|
|
|
ACTIVITATEA PREMERGATOARE SEDINTEI DE JUDECATA SI DE REZOLVARE A LUCRARILOR CU CARACTER ADMINISTRATIV
Aceasta activitate este reglementata la art. 96-100 din Regulamentul de ordine interioara a instantelor judecatoresti aprobat prin Hotararea nr. 159/24 septembrie 2004 a Consiliului Superior al Magistraturii (in continuare REGULAMENT).
Potrivit art. 96:
„ (1) Actele de sesizare a instantei, depuse personal sau prin reprezentant, sosite prin posta, curier ori fax, se depun la registratura, unde in aceeasi zi primesc data certa, dupa care se predau presedintelui instantei spre rezolvare, avand atasate si plicurile sau, dupa caz, dovada modului in care au fost transmise.
(2) Dupa rezolutia presedintelui, actele de sesizare primesc numar din registrul general de dosare si se inscriu, dupa caz, in registrele prevazute la art. 86 din prezentul regulament.
(3) Celelalte cereri si acte de orice natura, inclusiv corespondenta cu caracter administrativ, sosite prin posta, curier, fax, e-mail sau prin orice alt mijloc de comunicare, se inregistreaza in registrul general de dosare, registrul de intrare-iesire a corespondentei administrative sau registrul de evidenta a petitiilor, dupa caz, apoi se prezinta presedintelui impreuna cu dovezile de expediere.
(4) Dovezile de comunicare a procedurilor se primesc la registratura instantei sub semnatura, dupa care se predau arhivarului, care le ataseaza la dosar, facand mentiune despre aceasta pe conceptul de citare.
(5) Actele si cererile de orice natura prezentate de justitiabili sau de reprezentantii lor, inclusiv avocati, presedintelui instantei sau judecatorului de serviciu primesc data certa la prezentarea lor, prin aplicarea stampilei de intrare a instantei respective, iar dupa rezolvare se predau arhivarului-registrator, care le inregistreaza potrivit prevederilor de la alin. (1) sau (3), dupa caz.
(6) Partea sau reprezentantul acesteia, care prezinta personal la instanta actul de sesizare, poate primi, sub semnatura depusa pe act, termen de judecata in cunostinta, afara de cazul cand legea dispune altfel.
(7) Documentele si inscrisurile care nu pot fi atasate la dosar, precum si obiectele ce servesc ca mijloc de proba vor fi predate direct grefierului sef de sectie, respectiv grefierului-sef, cu respectarea dispozitiilor prezentului regulament privind gestiunea corpurilor delicte.
(8) Inregistrarea, evidenta si pastrarea documentelor ce nu sunt destinate publicitatii se vor face in conditiile prevazute de lege.
(9) Plicurile continand corespondenta cu caracter confidential se inregistreaza in registrul de intrare al corespondentei numai cu aceasta mentiune, fara a fi desfacute, dupa care se predau destinatarului”.
In practica, actele de sesizare a instantei (cereri de chemare in judecata, plangeri contraventionale, plangeri penale directe, rechizitori, etc. se depun de catre parti sau mandatarii acestora, curierii parchetelor, consilierii juridici ai institutiilor care au calitatea de a aplica sanctiuni contraventionale, etc)., in timpul programului cu publicul la judecatorul de serviciu; delegatii parchetelor pot depune corespondenta in tot timpul programului de lucru al registratorilor care potrivit art. 91 alin. 1 din regulament este intre orele 8,00 si 16,00 (in zilele lucratoare).
Partile ori reprezentantii acestora pot primi termen in cunostinta, ceea ce presupune ca sunt legitimati de judecatorul de serviciu, li se noteaza datele de identitate pe rezolutia de primire a cererii (iar in cazul plangerilor prealabile direct pe cerere); dupa ce li se aduce la cunostinta termenul de judecata acordat, acestia semneaza pe rezolutie/plangere prealabila si fac mentiunea ca au luat termen in cunostinta.
Consecinta cea mai importanta a acordarii termenului in cunostinta este aceea ca partile care au primit in acest fel termenul nu vor mai fi citate pentru termenele ulterioare decat in situatiile expres prevazute de art. 153 C.pr.civ.
Dupa primirea actului de sesizare a instantei de catre presedinte, vicepresedinte, presedinte de sectie sau judecator de serviciu, acesta primeste un numar din registrul general de dosare; sub acest numar de dosar se vor inregistra toate cererile depuse ulterior (cu referire la acest dosar), precum si toata corespondenta in legatura cu cauza respectiva.
