazurile, compartimentul, in ansamblul sau, raspunde de derularea procesului in modul cel mai economic, echilibrand factorii contradictorii pentru a obtine cel mai bun rezultat final. Prin organizarea interna se stabilesc, de fapt, domeniile de actiune, atributiile si sarcinile compartimentului de aprovizionare, de la initierea activitatilor de realizat si pana la finalizarea lor.
'Sistemul pe grupe de activitati distincte' consta in departajarea procesului de aprovizionare pe principalele activitati componente in functie de natura, gradul de complexitate sau de omogenitate a acestora. Sistemul, cunoscut si sub denumirea de 'functional', asigura o delimitare selectiva a activitatilor de prognozare-planificareprogramare a aprovizionarii, de cele privind prospectarea, negocierea, contractarea, realizarea aprovizionarii, de urmarire, control, analiza si evaluare a acestuia, de depozitarepastrare a resurselor materiale asigurate, de urmarire a modului de folosire a acestora pe destinatii de consum. Asadar, sistemul presupune identificarea, delimitarea si gruparea activitatilor dupa criteriile amintite si constituirea de subcolective (grupe) distincte care sa le realizeze calificat si operativ.
Organizarea interna a compartimentului de aprovizionare dupa acest sistem presupune ca la nivelul 'grupei de plan, contractare, evidenta' sa se realizeze activitati ca: prognozarea necesitatilor materiale, fundamentarea planurilor si programelor de aprovizionare, elaborarea bilanturilor materiale si a cantitatilor economice de comandat, selectia si testarea credibilitatii furnizorilor, participarea la negocierea conditiilor de livrare si incheierea contractelor comerciale, determinarea stocurilor economice, a cantitatilor optime de comandat, intocmirea de situatii privind stadiul si gradul de acoperire cu materiale a necesarului, realizarea contractelor de
aprovizionare, incadrarea in consumurile specifice din documentatie si in nivelul prestabilit al stocurilor.
'Grupele operative de aprovizionare' constituite, in principiu, dupa gradul de omogenitate sau de asemanare a resurselor materiale, sunt in numar mai mare (in functie de varietatea resurselor materiale necesare intreprinderii si de sortimentatia specifica acestora, de sursa de provenienta, de numarul si dispersia teritoriala a furnizorilor).
Componentii acestor grupe asigura realizarea, de regula, a activitatilor concrete care au in vedere: contactarea surselor de furnizare, urmarirea derularii efective a procesului de formare a loturilor de livrare la furnizori, participarea la receptie-expeditie s.a., aducerea resurselor materiale, intocmirea documentatiei de atestare a actiunii; altfel spus, complexul de activitati specifice grupelor operative asigura derularea operativa a aprovizionarii materiale, a contractelor economice, efectuarea unor operatiuni de cumparare neprogramata a unor materiale si produse, de regula, necesare in cantitati mici, urmarirea procesului de aducere a resurselor la destinatarul pe care-l reprezinta etc. Urmarea legaturii directe permanente cu furnizorii, lucratorii din grupele operative de aprovizionare au posibilitatea culegerii de date si informatii despre modul de conlucrare cu acestia, comportamentul factorilor umani care ii reprezinta, reactia la cerintele, sugestiile, reclamatiile, refuzurile clientilor referitoare la produsele livrate (si care au in vedere: calitatea, cantitatea, conditiile de ambalare, de transport etc.). Asemenea informatii sunt puse la dispozitia celor care au responsabilitatea selectarii si testarii credibilitatii furnizorilor, negocierii conditiilor de livrare; uneori sunt solicitati pentru participarea la desfasurarea actiunilor de acest gen.
'Grupa depozitelor' asigura primirea-receptia partizilor de materiale sosite de la furnizor, depozitarea si pastrarea integritatii proprietatilor fizico-chimice a resurselor, in functie de natura si conditiile specifice de conservare, evidenta si securitatea lor, pregatirea si eliberarea in consum sau pe destinatiile de utilizare-valorificare a acestora.
Grupele operative si cele de depozite sunt asezate pe acelasi nivel ierarhic. Intre toate grupele compartimentului de aprovizionare se stabilesc relatii stricte de colaborare. Conducerea, coordonarea, corelarea si controlul pe ansamblul grupelor se asigura la nivelul sefului de compartiment. Salariatii din cadrul ultimelor doua grupe, de regula, au pregatire medie, in mai mica masura superioara, incluzand pentru depozite si angajati cu pregatire primara (muncitori cu sau fara calificare).
