Fondul de modernizare pentru dezvoltarea administratiei la nivel local

Ministerul Administratiei si Internelor

FONDUL DE MODERNIZARE PENTRU DEZVOLTAREA ADMINISTRATIEI LA NIVEL LOCAL

1. PHARE 2002 - Fondul de modernizare pentru dezvoltarea administraTiei la nivel local

1.1 Introducere

In Romania, ca de altfel in majoritatea tarilor din estul continentului, reforma in  administratia publica este un proces ce se realizeaza in conditii diferite fata de procesul de modernizare a administratiei publice din tarile din vest. Astfel, procesul de reforma are particularitati legate de:

accentuarea restrictiilor economice;

indeplinirea conditiilor privind aderarea la Uniunea Europeana.

Procesul de reforma are ca scop crearea acelui sistem al administratiei publice care sa raspunda cerintelor societatii democratice si eficientei economice:

asigurarea unui serviciu public de calitate pentru cetateni;

functionarea institutiilor din administratia publica pe principiile utilitatii sociale;

sustinerea si sprijinirea reformei in toate domeniile (economic, social, judiciar, etc).

Propunerile ce vizeaza reforma si care se regasesc in plnurile de masuri prioritare au la baza:

analiza actualului sistem, pentru evidentierea elementelor pozitive si negative ale acestuia;

experienta acumulata de tarile dezvoltate si tendintele existente pe plan mondial in domeniul reformei publice;

transformarea graduala a actualului sistem, incat acesta sa raspunda, atat cerintelor curente, dar si exigentelor viitoare.

Datorita problemelor specifice care se regasesc la nivelul administratiei publice centrale si locale, prezentarea stadiului actual este structurata pe cele doua paliere.

1.2           Obiectivele programului si masurile prioritare pentru 2004

Obiective generale obtinerea unui proces de modernizare cursiv astfel incat administratia publica sa se adapteze la realitatile economice si sociale ale societatii romanesti, pregatind in continuare structurile administrative pentru aderarea la Uniunea Europeana.

Obiective specifice:

Dezvoltarea capacitatii colectivitatilor locale de asigurare a unei gestionari mai eficiente a fondurilor disponibile.

Componenta "Fondul de modernizare pentru dezvoltarea administratiei la nivel local" vizeaza urmatoarele trei prioritati:

Prioritatea 1. Cresterea calificarii personalului specializat de la nivelul colectivitatilor locale in gestionarea banilor publici;

Prioritatea 2. Introducerea de noi instrumente, proceduri si mecanisme care sa conduca la imbunatatirea gestionarii fondurilor la nivel local;

Prioritatea 3. Dezvoltarea parteneriatului la nivelul comunitatilor locale.

1.3        Suma disponibila pentru sprijinul financiar acordat de autoritatea contractanta

Suma globala indicativa disponibila pentru aceasta licitatie este de 2.930.000 EURO.

Autoritatea contractanta isi rezerva dreptul de a nu acorda toate fondurile disponibile.

Marimea finantarii nerambursabile

Orice grant acordat prin acest program trebuie sa se incadreze intre urmatoarele sume maxim si minim

• Suma minima : 10.000 Euro;
• Suma maxima : 20.000 Euro.

Un grant nu poate fi mai mic de 60% din totalul costurilor eligibile ale proiectului;

In plus, nici un grant nu poate fi mai mare de 90% din costurile eligibile totale ale proiectului (vezi sectiunea 2.1.4). Diferenta pana la 100% trebuie finantata din resursele solicitantului sau partenerilor acestuia, sau din alte surse decat de la bugetul Comunitatii Europene.

2. Reguli privind prezenta licitatie

Prezentul ghid stabileste regulile pentru depunerea, selectarea si implementarea proiectelor finantate din programul mentionat mai sus, in conformitate cu prevederile Ghidului Practic[1].

2.1        Criterii de eligibilitate

Exista trei categorii de criterii de eligibilitate. Acestea se refera la:

Institutiile care pot solicita o finantare nerambursabila,

Proiectele care pot primi o finantare nerambursabila,

Tipurile de costuri care pot fi luate in considerare in stabilirea sumei reprezentand finantarea nerambursabila.