In acelasi timp, cererea trebuie sa fie inregistrata in opisul alfabetic (unde se trec numele si prenumele partilor din dosar si numarul dosarului, registrul informativ (in care se mentioneaza numarul de dosar, numele partilor, obiectul cauzei si primul termen de judecata acordat), precum si registrul de termene al arhivei (la data si completul la care a fost repartizata cauza in mod aleatoriu).
Regulamentul prevede la art. 90 alin. 5 ca judecatorii de serviciu primesc si verifica actele de sesizare a instantei si iau masurile necesare in scopul pregatirii judecatii. Aceste dispozitii trebuie coroborate cu art. 96 alin. 3, in sensul ca toate celelalte cereri si acte de orice natura, inclusiv corespondenta cu caracter administrativ (care nu presupun formarea unui dosar nou), vor fi inregistrate, dupa caz, in registrul general de dosare (daca se refera la un dosar aflat pe rolul instantei careia ii sunt adresate), in registrul de intrare-iesire a corespondentei administrative (daca cererea nu vizeaza un dosar al instantei) sau in registrul de evidenta a petitiilor.
Dupa desfacerea corespondentei si verificarea continutului acesteia, registratorii vor prezenta judecatorului de serviciu numai actele de sesizare a instantei (cererile care implica formarea unui dosar nou), iar toate celelalte cereri, dupa inregistrare si acordarea datei certe (prin aplicarea stampilei continand denumirea instantei, ziua, luna si anul primirii cererii si semnatura registratorului) vor fi predate la diferitele compartimente ale instantei, cu conservarea dovezii predarii inscrisurilor.
Documentele si inscrisurile care nu pot fi atasate la dosar (inscrisuri depuse in original de catre parti, recipisa de plata a cautiunilor, bilete la ordin cambii, etc,), precum si obiectele care servesc ca mijloc de proba (asa numitele corpuri delicte) vor fi predate de registratorul sau grefierul care are ca atributii formarea si inregistrarea dosarelor grefierului sef al judecatoriei, grefierului -sef de sectie ori primului- grefier, dupa caz,cu proces verbal din care sa rezulte numarul dosarului/anul inregistrarii, inscrisul sau obiectul care se depune, elemente si caracteristici de identificare, calitatea sau valoarea acestora In situatia inscrisurilor care se depun la casa de valori, o copie a acestora se ataseaza la dosar impreuna cu un exemplar al procesului verbal, din care rezulta ca originalul a fost depus la casa de valori.
Si in situatia predarii corpurilor delicte, se lasa la dosar un exemplar al procesului verbal de predare catre grefierul-sef sau prim-grefier, dupa caz.
In ceea ce priveste inregistrarea, evidenta si pastrarea documentelor care nu sunt destinate publicitatii, art. 86, prevede la pct. 20, alin. 2, doua registre de evidenta care nu sunt destinate publicitatii. Este vorba despre registrul de evidenta a sesizarilor privind efectuarea perchezitiilor autorizate de judecator in cursul urmaririi penale si respectiv registrul de evidenta a sesizarilor privind confirmarea si autorizarea interceptarilor si inregistrarilor pe banda magnetica sau pe orice alt tip de suport; acestea se gasesc in pastrarea grefierului-sef al judecatoriei (art. 56 lit. i din Regulament), primilor-grefieri ai tribunalelor,in ceea ce priveste confirmarea si autorizarea interceptarilor si inregistrarea convorbirilor telefonice – art. 53 alin. 3), grefierilor sefi de sectie (in ceea ce priveste evidenta sesizarilor privind efectuarea perchezitiilor – art. 55, lit. m), primilor-grefieri ai curtilor de apel, in ceea ce priveste confirmarea si autorizarea interceptarii si inregistrarii convorbirilor telefonice – art. 53 alin.2).
ART. 97
„(1) Inregistrarea statistica a cererilor, formarea dosarelor, intocmirea conceptelor de citare, emiterea procedurilor de chemare in fata instantei si comunicarea copiilor de pe actele de sesizare a instantei se fac imediat dupa fixarea termenului de judecata, pentru cauzele de natura urgenta, sau cel mai tarziu a doua zi lucratoare, in celelalte cauze. Persoana care intocmeste procedurile va face mentiune, pe conceptul de citare, despre data predarii acestora la serviciul expeditii.