Prin conceptia de constituire a grupelor si a legaturilor care se stabilesc intre acestea, sistemul functional 'nu' asigura abordarea unitara a procesului de aprovizionare in intregul lui (respectiv, de la initierea actiunii de aprovizionare, de contractare si pana la primirea-depozitarea resurselor inclusiv controlul folosirii lor). Ca urmare, se creeaza conditii pentru delegarea raspunderii intre grupe pe parcursul derularii procesului de aprovizionare pe subactivitati componente; totodata: nu se asigura controlul eficient al utilizarii resurselor in raport cu destinatiile initial prevazute si consumurile specifice din documentatiile tehnico-economice ale produselor, lucrarilor; nu ofera posibilitatea promovarii folosirii materialelor noi, inlocuitoare a celor refolosibile sau prevenirii consumurilor irationale.
Sistemul pe grupe de aprovizionare-depozitare-control, utilizare a resurselor materiale are in vedere constituirea de grupe de materiale in cadrul compartimentului in a caror atributie intra realizarea procesului de aprovizionare in intregul sau dupa o conceptie unitara. Ca urmare, fiecare grupa raspunde de asigurarea structurii materiale pentru care se formeaza de la fundamentarea necesitatilor, contractarea resurselor si pana la aducerea, gestionarea si controlul utilizarii acestora, inclusiv analiza-evaluarea procesului de asigurare materiala in ansamblul sau si pe fazele componente. Pentru fiecare grupa, astfel constituita, structura de personal include angajati cu studii superioare (care, de regula, coordoneaza activitatea grupei si realizeaza activitatile complexe - fundamentarea necesitatilor, prospectarea pietei, alegerea furnizorilor, negocierea, contractarea, rezolvarea litigiilor, indrumarea, controlul, analiza, evaluarea procesului), medii (a caror pondere numerica este mai mare) si primare (incluzand si muncitori cu sau fara calificare). O importanta deosebita revine criteriului de constituire a grupelor in cadrul acestui sistem care poate fi omogenitatea resurselor, in functie de destinatia de utilizare. In acest sens se pot folosi 3 variante: pe grupe omogene de materiale, pe sectii consumatoare sau ca sistem mixt (prin combinarea primelor doua variante).
a. Organizarea compartimentului pe grupe de aprovizionare-depozitare-controlutilizare materiale asemanatoare (omogene) prezinta avantaje care sunt determinate desimplificarea si specializarea activitatii lucratorilor (agentilor de aprovizionare), caurmare a numarului redus de materiale si implicit de furnizori pe o grupa; totodata, seasigura conditii pentru stabilirea unor relatii traditionale, de continuitate inaprovizionare. Consideram ca acest sistem (figura 1.3) este cel mai indicat pentru organizarea interna a compartimentului de aprovizionare, datorita eficacitatii superioare in conducerea asigurarii materiale a unitatilor industriale.
Sistemul prezinta ca dezavantaj faptul ca, pe plan intern, in cazul existentei unui numar mai mare de puncte de consum (sectii, ateliere, alte sectoare de activitate) si a unei dispersii pronuntate a acestora pot aparea conditii care sa conduca la necorelarea aprovizionarii cu cererile pentru consum, cu productia, la ingreunarea procesului de urmarire-control a modului de utilizare a resurselor materiale.
b. Organizarea pe grupe de aprovizionare, depozitare, control utilizare in functie de destinatia de consum a materialelor are in vedere unitatile in cadrul carora sectiile, atelierele si alte sectoare de activitate, prin profilul lor, consuma materiale distincte (o sectie consuma numai materiale lemnoase, alta metalice etc.). In acest context, se constituie grupe de aprovizionare in functie de destinatarul materialelor, respectiv in functie de sectia consumatoare. Un asemenea sistem prezinta avantajul ca asigura cunoasterea in detaliu, la nivelul fiecarei grupe, a necesitatilor de resurse materiale specifice sectiei pe care o alimenteaza, creeaza conditii pentru un control permanent si eficient al destinatiei de consum a materialelor, a consumului propriu-zis. De asemenea, ofera posibilitatea exercitarii unui control sistematic a raportului aprovizionare-consum in directia depistarii necorelarilor, a cauzelor generatoare si stabilirii masurilor de regularizare; se realizeaza astfel o mai buna corelare intre factorul de aprovizionare si cel de productie privind asigurarea cu resurse materiale, utilizarea economica si valorificarea complexa, superioara a acestora, introducerea in circuitul economic al unitatii a tuturor resurselor disponibile. Aplicabilitatea variantei este limitata insa de numarul redus de unitati care indeplinesc conditiile cerute pentru implementare; totodata, organizarea pe grupe de aprovizionare profilate pe sectii consumatoare prezinta neajunsul ca, in frecvente situatii, nomenclatura materialelor pentru o sectie este foarte larga si implicit numarul de furnizori foarte mare, din care cauza creste gradul de dificultate in coordonarea, desfasurarea operativa si urmarirea eficienta a procesului de aprovizionare la nivelul grupei constituite.
c. Organizarea pe grupe de aprovizionare, depozitare, control utilizare in sistem mixt presupune constituirea de grupe care se vor ocupa cu asigurarea materialelor care prin natura lor formeaza obiectul consumului numai in cadrul unei anumite sectii de productie (deci, organizare dupa destinatarul materiei prime) si de grupe de materiale asemanatoare, dar destinate consumului mai multor sau tuturor sectiilor din unitatea economica (aici se incadreaza in special materialele auxiliare, piesele de schimb,combustibilii si lubrifiantii).