(1) Pentru a fi eligibili pentru o finantare nerambursabila, solicitantii trebuie:

- sa fie autoritate a administratiei publice locale la nivel judet, municipalitate, oras si comuna;

- sa aiba sediul in Uniunea Europeana sau Romania;

- Prefecturile pot participa in cadrul proiectelor ca parteneri, coordonatorul proiectului fiind reprezentat de o institutie a administratiei publice locale.

(2) Potentialii solicitanti nu pot participa la aceasta licitatie sau nu li se acorda finantarea daca:

(a) sunt declarati falimentari, sau daca sunt administrati de curti de justitie, au activitati suspendate, sau sunt in cursul unor proceduri in acest sens, sau sunt in situatii analoge ce decurg din proceduri similare prevazute in legislatia nationala.

(b) au fost condamnati pentru o infractiune privind conduita profesionala de catre o instanta care are forta res judicata (impotriva caruia nu este posibil recurs);

(c) sunt vinovati de lipsa de conduita profesionala dovedita prin orice mijloace pe care autoritatea contractanta le poate justifica;

(d) nu si-au indeplinit obligatiile in legatura cu contributiile la asigurarile sociale sau plata taxelor in concordanta cu prevederile legale ale tarii in care sunt stabiliti sau ale tarii autoritatii contractante sau acelea ale tarii unde are loc proiectul;

(e) au fost implicati intr-un proces care are forta res judicata pentru frauda, coruptie, implicare intr-o organizatie criminala sau orice alta activitate ilegala purtata in detrimentul intereselor financiare ale Comunitatii Europene;

(f) au fost declarati ca au incalcat contractul pentru ca nu au indeplinit obligatiile contractuale in legatura cu proceduri de achizitie sau alte proceduri de acordare de granturi finantate din bugetul Comunitatii Europene.

Solicitantii sunt, de asemenea, eliminati de la participarea la licitatie sau de la acordarea granturilor daca,

(g) sunt intr-un conflict de interese;

(h) nu ofera toate informatiile cerute de catre autoritatea contractanta;

(i) are tentative de obtinere a unor informatii confidentiale sau de influentare a comisiei de evaluare sau a autoritatii contractante in timpul procesului de evaluare a actualelor expresii de interes sau a altora precedente.

In cazurile de la punctele (a), (c), (d), (f), (h) si (i), excluderea se aplica pe o perioada de doi ani din momentul cand s-a produs incalcarea articolului respectiv. In cazurile de la punctele (b) si (e) excluderea se aplica pe o perioada de patru ani de la data notificarii judecatoresti.

Dosarul solicitantilor trebuie sa contina o declaratie pe proprie raspundere din care sa reiasa ca solicitantul nu se regaseste sub incidenta nici uneia din categoriile de mai sus, de la pct. (a) la pct.(f).

Solicitantii pot actiona individual sau in consortiu cu organizatii partenere.

Partenerii care participa la pregatirea sau implementarea proiectului si costurile angajate sunt eligibile in acelasi mod ca cele ale Beneficiarului. De aceea, Partenerii trebuie sa indeplineasca aceleasi criterii de eligibilitate ca si solicitantii. Oricum, in plus fata de categoriile la care se refera sectiunea 2.1.1(1), urmatoarele categorii sunt eligibile: prefecturile pot participa in competitie ca parteneri, coordonatorul proiectului fiind reprezentat de catre o institutie a administratiei publice locale.

Si alte organizatii pot fi implicate in proiect. Acesti asociati pot avea un rol real in proiect dar nu vor primi finantare din grant. Asociatii nu trebuie sa indeplineasca criteriile de eligibilitate la care se refera Sectiunea 2.1.1.

Subcontractorii nu sunt nici parteneri nici asociati, si se supun regulilor stabilite in anexa IV din contractul standard.

Solicitantul va actiona ca organizatie conducatoare si daca proiectul va fi selectat, ca parte contractanta (Beneficiar).

Durata

Durata: durata unui proiect nu poate depasi 12 luni.

Domenii si teme de interes

Domeniile in care se vor aloca granturile din Fondul de Modernizare a Administratiei Publice Locale sunt:

Imbunatatirea colectarii si gestionarii resurselor financiare ale administratiei publice locale;

Imbunatatirea serviciilor administratiei publice locale printr-o mai buna gestionare a fondurilor;

Imbunatatirea cadrului legislativ si procedural privind gestionarea bugetelor administratiei publice locale;

Consultarea si antrenarea cetatenilor in procesul de elaborare si gestionare a bugetelor la nivelul administratiei publice locale;

Introducerea de noi instrumente, proceduri si mecanisme privind gestionarea fondurilor la nivel local in concordanta cu standardele europene si/sau internationale.

