|
|
|
PREZENTARILE SI SALUTUL IN LUMEA AFACERILOR
1. Prezentarile
Prin prezentare se stabileste o legatura intre doua persoane, care, din acel moment nu mai sunt straine una pentru cealalta. Din acel moment, eticheta le permite persoanelor respective sa-si vorbeasca sau sa-si adreseze un salut la plecare. Este insa nepermis, sa profitam de noua relatie in scopuri personale sau sa devenim familiari imediat. [1]
A face prezentarile constituie una din cele mai importante obligatii ale oamenilor din lumea afacerilor si nu numai. Prezentarile trebuie facute chiar daca se intampla sa uitam numele sau procedura corecta. Daca gestul prezentarii nu este facut la momentul oportun, oamenii din preajma noastra vor incepe sa se simta ca si cum ar fi invizibili.
Protocolul prezentarii in lumea afacerilor este diferit de cel al prezentarii in societate. Eticheta de afaceri este diferita deoarece tine seama cu precadere de functia pe care o detine persoana respectiva. In mediile de afaceri sexul si varsta nu au nici o importanta, singurele repere care conteaza fiind functia si autoritatea cu care sunt investiti indivizii.[2]
Cand prezentam pe cineva unei persoane, ultimul nume mentionat va fi al celui prezentat.Persoana care face prezentarile are de rostit doua nume: prima oara il va rosti pe cel al "superiorului" (doamna, domn in varsta, personalitate), apoi pe cel al "inferiorului" (tanar, subaltern, tanara). Altfel spus, regula este ca persoanele care detin o functie inferioara sa fie prezentate celor cu o functie superioara. In concluzie, regulile dupa care se fac prezentarile sunt urmatoarele:
o persoana tanara este prezentata celei varstnice
o persoana neoficiala este prezentata unei persoane oficiale
o un director tanar este prezentat unui superior
o un membru al companiei unde lucram este prezentat unui membru al altei companii
o un angajat al firmei este prezentat unui client sau unui cumparator. Cand prezentam o persoana, trebuie sa dam si informatii suplimentare despre aceasta. Exemplu: " Domnule Marinescu, as vrea sa va prezint pe sotul meu, George. Dumnealui este domnul Marinescu, presedintele companiei noastre."
o persoanele singure sunt prezentate cuplurilor. De exemplu:
" Domnule si doamna Georgescu, as vrea sa va prezint o persoana din conducerea firmei Oriflame, Catalin David. Catalin, dumnealor sunt domnul si doamna Radu Georgescu, parintii sotului meu."
o o persoana singura este prezentata unui grup
In situatia in care o persoana vine in grupul nostru si noi suntem singurii care il cunoastem pe noul venit este politicos sa-l prezentam si celorlalti. Conversatia din grup trebuie intrerupta, pentru a-i ura bun venit respectivei persoane. De exemplu: " Diana, imi pare bine sa te revad! As vrea sa-ti prezint colegii mei de la firma Gameloft-Andreea Antonie si Ciprian Dinu si pe Dana Alexe si Cornel Plesa care lucreaza la firma Soft Twin. Este foarte bine sa dam grupului cateva informatii despre persoana cu care le facem cunostinta, pentru a ajuta la continuarea discutiei deja incepute.
O exceptie importanta de la "regula prioritatii"este aceea ca nimeni, nici macar directorul general al companiei la care lucram nu este mai important decat clientii firmei.[3] Clientii sunt intotdeauna mai importanti decat orice persoana din firma si aceeasi regula se aplica si in cazul oficialitatilor alese prin vot. De exemplu, "Domnule Cristea, permiteti-mi sa vi-l prezint pe domnul Tudorescu, directorul nostru general. Domnul Cristea este clientul nostru din Iasi." Sau: "Domnule deputat Pana, permiteti-mi sa vi-l prezint pe domnul Tudorescu, directorul nostru general."
Privirea este si ea importanta in ritualul prezentarii: prima persoana la care ne uitam si careia ne adresam trebuie sa fie cea care detine functia mai importanta, dupa care urmeaza persoana cu functia mai putin importanta. Atunci cand facem prezentarile, nu folosim apelativul de politete pentru o persoana si numele de botez pentru cealalta, adica nu vom spune: "Domnule Marinescu, permiteti-mi sa vi-l prezint pe Ionel."