(2) Expedierea corespondentei se va realiza prin posta, agent sau curier, prin fax sau e-mail ori prin orice alt mijloc de comunicare a carui supraveghere poate fi exercitata astfel incat sa fie asigurat caracterul oficial al acesteia”.
Dupa inregistrarea cererii in registrele prevazut la art. 86 coroborat cu art. 96 alin. 2 din regulament, se face inregistrarea statistica si se formeaza dosarul in sensul ca inscrisurile sunt indosariate si cusute.
ART. 98
„(1) In vederea repartizarii pe complete si stabilirii primului termen de judecata, dosarele nou formate vor fi transmise persoanei desemnate cu repartizarea aleatorie a cauzelor.
(2) Repartizarea cauzelor se va efectua tinandu-se seama de criteriul aleatoriu, alfabetic, astfel cum a fost implementat prin Ordinul ministrului justitiei nr. 1284/C/2004, sau in sistem informatizat.
(3) Dosarele repartizate pe complete in mod aleatoriu vor fi preluate de presedintele sau de unul dintre judecatorii completului de judecata, care va lua masurile necesare in scopul pregatirii judecatii, astfel incat sa se asigure solutionarea cu celeritate a cauzelor inregistrate.
(4) In cazul existentei unui sistem computerizat automat de gestiune a activitatii de inregistrare a actelor de sesizare, presedintele instantei va veghea ca utilizarea acestuia sa se realizeze conform instructiunilor.
(5) La sfarsitul fiecarei zile va fi listata situatia repartizarii cauzelor inregistrate in ziua respectiva, tinandu-se o evidenta separata a acesteia”.
Repartizarea aleatorie a dosarelor se poate face in sistem informatizat sau alfabetic.
In ceea ce priveste sistemul informatizat de repartizare aleatorie a cauzelor, acesta presupune alocarea termenului de judecata si a completului prin intermediul unei aplicatii informatice, judecatorul de serviciu sau grefierul de serviciu, dupa caz,introduc in aplicatia informatizata datele referitoare la obiectul si natrua cauzei, parti si numarul de dosar, dupa care se procedeaza la alocarea completului si a primului termen de judecata.
Regulamentul prevede obligativitatea listarii la sfarsitul fiecarei zile a situatiei repartizarii cauzelor; in paralel se tine si evidenta scriptica, respectiv registrul general de dosare si celelalte registre prevazute de regulament.
Repartizarea aleatorie pe criteriu alfabetic, presupune alocarea unor litere fiecarui complet de judecata, iar repartizarea o face direct judecatorul de serviciu, care verifica: - in materie civila comerciala si de contencios administrativ, in litigiile de munca, in plangerile penale prealabile si in cauzele privind plangerile intemeiate pe dispozitiile art. 278/1 C.pr.civ., prima litera a numelui partii care sesizeaza instanta.
- in cauzele penale in care sesizarea instantei se face prin rechizitoriu, cauza se repartizeaza in functie de prima litera a numelui inculpatului.
- daca sesizarea instantei este facuta de mai multe parti sau cand exista mai multi inculpati, cauza se repartizeaza dupa numele partii care a sesizat instanta sau a inculpatului, alegandu-se numele a carui litera este cea mai apropiata de litera A.
Art.7 din Regulamentul privind repartizarea aleatorie a dosarelor dupa criteriul alfabetic, aprobat prin Ordinul nr. 1284/C/12 mai 2004 al Ministrului Justitiei reglementeaza modul de repartizare aleatorie a cauzelor si in cazul apelului, recursului, a tuturor celorlalte cerereri, inclusiv cai extraordinare de atac, iar in ceea ce priveste cererile formulate de persoanele juridice, acestea se repartizeaza in functie de prima litera a numelui strazii, unde persoana juridica isi are sediul, in lipsa acestui element, cauza se repartizeaza in functie de prima litera a denumirii localitatii, unde persoana juridica isi are sediul.
ART. 99
„(1) Pe coperta dosarului se va mentiona denumirea instantei, sectia, completul de judecata, numarul dosarului, numele partilor, obiectul pricinii, starea de arest, termenele de judecata, numarul si data hotararii, initialele judecatorului insarcinat cu redactarea hotararii, indicele statistic si pozitia din registrul de executari.
(2) Inainte de a fi puse la dispozitia justitiabililor sau predate pentru sedinta de judecata, dosarele trebuie sa aiba toate filele cusute si numerotate.