Locatia

Proiectele trebuie sa fie localizate in Romania.

Tipuri de proiecte

Proiecte care sa sprijine dezvoltarea parteneriatelor la nivel local, cu scopul eficientizarii fondurilor locale;

Proiecte care sa sprijine formarea personalului in vederea procesului descentralizarii;

Proiecte care sa sprijine diseminarea informatiilor in legatura cu colectarea si folosirea fondurilor la nivel local;

Proiecte care sa asigure dotarea cu echipamente IT (computere si softuri) la nivel local pentru o descentralizare financiara fluenta.

Urmatoarele tipuri de proiecte nu sunt eligibile:

Sponsorizari individuale pentru participarea la ateliere, seminarii, conferinte, congrese;

Burse individuale de studii sau cursuri de formare;

Numarul de propuneri si granturi pentru un solicitant

Un solicitant poate depune mai mult de o propunere de finantare.

Un solicitant poate primi mai mult de o finantare nerambursabila in cadrul acestei licitatii .

Numai "costurile eligibile " pot fi luate in considerare pentru finantare nerambursabila. Acestea sunt detaliate mai jos. Ca urmare, bugetul constituie atat o estimare a costului cat si un plafon al "costurilor eligibile". Trebuie avut in vedere ca ca aceste costuri eligibile trebuie sa se bazeze pe costuri reale, si nu pot lua forma unor sume forfetare (excepatnd costurile cu deplasarile, costurile cu diurnele si costurile indirecte).

Recomandarea de acordare a finantarii nerambursabile se face intotdeauna sub rezerva ca, in cadrul procesului de verificare ce precede semnarea contractelor, sa nu apara probleme care sa necesite modificari de buget. Verificarile pot sa conduca la cereri de clarificari si apoi la impunerea de reduceri de catre autoritatea contractanta.

De aceea este in interesul solicitantului de a furniza un buget realist si eficace.

Costuri directe eligibile

Pentru a fi eligibile in aceasta licitatie deschisa , costurile trebuie sa:

fie necesare pentru realizarea proiectului, sa fie prevazute in contractul anexat prezentului Ghid si sa fie in conformitate cu principiile unui management financiar sanatos, in principal sa prezinte sume realiste si eficienta;

fie efectuate in perioada de implementare a proiectului de beneficiari sau partenerii lor (asa cum se prevede in Articolul 2 al Conditiilor Speciale), oricare ar fi momentul platii efective facuta de catre beneficiar sau parteneri; acest lucru nu va afecta eligibilitatea costurilor finale de audit;

fie inregistrate in contabilitatea Beneficiarului sau a partenerilor Beneficiarului sau in documentele lor fiscale, sa fie identificabile si verificabile si sa fie dovedite prin documente originale;

Corespunzator acestor conditii si acolo unde sunt relevante pentru procedurile de acordarea finantarii, costurile eligibile pot include:

costul personalului alocat pentru proiect, corespunzator salariilor efective plus taxele cu asigurarile sociale si alte costuri aferente salariilor; salariile si costurile aferente lor nu trebuie sa le depaseasca pe cele practicate in mod normal de catre Beneficiar sau partenerii sai, dupa caz;

transportul si costurile cu cazarea si diurna aferente personalului care ia parte la proiect, daca acestea nu depasesc nivelul normal practicat de Beneficiar sau partenerii sai, dupa caz; orice rata fixa de rambursare nu trebuie sa depaseasca grilele anuale prevazute de Comisia Europeana;

costurile de achizitie pentru echipamente (noi sau folosite) si bunuri, daca acestea corespund preturilor de pe piata;

costuri consumabile si materiale;

cheltuieli de subcontractare

costuri derivand direct din cerintele contractului (diseminarea informatiilor, evaluarea specifica a proiectului, audit, traduceri, copiere, asigurari, etc.), inclusiv costurile serviciilor financiare (in particular costul transferurilor si garantiilor financiare);