Daca se intampla ca prezentarile sa fi fost facute in graba, de catre persoane neatente si nu am inteles sau nu am retinut numele persoanei ce tocmai ne-a fost prezentata, va trebui sa cerem sa ni se repete; " Va rog sa ma scuzati, nu am retinut numele dumneavoastra." Este preferabil sa procedam astfel decat sa-i stalcim numele, punandu-ne intr-o situatie penibila, atat noi cat si interlocutorul. Daca preferam o cale mai discreta, asteptam ca persoana care a facut prezentarile sa ramana singura, si o vom ruga sa ne mai spuna o data numele pe care nu l-am retinut.
Prezentarile la intrunirile de afaceri
Amfitrionul sau amfitrioana unei intalniri de afaceri trebuie, pe cat posibil, sa-si intampine si sa-si salute invitatii la sosire. Daca acest lucru nu este cu putinta, atunci amfitrionul trebuie sa delege alti oaspeti sa se ocupe de cei nou sositi, pentru ca datoria organizatorului reuniunii este sa aiba grija ca toti invitatii sa se simta bineveniti. In acest caz, cel desemnat sa intampine oaspetii la sosire se va prezenta oaspetilor pe masura ce sosesc si apoi ii va conduce la amfitrion, iar dupa ce ii va prezenta pe cei nou sositi si celorlalti musafiri, ii va conduce la bufet sau la bar, pentru a-i da organizatorului reuniunii posibilitatea sa-si intampine si invitatii care isi vor face aparitia ulterior. La o intrunire de afaceri sau cu caracter social nu este necesar ca fiecare invitat sa fie prezentat tuturor celorlalti musafiri. Cea mai buna tactica este ca musafirul desemnat sa intampine invitatii sa prezinte persoana respectiva unui grup de oameni aflat mai la indemana, spunand mai intai numele celui nou venit si apoi numele fiecarui oaspete din grupul respectiv sau sa puna pe cineva din grup sa spuna numele invitatilor din grupul respectiv.
Folosirea titlurilor in prezentari
Din cauza faptului ca mare parte din cultura corporativa se bazeaza pe functie si statut, titulatura este extrem de importanta. Cand se fac prezentari intre oameni de aceeasi categorie( aceeasi varsta sau acelasi rang), nu trebuie mentionat titlul. Acesta este mentionat doar in cazul in care persoana prezentata este mai in varsta, un profesionist sau cineva cu rang oficial. De exemplu: " Daniel, mi-ar face placere sa ti-l prezint pe vicepresedintele companiei noastre, Cristian Alexe.Cristian, acesta este doctorul Daniel Stan."
Daca prezentam o persoana care are mai multe titluri, nu le vom insira pe toate; numele acesteia va fi insotit doar de acel titlu care o reprezinta cel mai bine, in functie de conjunctura: in public va fi prezentat cu functia cea mai importanta( de exemplu, cea de ministru), la spital si in intalnirile particulare va fi prezentat ca medic sau profesor universitar. Atunci cand prezentam o vaduva, este necesar sa-i mentionam ambele nume: si pe cel al sotului decedat si pe cel al sotului actual.
Se foloseste titlul oficial al unei persoane, cand ne adresam acesteia sau cand o prezentam altcuiva, chiar daca nu mai ocupa pozitia sociala pe care o avea cu putin timp in urma . De exemplu, un om care a fost primar, trebuie prezentat cu formula "fostul primar Dobre", sau doar "Primarul Dobre". Un om care a fost ambasador trebuie prezentat ca " ambasadorul Paleologu", o femeie care a iesit la pensie din armata si a fost colonel trebuie prezentata cu " colonel Apostolescu".
Cand ne aflam in prezenta altor persoane, in special a unora straine de compania la care lucram, ii vom arata respect sefului nostru adresandu-ne cu apelativul de politete "domnul" sau "doamna.""Doamna" este apelativul cuvenit unei femei din lumea afacerilor, indiferent cum isi spune persoana respectiva in viata particulara. Termenul "domnisoara" are conotatii sociale, maritale si sexuale care nu isi au locul in lumea afacerilor. Evident, daca o femeie ne spune direct ca doreste sa folosim in cazul ei apelativul "domnisoara", este bine sa ne conformam acestei cereri.
Nu ne vom adresa verbal nimanui folosind titulatura de serviciu, decat daca se intampla sa vorbim cu presedintele tarii, caz in care vom folosi apelativul "domnule presedinte". Modul cum ne comportam atunci cand facem cunostinta cu ceilalti, (vocea si limbajul trupului), arata celorlalti ce fel de persoana suntem. Pentru a produce o impresie buna, trebuie sa fie urmate niste reguli.
