|
|
|
2. Cadrul normativ
Cadrul legislativ al auditului intern a fost completat cu cadrul normativ privind organizarea si desfasurarea activitatii de audit intern structurat pe activitatea de asigurare si pe activitatea de consiliere.
2.1. Cadrul normativ pentru activitatea de asigurare
Cadrul normativ pentru componenta de asigurare a managementului general cu privire la functionalitatea sistemului de control intern, din cadrul entitatilor publice, cuprinde:
OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea auditului public intern,[1] care reprezinta Manualul de audit intern.
Structurile de audit intern din sistemul public, pe baza Normelor metodologice generale, si-au elaborat propriile norme specifice pentru organizarea si functionarea activitatii de audit intern, conform prevederilor legale.
Normele metodologice generale sunt structurate pe cinci parti, si anume:
Partea I Aplicarea normelor generale de audit public intern;
Partea II-a Normele metodologice privind misiunea de audit public intern;
Partea III-a Ghidul procedural;
Partea IV-a Carta auditului intern (Anexa 4);
Partea V-a Glosar de termeni (Anexa 5).
Precizam ca Normele generale privind exercitarea auditului public intern pentru activitatea de asigurare sunt dezvoltate si comentate, pe parcursul derularii misiunilor de audit intern, in capitolul care contine studiul de caz, motiv pentru care acestea nu vor fi prezentate in anexa.
OMFP nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etica a auditorului intern,[2] care a abrogat OMFP nr. 880/2002 pentru aprobarea Codului privind conduita etica a auditorului intern (Anexa nr. 6);
OMFP nr. 423/2004 pentru modificarea si completarea Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit public intern[3], aprobate prin OMFP nr. 38/2003;
OMFP nr. 768/2003 pentru aprobarea delegarii unor atributii din competenta UCAAPI in competenta compartimentelor de audit intern ale DGFP judetene si a Municipiului Bucuresti[4] (Anexa nr. 7);
OMFP nr. 769/2003 pentru aprobarea procedurii de avizare a numirii/destituirii sefilor compartimentelor de audit intern din entitatile publice[5](Anexa nr. 8).
Precizam ca, in prezent, UCAAPI are preocupari pentru completarea cadrului normativ in vigoare, in baza recomandarilor realizata de evaluarea externa a Ernst & Young, efectuata la solicitarea Comisiei Europene, inainte de incheierea procesului de aderare a Romaniei la Uniunea Europeana, care se refera la:
Norme privind cooperarea pentru asigurarea functiei de audit intern in parteneriat/prin asociere a entitatilor publice mici;
Norme de atestare a auditorilor interni din sectorul public;
Norme pentru constituirea si implementarea comitetelor de audit.
2.2. Cadrul normativ pentru activitatea de consiliere
Activitatea de consiliere a auditului intern oferita managementului general al entitatii publice de catre compartimentul de audit intern sau realizata la solicitarea acestuia este a doua componenta a activitatii de audit intern.
Cadrul normativ pentru activitatea de consiliere a auditorilor interni il reprezinta OMFP nr. 1702/2005 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si exercitarea activitatii de consiliere[6], care cu proxima ocazie de imbunatatire a cadrului normativ vor fi incluse in Normele generale pentru exercitarea auditului intern.
2.2.1. Dispozitii generale
Consilierea reprezinta activitatea desfasurata de auditorii interni, menita sa aduca plusvaloare si sa imbunatateasca administrarea entitatii publice, gestiunea riscului si controlul intern, fara ca auditorul intern sasi asume responsabilitati manageriale.
Activitatile de consiliere se efectueaza potrivit programului anual, alaturi de activitatile de asigurare, precum si la cererea expresa a conducerii entitatii publice.
Prin prezentele norme se reglementeaza organizarea si exercitarea activitatii desfasurate de catre auditorii interni din cadrul entitatilor din domeniul public si acestea sunt elaborate in concordanta cu standardele de audit acceptate pe plan international si cu buna practica din Uniunea Europeana.
Activitatile de consiliere desfasurate de catre auditorii interni din cadrul compartimentelor de audit intern cuprind urmatoarele tipuri de consiliere:
Sefii compartimentelor de audit intern au obligatia ca in Carta auditului intern sa defineasca, pe baza prezentelor norme, modalitatile de organizare si de desfasurare a activitatii de consiliere alaturi de activitatile de asigurare.