Costuri ne-eligibile

Urmatoarele costuri sunt ne-eligibile:

datorii si provizioane pentru pierderi sau datorii;

dobanzi datorate;

articole deja finantate printr-o alta finantare

cumparari de terenuri sau cladiri, cu exceptia celor necesare pentru directa implementare a proiectului, caz in care titlul de proprietate trebuie transferat catre beneficiarii finali la sfarsitul proiectului;

pierderi la schimb valutar;

taxe, inclusiv TVA-ul, cu exceptia cazului in care Beneficiarul (sau Partenerii beneficiarului) nu le pot recupera si reglementarile in materie autorizeaza suportarea acestor taxe;

Costuri indirecte eligibile

O suma forfetara care nu depaseste 7% din costurile eligibile directe ale Proiectului poate fi considerata ca fiind costuri indirecte care sa acopere cheltuielile de regie administrative aparute in Proiectul Beneficiarului.

Costurile indirecte sunt eligibile daca nu includ costuri prinse la alte capitole din bugetul contractului;

Costurile indirecte nu sunt eligibile daca Beneficiarul primeste in alta conjunctura un grant operational (ce acopera cheltuieli de functionare) de la Comisia Europeana.

Contributia in natura

Orice contributie in natura facuta de catre Beneficiar sau de Partenerii acestuia si care trebuie prezentata separat in Anexa B, nu reprezinta o cheltuiala efectiva si nu este un cost eligibil. Aceste contributii nu pot fi tratate ca si cofinantare adusa de Beneficiar.

Totusi Beneficiarul trebuie sa aduca in proiect acesta contributie asa cum a fost ea prezentata in cererea de finantare daca finantarea este acordata.

2.2. Cum se solicita finantarea si procedurile de urmat

Solicitarile trebuie inaintate in formatul de formular de cerere de finantare nerambursabila, anexat la prezentul Ghid (Anexa A). De asemenea, formularul este disponibil pe Internet la pagina: http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_en.htm.

Solicitantii trebuie sa respecte cu strictete formularul de cerere si ordinea paginilor.

Solicitantii trebuie sa depuna cererea de finantare completate in limba romana.

Va rugam sa completati formularul de cerere de finantare nerambursabila cu grija si cat mai clar posibil pentru a usura evaluarea sa. Fiti precisi si furnizati suficiente detalii pentru a asigura claritatea, privind in special modul in care va fi atins scopul proiectului, avantajele ce vor rezulta din implementarea proiectului si modul in care proiectul propus este relevant pentru obiectivele programului.

Solicitarile scrise de mana nu vor fi acceptate.

Documentele care insotesc cererea de finantare nerambursabila

Cererea de finantare trebuie insotita de urmatoarele documente suport:

1.     Documentele de infiintare ale organizatiei participante si, unde este cazul, a fiecarui partener al acesteia.

2.     cel mai recent bilant al solicitantului (contul de profit si cheltuieli si bilantul pentru anul financiar anterior)

Documentele solicitate trebuie sa fie prezentate in original sau copii certificate "conform cu originalul" de catre un organism autorizat independent. Daca unele documente sunt in alta limba decat in limba romana, trebuie sa fie atasata o traducere autorizata in limba romana a acestora, care va fi luata in considerare la evaluarea propunerii.

Cererile de finantare nerambursabila (in original, 2 copii si varianta electronica a aplicatiei) trebuie trimise, intr-un plic sigilat prin posta recomandata, curier sau depuse personal (un document care certifica primirea - semnat si datat va fi inmanat celui care depune plicul), la adresa de mai jos:

Adresa postala

Ministerul Administratiei si Internelor (pentru UCRAP), str. Mircea Voda, nr. 6-8, sector 3, Bucuresti

Adresa pentru livrare personala

Ministerul Administratiei si Internelor (pentru UCRAP), str. Mircea Voda, nr. 6-8, sector 3, Bucuresti

Adresa pentru livrare prin curier

Ministerul Administratiei si Internelor (pentru UCRAP), str. Mircea Voda, nr. 6-8, sector 3, Bucuresti

Cererile de finantare nerambursabila trimise prin orice alte mijloace (ex: fax sau e-mail) sau trimise la alte adrese vor fi respinse.