Sistemul asigura imbinarea avantajelor primelor doua variante si eliminarea imare masura a dezavantajelor care le sunt specifice.
In aplicarea variantelor respective este necesara o analiza detaliata a nomenclatoruluide materiale si structurii consumului, a subunitatilor consumatoare din unitatea economica, a surselor de furnizare si cailor de distributie, a fluxurilor de transport intern si de aprovizionare, precum si a conditiilor pe care procesul de productie le pune pentru aprovizionarea completa, complexa si ritmica a tuturor locurilor de munca.
In literatura de specialitate se prezinta si alte forme de organizare a compartimentului de asigurare materiala practicabile la nivelul marilor unitati (corporatii, companii, trusturi etc.).
Activitatile care compun procesul de aprovizionae se realizeaza astfel:
- planificare si control - elaboreaza previziuni privind necesitatile de materiale, asigura dimensionarea stocurilor, stabileste cantitatile economice de comandat, elaboreaza programele de aprovizionare, participa la selectia si testarea credibilitatii furnizorilor, la negocierea si incheierea contractelor comerciale, intocmeste situatii statistice sau diferite rapoarte referitoare la stadiul asigurarii bazei materiale si de echipamente tehnice necesare, al realizarii contractelor de aprovizionare pe total si pe principalii furnizori, evolutia stocurilor in raport cu limitele estimate, tendinte si mutatii in consumul de resurse materiale, incadrarea in consumurile specifice din documentatie s.a.;
- procurare - asigura: depistarea surselor de furnizare si alegerea celor mai economice, participarea la negocieri, la incheierea contractelor si conventiilor, achizitionarea materialelor neprogramate, impulsionarea si urmarirea livrarilor de la furnizori, participarea la receptia-expeditia resurselor materiale de la furnizori sau/si la primirea-receptia acestora la sosire in intreprindere, informarea sistematica asupra mutatiilor de pe piata de materiale si produse s.a.;
- receptie si depozitare - asigura primirea-receptia partizilor de materiale sosite de la furnizori, depozitarea si pastrarea resurselor, evidenta si securitatea acestora, pregatirea lor pentru consum, eliberarea acestora pe destinatii de consum, urmarirea evolutiei stocurilor efective in raport cu limitele estimate, a nivelurilor de comanda-aprovizionare;
- transport - asigura echipamentul si mijloacele de transport, elaborarea programelor optime de transport al resurselor la subunitatile de consum ale intreprinderii, deplasarea materialelor in interiorul si exteriorul unitatilor economice, manipularea la descarcareincarcare, efectuarea de interventii tehnice prin care se asigura functionarea normala a mijloacelor de transport proprii s.a.
Intre aceste departamente se stabilesc relatii reciproce. Prin aceste relatii de colaborare intre departamente se are in vedere armonizarea desfasurarii activitatilor care le sunt specifice in scopul evitarii perturbatiilor, dereglarilor, necorelarilor care ar avea implicatii directe asupra procesului de aprovizionare materiala in ansamblul sau. Totodata, se creeaza conditii pentru informarea reciproca asupra stadiului realizarii diferitelor activitati.
Se furnizeaza date si informatii care inlesnesc derularea acestora in concordanta cu programele stabilite.
O asemenea structura de organizare suporta frecvente modificari in functie de conditiile noi care apar pe parcursul desfasurarii acestor activitati.
Tendinta spre gigantism in dezvoltarea unitatilor economice amplifica la dimensiuni importante structura organizatorica a compartimentului de asigurare cu materiale, crescand riscul unei coordonari neeficiente a procesului de aprovizionare in ansamblul sau, data fiind marea varietate de activitati pe care le cuprinde, complexitatea acestora si gradul de dificultate sporit in realizarea lor (stapanirea corecta a cunostintelor necesare conducerii departamentelor specifice fiind dificila). Se creeaza, astfel, conditii ca un angajat pregatit insuficient sa poata folosi functia pe care o detine pentru a lua decizii care pot genera consecinte nefavorabile pentru activitatea unitatii in numele careia actioneaza.
Structura organizatorica a unui compartiment de aprovizionare poate cuprinde 3-4 niveluri. Indiferent de forma interna de organizare (departament, serviciu, birou), acest compartiment este subordonat, prin seful sau, conducatorului firmei (director general, presedinte) sau vicepresedintelui cu activitatea comerciala.