Cand o persoana face cunostinta:
o trebuie sa se ridice in picioare. Astfel ea manifesta interes fata de persoana care ii este prezentata si i se va raspunde imediat in acelasi fel
o face un pas inainte si zambeste, sau macar incearca sa aiba o mina placuta
o da mana cu persoana caruia ii este prezentata si o priveste direct in ochi pe aceasta
o repeta numele celeilalte persoane si spune una din formulele: " Imi face placere", " Sunt incantat sa va cunosc", " Imi pare bine". Aceste formule sunt absolut necesare atunci cand facem cunostinta.
Numai dupa acest ritual, cei care au fost prezentati pot incepe o conversatie. Prezentarea le-a dat dreptul sa aiba relatii mondene, ceea ce, dupa regulile stricte ale politetii, nu era posibil inainte.
2. Salutul
In lumea afacerilor, doua persoane se saluta dand mana, acest gest fiind singurul contact fizic acceptat in mediul profesional, atat pentru barbati cat si pentru femei. Acest gest este insotit obligatoriu de salutul verbal. Daca nu ne ridicam la inaltimea asteptarilor, vom scadea in ochii celorlalti, asa ca vom avea grija sa ne ridicam in picioare atunci cand suntem prezentati unei alte persoane. Altadata femeile ramaneau la locul lor pe scaun cand isi facea aparitia cate o persoana noua in peisaj, dar vremurile acelea au trecut. Totusi, la o reuniune cu foarte multi invitati, cei nou sositi sunt salutati numai de persoanele care se afla in apropierea lor. Daca ne este imposibil sa ne ridicam in picioare, de exemplu daca suntem blocati de partea cealalta a mesei, ne vom inclina macar usor sau ne vom ridica atat cat ne permite pozitia in care stam, ca sa nu dam impresia ca suntem distanti.
La serviciu, cand intra cineva in biroul nostru, ne vom ridica in picioare si vom iesi in intampinarea persoanei respective, asta daca nu este vorba de un coleg de serviciu (chiar si un director general care intra frecvent in biroul unui director de departament) sau de cineva care intra frecvent in biroul nostru pe parcursul zilei. In concluzie, daca este vorba de o persoana cu care avem de-a face deseori pe parcursul zilei, nu este nevoie sa ne ridicam in picioare cand intra in birou, dar, desigur, trebuie sa ne intrerupem activitatea si sa- i acordam toata atentia.
La intalnirile cu partenerii de afaceri, mai ales cu cei straini, trebuie evitata familiaritatea excesiva, deoarece nu toate culturile o tolereaza. Pe acestia nu ii putem imbratisa calduros si nici nu-i putem strange in brate, asa cum am proceda cu prietenii pe care nu i-am vazut de mult.
In general, pupaturile si imbratisarile sunt nelalocul lor in orice mediu de afaceri. De fapt, contactul fizic cu colegii de la locul de munca , fie ca sunt de acelasi sex sau nu, reprezinta chiar o impolitete, chiar daca noi avem sentimente de amicitie fata de persoana respectiva. Uneori, cand salutam o persoana o putem imbratisa calduros numai daca o cunoastem bine si stim ca aceasta permite acest gest.
Nu vom bate pe nimeni prieteneste pe spate si nu ne vom trece bratul pe dupa talia sau umarul cuiva, pentru ca aceste manifestari fac parte din categoria gesturilor de familiaritate care nu se fac la serviciu.
3. Strangerea mainii
Este un contact important, o apropiere fizica intre doua persoane, care poate crea fie o impresie favorabila fie una nefavorabila despre o persoana, iar in mediul de afaceri este singurul contact fizic cu adevarat potrivit atat pentru femei cat si pentru barbati.
O strangere de mana corecta presupune urmatoarele lucruri:
Situatiile in care trebuie sa se dea mana cu cineva sunt:
Cand facem cunostinta cu cineva
Cand cineva din afara, aflat in vizita, intra in biroul nostru
Cand intalnim pe cineva cunoscut in afara biroului
Cand ne salutam invitatii
Cand salutam amfitrionul sau amfitrioana
Cand intram intr-o incapere, suntem salutati de cunoscuti si ni se face cunostinta cu persoanele prezente care nu fac parte din institutie
Cand parasim o adunare frecventata de oameni din afara
Cand ne luam la revedere de la cineva