2.2.2. Independenta, obiectivitatea si constiinta profesionala
Organizarea si desfasurarea misiunilor de consiliere, precum si forma acestora se propun de conducatorul compartimentului de audit intern si se aproba de conducerea entitatii publice numai in conditiile in care acestea nu genereaza conflicte de interese si nu sunt incompatibile cu indatoririle auditorilor interni.
Auditorii interni trebuie sa dea dovada de obiectivitate atunci cand prezinta conducerii entitatii publice constatarile, concluziile si propunerile de solutii formulate.
Conducerea entitatii publice ca fi informata fara intarziere asupra oricarei situatii care ar putea sa afecteze independenta sau obiectivitatea auditorilor interni, indiferent daca aceasta situatie este anterioara misiunii de consiliere sau daca survine in timpul desfasurarii acesteia.
In scopul evitarii prejudicierii independentei si obiectivitatii auditorilor interni atunci cand misiunile de asigurare sunt realizate in urma unei misiuni de consiliere, sefii compartimentelor de audit intern vor asigura desemnarea de auditori si supervizori diferiti pentru efectuarea misiunilor de asigurare si, respectiv, a misiunilor de consiliere.
Pentru realizarea misiunilor d consiliere formalizate, auditorii interni trebuie sa dea dovada de un inalt standard profesional, actionand in vederea:
a. respectarii dispozitiilor Cartei auditului intern si a celorlalte prevederi care guverneaza efectuarea misiunilor de consiliere;
b. realizarii misiunilor de consiliere la termenele prevazute si comunicarii rezultatelor acesteia catre conducerea entitatii publice;
c. stabilirii sferei activitatilor necesare atingerii obiectivelor misiunii de consiliere;
d. prezentarii in scris a cerintelor generale, a problemelor identificate si a rezultatelor misiunii de consiliere, precum si a elementelor rferitoare la modul de organizare si de desfasurare a acesteia;
e. comunicareasi raportarea rezultatelor misiunii de consiliere.
Asigurarea independentei si obiectivitatii auditorilor interni este o problema a managementului general pentru a se asigura de eficacitatea activitatii de audit intern, dar este si o problema a auditorilor interni, care trebuie sa lupte pentru propria independenta, ceea ce le va asigura obiectivitatea ceruta de Standardele de audit intern si buna practica recunoscuta in domeniu.
2.2.3. Norme privind desfasurarea misiunilor de consiliere
Sefii compartimentelor de audit intern raspund de organizarea si desfasurarea misiunilor de consiliere si de resursele necesare pentru efectuarea acestor misiuni, astfel incat activitatea auditorilor interni sa se deruleze in conformitate cu principiile si regulile prevazute in Codul privind conduita etica a auditorului intern.
Desfasurarea misiunilor de consiliere formalizate se realizeaza prin parcurgerea etapelor, procedurilor si elaborarea unor documente specifice, conform schemei din figura 4.2. Derularea misiunilor de consiliere, prezentata in continuare si anume:
pregatirea misiunii de consiliere;
interventia la fata locului;
raportarea rezultatelor.
Schema de derulare a misiunilor de consiliere nu contine si etapa de urmarire a recomandarilor, pe care o contin misiunile de asigurare, asa cum rezulta si din schema prezentata in continuare.
A. Pregatirea misiunii de consiliere implica parcurgerea unor proceduri si elaborarea urmatoarelor documente:
ordinul de serviciu reprezinta dispozitia data de catre conducatorul compartimentului de audit intern, pe baza sectiunii din planul anual de audit intern, destinata misiunilor de consiliere, prin care se asigura repartizarea sarcinilor ce trebuie indeplinite de auditori in cadrul misiunii;
declaratia de impartialitate si pastrare a independentei auditorilor interni selectati pentru realizarea misiunii de consiliere urmareste evitarea desemnarii acelorasi auditori interni care efectueaza misiuni de consiliere si care urmeaza, conform planului anual de audit intern, sa desfasoare misiuni de asigurare in domenii cu implicatii directe in activitatea consiliata;
notificarea privind declansarea misiunii de consiliere, in care compartimentul de audit intern instiinteaza entitatea publica/structura auditata, cu 15 zile inainte de declansarea misiunii, despre scopul, obiectivele, durata acesteia, precum si interventiile la fata locului al caror program va fi stabilit ulterior, de comun acord.