(3) In cazul in care dosarul urmeaza a fi inaintat la instanta de apel sau recurs ori la alta autoritate sau se depune in conservare, se va proceda la snuruirea definitiva si aplicarea stampilei, iar pe fata inferioara a ultimei coperte arhivarul va certifica numarul filelor in cifre si, in paranteza, in litere.
(4) In ipoteza in care partile solicita eliberarea unor inscrisuri aflate in dosarele altor autoritati, atasate dosarului ce se conserva, se poate proceda la desigilarea acestora cu intocmirea unui proces-verbal despre operatiunea intreprinsa, realizandu-se in mod corespunzator o noua numerotare, lasandu-se la dosar o copie a actului respectiv.
(5) Pentru o manipulare mai buna a dosarelor se pot forma doua sau mai multe volume; in adresele de inaintare a dosarelor se indica si numarul volumelor.
(6) La instanta de apel si la instanta de recurs se formeaza un nou dosar, la care se ataseaza separat dosarul primei instante.
(7) In cazul casarii sau desfiintarii hotararii cu trimitere spre rejudecare, se va forma un dosar nou, la care se va atasa dosarul de baza”.
Pe coperta dosarului se va mentiona denumirea instantei, sectia, completul de judecata, numarul dosarului, numele partilor, obiectul pricinii, termenul de judecata si indicele statistic. Pe parcursul judecatii pe coperta, vor fi trecute urmatoarele termene de judecata, iar la momentul solutionarii cererii se vor trece si numarul si data hotararii, initialele judecatorului insarcinat cu redactarea hotararii si pozitia in registrul de executari (daca este cazul).
Inainte de a fi predate pentru sedinta de judecata, ori de a fi puse la dispozitia persoanelor interesate pentru consultare, dosarele trebuie sa aiba toate filele cusute si numerotate. Aceasta operatiune este de regula efectuata de aprozi, la formarea dosarului, de grefierii de sedinta, ori de arhivarul insarcinat cu atasarea actelor de procedura.
In situatia in care dosarul urmeaza sa fie inaintat la o alta instanta sau autoritate, ori se depune in conservare (dupa solutionarea definitiva si irevocabila a cauzei), grefierul arhivar, sau grefierul care are in fisa postului atributia de a inainta dosarele la instantele de control judiciar sau la alte autoritati, va proceda la snuruirea definitiva si aplicarea stampilei instantei pe fata inferioara a ultimei coperte, specificand numarul filelor in cifre, dar si in litere.
Eliberarea inscrisurilor aflate in dosarele altor autoritati, dar aflate in arhiva instantei sesizate cu cererea „de eliberarea a inscrisului” se face de catre aceasta din urma. Regulamentul permite desigilarea dosarelor altor instante sau autoritati, dar prevede necesitatea intocmirii unui proces verbal din care sa rezulte operatiunea savarsita, o copie a actului eliberat se lasa la dosar, se procedeaza la o noua numerotare a dosarului si evident la snuruirea lui.
In ceea ce priveste numarul de file pe care trebuie sa-l contina un dosar, regulamentul nu prevede decat ca pot fi formate mai multe volume, pentru a se asigura o manipulare mai usoara a dosarelor. Se va avea insa in vedere ca in adresele de inaintare a dosarelor sa se specifice intotdeauna si numarul volumelor.
Atat la instanta de apel, cat si la instanta de recurs, se procedeaza la formarea de noi dosare, la care se ataseaza dosarul in care a fost pronuntata hotararea atacata. Dupa solutionarea cailor de atac, cand dosarul se restituie pentru arhivare la prima instanta de fond, vor fi arhivate, atat dosarul de fond, cat si dosarul instantelor de control judiciar.
In cazul desfiintarii unei hotarari, sau casarii cu trimitere spre rejudecare, se va forma un nou dosar de catre instanta care a pronuntat hotararea desfiintata (exista si situatii in care constatandu-se ca prima hotarare a fost pronuntata cu incalcarea normelor imperative referitoare la competenta instantelor, caz in care instanta superioara casand ori desfiintand hotararea atacata, trimite cauza spre competenta solutionare unei alte instante). In registrul general de dosare, ca si in registrul informativ, se va face mentiune despre imprejurarea ca dosarul se rejudeca; la numarul initial se face mentiune despre noul numar de dosar format, iar la dosarul nou se face mentiune despre numarul initial.
