|
|
|
ANALIZA OFERTEI DE TIP BUSINESS IN CADRUL AGENTIEI CONTUR TRAVEL
1 Serviciile destinate clientelei de afaceri in cadrul agentiei
Turismul de afaceri este considerat o combinatie complexa intre mai multe servicii : transport, masa, cazare si alte servicii de divertisment si nu numai.
In functie de nevoile clientului, serviciile sunt mai mult sau mai putin complexe. In cazul unui om de afaceri ce doreste sa calatoreasca in strainatate pentru o perioada scurta de timp, serviciile pe care agentul de turism al agentiei Contur Travel poate oferi clientului sau urmatoarele servicii :
→ transport – serviciul de rent-a-car, atunci cand clientul pleaca intr-o calatorie de o duarata medie de timp, in care nu doreste sa fie conditionat de anumite orare de zbor si cand poate, are de facut mai multe opriri pe parcursul calatoriei iar pretul unui bilet de avion s-ar ridica din cauza numarului de stop-over sau chiar in acele orase nu ar exista aeroporturi.
→ serviciul de rezervare si vanzare de bilete de avion la cursele de linie regulate sau la curse charter.
→ serviciul de transfer – clientul poate beneficia de transfer de la sediul firmei la aeroport, de la aeroport la hotel, de la hotel la locul unde se va desfasura evenimentul propriu-zis si in sens invers, in cazul in care nu doreste sa piarda timpul cu taxiurile sau cu alte mijloace de transport si sa fie sigur ca nu va intarzia.
→ cazare – servicul de rezervare a unei camere de hotel; in functie de cerintele clientului se rezerva o camera la un hotel de 3*, 4*, 5* in centru sau in apropierea unei anumite zone a orasului de destinatie.
→ masa – de obicei oamenii de afaceri nu doresc sa aiba achitate toate cele trei mese, astfel ca ei solicita agentiilor de turism doar cazare cu mic dejun, din cauza faptului ca ei nu doresc sa fie restrictionati de anumite ore de masa, doresc sa aiba libertate de miscare.
In cazul unei reuniuni, conferinte, seminar lucrurile devin mult mai complexe astfel ca serviciile ce pot fi oferite de catre agentii de turism ai agentiei Contur Travel se inmultesc si ele.
Astfel vor fi:
→ transport – servicul de rent-a-car pentru VIP
→ serviciul de inchirieri de autocare – pentru transportul persoanelor participante la eveniment
→ serviciul de rezervare si vanzare de bilete de avion la cursele de linie regulate sau la charter, in cazul in care evenimentul are loc in alt oras, cu aeroport sau in alta tara
→ serviciul de transfer – in acest caz acest serviciu este foarte util deoarece numarul persoanelor participante la eveniment fiind mai mare exista riscul ca acestea sa nu ajunga toate la timp daca deplasarea se face individual iar evenimentul ar putea fi compromis
→ cazare – pentru astfel de tipuri de evenimente, rezervarile de cazare se fac intr-un hotel cu capacitate mai mare, care poate oferi camere pentru toti participantii la eveniment ( nu este indicata impartirea participantilor in mai multe hoteluri ) si care sa ofere facilitati pentru desfasurarea de evenimente ( sali de conferinta, posibilitatea de conectare la internet, xerox, fax etc.).
→ masa – in funtie de tipul de eveniment exista urmatoarele variante: asigurarea meselor sau o parte dintre ele in cadrul restaurantului hotelului, rezervarea unui salon intr-un restaurant sau contractarea unei firme de catering pentru livrarea mancarii in locul de desfasurare a evenimentului.
→ divertisment – inchirierea unor trupe de muzica ( genul de muzica este ales in functie de locatia si tipul de eveniment ), asigurarea luminilor in cazul in care evenimentul se desfasoara in aer liber, decoratiuni florale si nu numai, livrarea invitatiilor, logistica audio-video, artificii etc.
Serviciile destinate clientelei de afaceri sunt cele mai profitabile pentru o agentie de turism. Datorita faptului ca oamenii de afaceri doresc servicii trecute de nivel mediu, prin cumpararea a doua-trei servicii oferite de agentie, suma incasarilor este mai mare fata de suma incasarilor de la un pachet complet cumparat de catre o persoana care calatoreste pentru placere sau odihna.
Persoanele care calatoresc in scopuri de placere sau de odihna platesc pentru cheltuielile de calatorie si se rezuma la suma pe care o are disponibila, pe care a reusit sa o stranga pentru vacanta. Oamenii de afaceri insa, beneficiaza de un buget de calatorii in care, intr-adevar trebuie sa se incadreze dar este un buget pentru minim : transport cu avionul sau pentru inchirierea unei masini, cazare la un hotel de cel putin 3*, mic dejun si pentru celelalte nevoi pe care le poate avea o persoana ce calatoreste in interes de serviciu. Firmele straine cheltuie anual sute de mii de dolari doar pentru bilete de avion.