Colectarea si prelucrarea informatiilor cu caracter general despre entitatea publica/structura/activitatea care trebuie sa asigure:
identificarea principalelor elemente ale contextului institutional in care se desfasoara activitatea pentru constituirea listei centralizatoare a obiectelor consiliabile;
cunoasterea organizarii entitatii publice/structurii, a tehnicilor sale de lucru si a diferitelor niveluri de administrare, conform organigramei entitatii;
Figura 2. - Derularea misiunilor de consiliere
identificarea obiectivelor activitatii de consiliere, realizata prin parcurgerea urmatoarelor etape:
a. detalierea fiecarei activitati in operatii succesive, descriind procesul de la declansarea activitatii pana la inregistrarea rezultatelor acesteia;
b. definirea pentru fiecare operatiune a riscurilor aferente cu incidenta semnificativa;
c. determinarea modalitatilor de functionare al controalelor specifice necesare pentru a limita efectele potentiale ale riscurilor;
stabilirea informatiilor si a selectionarii tehnicilor de obtinere adecvate necesare pentru atingrea obiectivelor consilierii.
Tematica in detaliu a misiunii de consiliere se obtine ca rezultat al analizei documentelor si informatiilor colectate pana in aceasta faza si cuprinde obiectele/domeniile selectate pentru a fi avute in vedere in activitatea de consiliere si care vor fi prezentate si discutate in sedinta de deschidere.
Programul misiunii de consiliere cuprinde tematica in detaliu a misiunii de consiliere actiunile concrete de realizat pentru fiecare obiectiv, respectiv cuantificarile, testele si validarea acestora cu materiale probante, precum si termenele de realizare pentru fiecare auditor intern.
Sedinta de deschidere a interventiei la fata locului se desfasoara la entitatea publica/structura auditata, cu participarea auditorilor interni si a reprezentantilor entitatii avand ca scop: prezentarea auditorilor interni, a obiectivelor misiunii de consiliere, prezentarea tematicii in detaliu, acceptarea calendarului intalnirilor de lucru, asigurarea conditiilor logistice necesare derularii misiunii de consiliere, stabilirea termenelor de raportare, toate acestea fiind consemnate in minuta sedintei de deschidere.
B. Interventia la fata locului consta in colectarea documentelor, analiza si evaluarea acestora, in vederea atingerii obiectivelor misiunii de consiliere si are drept scop cunoasterea activitatii/sistemului/procesului auditate si studierea procedurilor aferente, discutarea cu personalul entitatii publice/structurii auditate, analiza datelor si informatiilor, evaluarea eficientei si eficacitatii controalelor interne existente, precum si realizarea de testari.
Principalele tehnici utilizate in misiunea de consiliere sunt simularea, ce permite aprecierea calitativa a procedurilor, observarea fizica, prin care auditorii interni isi formeaza o parere despre activitatea analizata, si interviul, sub forma chestionarelor realizate de catre auditorii interni cu persoanele din cadrul entitatii publice in vederea identificarii eventualelor punct slabe.
Principalele instrumente utilizate in misiunea de consiliere sunt testele si fisele de lucru utilizate pentru prezentarea fundamentata a constatarilor si a rezultatului evaluarii fiecarei activitati/operatiuni analizate, permitand reconsiderarea ierarhizarii riscurilor semnificative identificate.
Dosarul de consiliere, prin informatiile continute, permite stabilirea legaturii dintre obiectivele consilierii, interventia la fata locului si raportul de consiliere. Dosarul contine intreaga documentatie care sta la baza propunerilor de solutii de catre auditorii interni.
Revizuirea se efectueaza de catre auditorii interni, inainte de incheierea interventiei la fata locului, pentru a se asigura ca intregul material documentar a fost obtinut si a fost sistematizat in mod corespunzator.
Sedinta de inchidere a interventiei la fata locului are drept scop prezentarea concluziilor auditorilor interni si a propunerilor de solutii ce vor face parte din raportul de consiliere. Dezbaterile din cadrul sedintei de inchidere se prezinta in minuta sedintei de inchidere.