Cererile de finantare nerambursabila (cererea de finantare, bugetul, matricea cadru logic si documentele ce insotesc cererea de finantare) trebuie sa fie depuse intr-un original si 2 copii. Cererea de finantare, bugetul si matricea logica trebuie depuse si in format electronic la adresa

ucrap@mai.gov.ro

Plicul exterior trebuie sa indice urmatoarele: numar de intrare al cererii, numele complet si adresa solicitantului, titlul proiectului si mentiunea: "A nu se deschide inatnte de ...".

Solicitantii trebuie sa verifice daca dosarul de cerere de finantare nerambursabila este complet, pe baza listei de verificare din formularul standard de cerere de finantare nerambursabila.

Termenul limita pentru inaintarea solicitarilor de finantare nerambursabila este: 8 septembrie 2004, ora 16:00.

Orice solicitare primita dupa termenul limita va fi respinsa in mod automat, chiar daca stampila postei indica o data anterioara datei limita, sau daca intarzierea este datorata serviciului de curierat.

Orice solicitare primita dupa primul termen limita, va fi automat inclusa in lotul urmator de cereri de finantare.

Orice solicitare primita dupa ultimul termen limita va fi automat descalificata chiar daca data postei indica odata ce precede termenul limita sau daca intarzierea este datorata serviciilor de curierat.

Intrebarile pot fi trimise prin e-mail sau fax nu mai tarziu de 21 de zile inainte de termenul limita de primire a silicitarilor la adresele de mai jos, iar aceste intrebari trebuie sa indice clar numarul respectivei cereri de finantare:

Adresa de E-mail: ucrap@mai.gov.ro

Fax: 021 260 00 78.

Raspunsurile la intrebari se vor acorda nu mai tarziu de 11 zile inainte de termenul limita de receptie a cererilor de finantare.

Intrebarile care pot fi relevante si pentru alti solicitanti, impreuna cu raspunsurile, vor fi publicate pe pagina internet www.modernizare.ro

In urma sesiunii de deschidere a propunerilor de proiect, autoritatea de implementare va trimite o confirmare de primire tuturor solicitantilor, mentionand daca propunerea de proiect a fost sau nu primita inaintea incheierii termenului limita si informandu-i asupra numarului de referinta al cererii de finantare nerambursabila care le-a fost alocat.

2.3           Evaluarea si selectarea cererilor de finantare nerambursabila

Cererile de finantare nerambursabila vor fi examinate si evaluate de catre autoritatea de implementare cu asistenta posibila din partea unor experti externi. Toate proiectele solicitantilor vor fi evaluate conform urmatoarelor criterii:

(1)        Conformitate administrativa

Se verifica daca cererea este completa, in conformitate cu lista de verificare.

(2)        Eligibilitatea solicitantilor, partenerilor si proiectelor

Se verifica eligibilitatea solicitantului, partenerilor (si asociatilor - unde este cazul) si a proiectului, conform criteriilor prezentate in sectiunile 2.1.1, 2.1.2 si 2.1.3.

(3)        Evaluarea calitatii propunerilor si evaluarea financiara

Evaluarea calitatii propunerilor, inclusiv a bugetului propus, va fi efectuata in conformitate cu criteriile de evaluare continute in Grila de Evaluare reprodusa in pagina urmatoare.

Sunt doua tipuri de criterii de evaluare: de selectie si de acordare a finantarii.

Criteriile de acordare a finantarii nerambursabile permit evaluarea calitatii propunerilor din punctul de vedere a obiectivelor si prioritatilor stabilite si acordarea finantarii nerambursabile proiectelor care maximizeaza eficacitatea generala a licitatiei deschise. Acestea acopera aspecte privind relevanta proiectului, masura in care se adreseaza obiectivelor licitatiei deschise, calitatea, impactul asteptat, durabilitatea si raportul cost eficacitate.

Va rugam luati nota de urmatoarele informatii importante:

Punctajul

Criteriile de evaluare sunt impartite in sectiuni si subsectiuni. Fiecarei subsectiuni i se va acorda un punctaj intre 1 si 5 in concordanta cu urmatoarele recomandari: 1 = foarte slab; 2 = slab; 3 = acceptabil; 4 = bun; 5 = foarte bun. Se va acorda prioritate propunerilor care au obtinut cele mai mari punctaje.

Nota privind Sectiunea 1. Capacitate financiara si operationala

Daca este obtinut un scor total mai mic decat "adecvat" (12 puncte) pentru sectiunea 1, propunerea nu va mai fi evaluata in continuare.