ART. 100
„(1) Grefierul de sedinta preia dosarele de la arhiva, sub semnatura in registrul de termene, cu cel putin doua zile inaintea sedintei, afiseaza lista cauzelor cu o zi inaintea termenului de judecata sau cel mai tarziu cu o ora inainte de inceperea sedintei la instantele la care activitatea se desfasoara in 2 - 3 timpi; completeaza condica de sedinta potrivit celor aratate in art. 86 pct. 6; verifica daca au sosit la instanta si s-au atasat la dosare dovezile de inmanare ori de comunicare a citatiilor si a celorlalte acte de procedura, precum si relatiile si actele solicitate de presedinte sau de instanta de judecata; verifica legalitatea indeplinirii procedurilor de citare sau de comunicare atasate la dosar; informeaza presedintele completului de judecata despre deficientele constatate, pentru a se lua masurile necesare, dupa care preda dosarele completului de judecata.
(2) La instantele la care se utilizeaza sistemul computerizat lucrarile vor fi realizate prin selectia automata a datelor.
(3) Presedintele instantei asigura procurorului de sedinta, partilor, reprezentantilor partilor, avocatilor si celorlalte persoane prevazute de lege posibilitatea consultarii din timp a dosarelor.
(4) Cand una din parti se afla in stare de arest, presedintele instantei sau presedintele completului de judecata ia masuri ca aceasta sa isi poata exercita pe deplin, in tot cursul judecatii, dreptul de a examina actele dosarului si de a lua legatura cu aparatorul sau.
(5) La inscrierea dosarelor pe lista se da intaietate cauzelor in care sunt arestati si celor cu privire la care legea prevede ca judecata se face de urgenta, tinandu-se seama de orele fixate pentru prezentarea persoanelor chemate in proces”.
Inainte de inceperea sedintei de judecata, grefierul de sedinta preia dosarele de la arhiva, sub semnatura in registrul de termene, cu cel putin 2 zile inaintea sedintei de judecata, in vederea pregatirii acesteia (art. 100 Regulament de ordine interioara a instantelor).
Mai intai intocmeste lista cauzelor, dand intaietate celor in care sunt arestati, pricinilor declarate urgente si celor ramase in divergenta (art. 125 alin. 2 Cod proc.civ.), precum si pricinilor care s-au amanat din lipsa de timp (art. 157 Cod proc.civ.), tinandu-se seama de orele fixate pentru prezentarea persoanelor chemate in proces. In cadrul aceleasi categorii de pricini, criteriul ordinii il reprezinta vechimea.
Aceasta lista va trebui afisata in ziua judecatii, cu cel putin o ora inaintea de inceperea sedintei (art. 125 alin 1 Cod proc.civ.),).
Potrivit insa dispozitiilor art. 100 alin.1 din Regulament si grefierul de sedinta intocmeste si afiseaza lista cauzelor cu o zi inaintea termenului de judecata, sau cel mai tarziu o ora inainte de inceperea sedintei de judecata la instantele la care activitatea se desfasoara in 2-3 timpi..
De asemenea, grefierul va completa condica (registrul) de sedinta potrivit celor aratate in art. 86 pct.6 din Regulament, cu dosarele din sedinta respectiva separat, pe complete, cu aratarea numelor membrilor completului, in ordinea inscrisa in lista cauzelor.
Noul termen de judecata, in caz de amanare a judecati, hotararea pronuntata si numarul acesteia, precum si initialele judecatorului care o va redacta se vor completa in condica mentionata dupa terminarea sedintei de judecata ( a se vedea si art. 103 din Regulament).
Dupa completarea condicii de sedinta grefierul verifica:
daca au sosit la instanta si s-au atasat la dosare dovezile de inmanare ori de comunicare a citatiilor si a celorlalte acte de procedura precum si relatiile si actele solicitate de presedinte sau de instanta de judecata;
verifica legalitatea indeplinirii procedurilor de citare sau de comunicare atasate la dosar;
informeaza presedintele completului de judecata despre deficientele constatate, pentru a se lua masurile necesare;
face mentiunile necesare pentru a putea aduce la cunostinta instantei starea in care se afla pricina, atunci cand aceasta va fi luata in dezbatere.
Dupa ce isi indeplineste atributiile mai sus aratate grefierul preda toate dosarele completului de judecata.
Presedintele instantei trebuie sa asigure procurorului ce va participa la respectiva sedinta de judecata, partilor, reprezentantilor partilor, avocatilor si celorlalte persoane prevazute de lege, posibilitatea consultarii din timp a dosarelor.