C. Raportul de consiliere trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele elemente:
scopul si obiectivele misiunii de consiliere;
datele de identificare a misiunii d consiliere (baza legala, ordinul de serviciu, echipa de consiliere, unitatea/structura organizatorica supusa consilierii, durata actiunii de consiliere);
modul de desfasurare a actiunii de consiliere (documentarea; procedurile, metodele, tehnicile si instrumentele utilizate; documentele/materialele examinate; materialele intocmite in cursul actiunii de consiliere);
constatarile rezultate;
rationamentele si deductiile formulate;
concluzii si propuneri de solutii;
documentatia prezentata (documentele, testele si simularile efectuate, precum si orice alt material probant);
semnatura auditorilor interni.
Misiunea de consiliere se incheie cu procedura de supervizare.
Supervizarea tuturor etapelor de desfasurare a misiunii de consiliere este in responsabilitatea conducatorului compartimentului de audit intern sau a auditorului intern desemnat de acesta, scopul actiunii de supervizare fiind sa asigure ca obiectivele misiunii de consiliere au fost indeplinite.
Conducatorul compartimentului de audit intern transmite raportul de consiliere, finalizat, conducatorului entitatii publice care a aprobat misiunea de consiliere, pentru analiza si avizare. Dupa avizarea raportului de consiliere, acesta va fi comunicat entitatii publice/structurii care este beneficiara activitatii de consiliere.
Pe baza Normelor generale privind organizarea si exercitarea activitatii de consiliere si a Ghidului procedural pentru activitatea de consiliere entitatile publice trebuie sa isi completeze normele metodologice specifice, proprii, si Carta auditului intern.
In prezenta lucrare exista un capitol unde este detaliata buna practica recunoscuta in activitatea de consiliere, prin comparatie cu activitatea de asigurare, cu exemplificari si consideratii privind derularea activitatilor de consiliere.
3. Cadrul procedural
UCAAPI a elaborat cadrul legislativ si cadrul normativ pentru organizarea si exercitarea activitatii de audit intern pentru sectorul public din Romania.
Pentru desfasurarea corespunzatoare a activitatii de audit intern, cadrul normativ trebuie imbunatatit, completat si dezvoltat cu un cadru procedural adecvat, constituit din ghidurile practice pentru majoritatea activitatilor specifice ale entitatilor. Concomitent se impune elaborarea procedurilor operationale de lucru si a registrelor de riscuri, ale caror metodologii au fost prezentate in Capitolul - Controlul intern
In acest sens, UCAAPI a elaborate ghiduri practice pe functiile suport ale entitatilor publice privind modul de desfasurare al misiunilor de audit intern, publicate pe site-ul MFP www.mfinante.ro, astfel:
Activitatea de gestiune a resurselor umane, in 2005;
Activitatea de achizitii publice, in 2006;
Activitatea juridica, in 2006;
Activitatea financiar contabila, in 2006;
Activitatea IT, in 200
UCAAPI va continua sa realizeze, pe langa celelalte atributii care-i revin, ghiduri practice pe domeniile auditului intern pe care, dupa analiza si avizarea de catre CAPI, le va publica pe site-ul Ministerului Finantelor Publice: www.mfinante.ro.
Precizam ca in literatura de specialitate au mai aparut ghiduri practice, realizate de aceeasi autori, pe urmatoarele domenii de activitate: salarizarea personalului, inventarierea patrimoniului, plata furnizorilor si a prestatorilor de servicii, activitatea de executare silita, gestionarea dosarelor fiscale, managementul resurselor umane si activitatea de management.
Ghidurile practice postate pe site-ul MFP sau publicate in diverse edituri, reprezinta instrumente de lucru utile pentru auditorii interni din sectorul public sau privat, dar si pentru alte persoane interesate de aceasta activitate.
In acelasi timp, ghidurile practice reprezinta modele pentru dezvoltarea propriilor ghiduri practice, adaptate domeniului de activitate in care functioneaza, dar si pentru ghidurile practice pentru celelalte functii suport ale entitatilor auditate.
Precizam ca UCAAPI, cu ocazia evaluarii functiei de audit intern, o data la cinci ani, va aprecia pozitiv activitatea compartimentelor de audit intern, printre altele, si in functie de numarul ghidurilor practice proprii, elaborate pe domeniile auditabile, specifice entitatii si, de asemenea, va evalua existenta procedurilor operationale de lucru si a Registrului general al riscurilor.