Nota privind sectiunea 2. Relevanta

Daca este obtinut un scor total mai mic decat "bun" (20 puncte) pentru sectiunea 2, propunerea nu va mai fi evaluata in continuare.

Grila de evaluare

2.4        Informatii privind decizia Autoritatii Contractante de a acorda finantari nerambursabile

Solicitantii vor fi informati in scris despre decizia autoritatii contractante in legatura cu cererea lor. Decizia de a respinge o cerere de finantare nerambursabila sau de neacordare a finantarii nerambursabile va avea la baza unul din urmatoarele motive:

cererea a fost primita dupa data de inchidere a licitatiei;

dosarul de cerere este incomplet sau nu este conform conditiilor administrative prestabilite;

solicitantul sau unul sau mai multi parteneri nu sunt eligibili;

proiectul nu este eligibil (ex. activitatea propusa nu este acoperita de program, propunerea depaseste durata maxima permisa, finantarea solicitata este mai mare decat suma maxima permisa, etc);

capacitatea financiara si operationala a institutiei nu permite implementarea corespunzatoare a proiectului;

propunerea este considerata inferioara din punct de vedere tehnic si financiar, in raport cu criteriile de selectie, fata de propunerile celorlalti aplicanti.

Decizia Autoritatii Contractante de a respinge o cerere sau de a nu acorda o finantare nerambursabila este finala.

Data la care autoritatea contractanta va face cunoscuta decizia sa referitoare la definitivarea procedurilor de acordare a finantarilor este 8 octombrie 2004 - aceasta data este doar orientativa.

2.5        Conditii aplicabile pentru implementarea proiectului, ulterior deciziei Autoritatii Contractante de a acorda finantarea nerambursabila

Dupa decizia de acordare a finantarii nerambursabile, Beneficiarului i se va propune un contract, in conformitate cu contractul standard al autoritatii contractante, anexat la acest Ghid (AnexaE).

Data planificata pentru inceperea implementarii proiectului, dupa semnarea contractului de catre parti, este 1 decembrie 2004 - aceasta data este orientativa.

Acest contract va stipula, in special, urmatoarele drepturi si obligatii:

Suma finala a finantarii nerambursabile

In contract va fi stipulata suma maxima a finantarii nerambursabile. Asa cum se mentioneaza in sectiunea 2.1.4, aceasta suma se bazeaza pe bugetul care reprezinta numai o estimare. Prin urmare, aceasta suma devine finala numai dupa terminarea proiectului si prezentarea rapoartelor tehnice si financiare finale (vezi articolele 17.1 si 17.2 din Conditii Generale).

Esecul in realizarea obiectivelor

Daca Beneficiarul nu reuseste sa puna in aplicare proiectul in conditiile asumate si stipulate in contract, autoritatea contractanta isi rezerva dreptul de a intrerupe platile si/sau de a rezilia contractul. (vezi articolul 11 din Conditii Generale). Contributia autoritatii contractante poate fi redusa si/sau autoritatea contractanta poate cere inapoierea, in totalitate sau partial a sumelor deja platite daca beneficiarul nu respecta termenii contractuali (vezi articolul 11.4 si 17.4 din Conditii Generale).

Amendamente la contract si modificari in cadrul bugetului

Orice modificare a contractului trebuie stabilita in scris intr-un adedum la contractul original. (articolul 9.1 din Conditii Generale). Totusi, pentru unele modificari (ex. adresele, numarul conturilor bancare, etc.)  este suficienta o notificare in scris catre autoritatea contractanta (vezi articolul 9.2 din Conditii Generale)

Modificari in cadrul bugetului

Elementele de buget pot varia fata de cifrele initiale, daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:

(1)   nu afecteaza scopul de baza al proiectului si

(2)   impactul financiar se limiteaza la un transfer in cadrul unui singur capitol de buget sau la un transfer intre capitole de buget care implica o modificare mai mica de 15% a sumei initiale a fiecarui capitolul bugetar relevant.

In aceste conditii, beneficiarul poate sa faca modificari sí sa informeze autoritatea contractanta.

Aceasta metoda nu poate fi folosita pentru a modifica capitolul de buget pentru costuri indirecte.

In toate celelalte cazuri trebuie inaintata in prealabil, in scris, o cerere catre autoritatea contractanta si este necesar un adendum la contract

Rapoarte

Rapoartele trebuie intocmite in limba prevazuta in contract. Trebuie sa se depuna rapoarte tehnice si financiare impreuna cu cererile de plata (cu exceptia cererii de plata a avansului). Rapoartele depuse pentru plati intermediare vor trebui insotite de un plan de actiune si un buget pentru urmatoarea perioada de punere in aplicare a proiectului.

Informatii suplimentare

In conformitate cu articolul 2.1. din Conditii Generale, autoritatea contractanta poate cere informatii suplimentare.

Plati

Beneficiarul va primi o plata in avans. Daca durata totala a proiectului nu depaseste 12 luni sau daca valoarea grantului nu trece de 100.000 Euro, avansul va reprezenta 80% din valoarea finantarii nerambursabile.

Daca durata totala a proiectului este mai mare de 12 luni si daca finantarea este mai mare de 100.000 Euro, prima plata de avans va fi de 80% din bugetul prevazut pentru primele 12 luni ale proiectului (vezi articolul 15.1 din Conditii Generale) In acest caz, urmatoarele plati de avans pot fi facute dupa depunerea de catre beneficiar , si aprobarea de catre autoritatea contractanta, a unui raport interimar, a unui plan de actiune si a unui buget pentru perioada urmatoare (vezi articolul 15.1 din Conditii Generale).

Plata finala va fi facuta dupa depunerea de catre beneficar si aprobarea de catre autoritatea contractanta a raportului final (vezi articolul 15.1 din Conditii Generale).

Platile vor fi facute intr-un cont bancar special al Proiectului care sa identifice fondurile platite de catre autoritatea contractanta.

Inregistrari si conturi ale proiectului

Beneficiarul trebuie sa tina inregistrari exacte si periodice, precum si inregistrari contabile transparente ale implementarii proiectului (vezi articolul 16.1 din Conditii Generale). Beneficiarul trebuie sa pastreze inregistrarile contabile timp de sapte ani dupa data platii finale la incheierea proiectului.

Audit

Un audit extern al contabilitatii proiectului, facut de catre un auditor extern care este membru al unui organism recunoscut international pentru activitati de audit statutar, trebuie atasat la:

• orice cerere de plata a unui avans daca suma totala a avansurilor precedente si noul avand trece de 750.000Euro;
• orice cerere de plata a diferentei in cazul granturilor mai mari de 100.000 Euro;
• orice cerere de plata de peste 75.000 Euro pentru anul financiar, in cazul uni grant operational;

Intr-un certificat de audit completat in conformitate cu cel din Anexa VI la contract, auditorul va certifica ca documentele depuse (contul de venituri si cheltuieli) sunt corecte, justificate de documentatie adecvata si va identifica cheltuielile eligibile aparute in concordanta cu Contractul.

Contractul prevede posibilitatea verificarii documentelor si a locurilor de implementare a proiectului de catre servicii ale Comisiei, de Biroul European Anti-Frauda si de catre Curtea Europeana a Auditorilor (vezi articolul 6 din Conditii Generale).

Publicitate

Trebuie asigurata o vizibilitate adecvata finantarii nerambursabile din fonduri de la Comisia Europeana, de exemplu, in rapoartele si publicatiile produse ca rezultat al proiectului sau in evenimentele publice asociate proiectului etc (vezi articolul 6 din Conditii Generale).

Implementarea contractelor

In situatiile in care proiectul impune beneficiarului sa incheie contracte de achizitii, acesta trebuie sa selecteze ofertantul care asigura cea mai buna valoare pentru suma alocata, cu alte cuvinte, cel mai bun raport pret calitate, in conformitate cu principiile transparentei si tratamentului egal al potentialilor contractori, avand grija sa se evite orice conflict de interese. In acest sens Beneficiarul trebuie sa urmeze procedurile stabilite in Anexa Iv la contract.

3.      LISTa anexelor

Anexe standard care trebuie completate de catre aplicant

Anexa A: Cerere de finantare format standard (format Word) - spre completare

Anexa B: Buget (format Excel) : SPRE COMPLETARE

Anexa C: Matricea cadrul logic (format Excel

ANEXA D: DIURNE (ALOCATIA ZILNICA DE SUBZISTENTA) -spre informare

ANEXA E: CONTRACT STANDARD (format word) - spre informare