Firmele romanesti, conform studiului realizat in 2005 de fosta agentie Tiriac Travel, 63% dintre ele aloca un buget per actiune intre 200 si 500 de euro pentru motivarea angajatului, 20% din companii pun deoparte 500-1000 de euro in acelasi sens, iar15,5% din companii nu-si permit sa aloce mai mult de 200 euro. Iata ce se face in momentul de fata cu un buget de 200-500 euro pe angajat : in primul rand, companiile opteaza sa cheltuiasca acesti bani pentru petreceri si actiuni de tipul team-building, apoi sunt cursurile de perfectionare iar pe locul trei sunt vacantele in tara si strainatate. Sondajul Tiriac Travel a fost efectuat pe site-ul www.bestjobs.ro la inceputul anului 200 La chestionar au raspuns 1500 de persoane, studiul fiind adresat celor cu functii de conducere: 22% top management, 46% middle management, 32& low management[1].
Deci, in primul rand turismul de faceri este benefic agentiilor turoperatoare pentru ca isi maresc incasarile. Datorita faptului ca in Romania turismul de afaceri este in plina dezvoltare si cererile de servicii tip business cresc, agentiile de turism devin din ce in ce mai cimpetitive.
Pentru a devenii competitive, agentiile de turism isi instruiesc agentii de turism inscriindu-i la cursuri de perfectionare. Aceasta perfectionate nu face decat sa ridice nivelul serviciilor oferite de catre agentii. Astfel, in al doilea rand, turismul de afaceri impulsioneaza cresterea calitativa a serviciilor turistice oferite de catre agentiile de turism. Competitivitatea exista si intre hotelurile care doresc sa atraga cat mai mult segmentul clientilor ce calatoresc in scop de afaceri. Si aici acest segment de turism poate fi benefic deoarece hotelurile decid ca sa faca fata competitiei de pe piata sa implementeze in managementul lor standardele internationale din industria ospitalitatii, astfel hotelierii imbunatatesc calitatea serviciilor oferite.
In Romania, numarul companiilor ca se specializeaza in organizarea diferitelor evenimente este in vizibila crestere, urmand tendinta ascendenta a pietei mondiale privind ponderea incasarilor din turismul de reuniuni. Specializarea profesionala a tot mai multor companii romanesti care au capacitatea de a prelua integral procesul de organizare al reuniunilor de mare anvergura, putand deveni parteneri de incredere ai oricaror organizatori sau beneficiari din intreaga lume care vizeaza Romania ca destinatie pentru evenimentele lor[2].
Serviciile de tip business ca : organizarea de receptii, conferinte, cocktail-uri, simpozioane, seminarii, au ca element principal inchirierea spatiului unde va avea loc evenimentul. De cele mai multe ori spatiul este situat in cadrul unei Sali de conferinta a unui hotel astfel incat participantii sa fie cat mai aproape de locul unde sunt cazati.
Hotelurile, ca si agentiile de turism, beneficiaza de pe urma turismului de afaceri prin incasarile mari si rapide a serviciiloroferite oamenilor de afaceri. Astfel hotelurile isi maresc incasarile datorita numarului mare de turisti pe care ii presupune un eveniment de tip business si a serviciilor de calitate superioara ( mai scumpe ) cerute de acestia.
Incasarile crescande ale agentiiilor si hotelurilor contribuie la marirea veniturilor statului, el incasand TVA-ul si toate taxele si impozitele aferente desfasurarii activitatii agentilor economici. Daca prestatorii de servicii turistice au incasari mai mari, implicit si statului i se vireaza sume mai mari. De exemplu, daca luam in discutie cazul unei conferinte internationale, de anvergura medie ( 500 de participanti ), cu sesiuni de lucru in plen si pe sectiuni concentrate pe durata a 4-5 zile, cu o structura logica incluzand toate segmentele de servicii necesare ( chiria salilor, cazare, transferuri, catering, evenimente sociale, echpamente audio-video, traducatori-interpreti, tiparituri etc. ), o estimare a bugetului se ridica la peste jumatate de milion de euro.
Din totalul veniturilor, un procent minim revine beneficiarului reuniunii, pentru acoperirea unor cheltuieli proprii aferente evenimentului si un eventual profit; circa 85-90% din venituri sunt incasate de prestatorii de servicii din tara care gazduieste evenimentul, acestea regasindu-se in produsul intern brut. Costurile serviciilor afaerente au nivel scazut pentru ca presupun cu precadere sheltuieli de exploatare, inchiriere, utilizare, prestare si nu costuri de productie sau consum substantial de materii prime etc.
Din aceste incasari, este virat catre bugetul de stat si bugetul administratiei locale un volum insemnat de taxe ( TVA 19%, taxa de turism 3% etc.), concentrate pe numai cateva zile. In paralel, comunitatea locala isi insuseste acele venituri generate, cu ocazia evenimentului, nevoi personale etc. ) pe care il realizeaza participantii.
Calatoriile de afaceri mai pot influenta economia unei tari deoarece turismul de afaceri se practica atat pe plan intern, cat si pe plan international. Daca aceste calatorii de afaceri internationale se finalizeaza cu semnarea unor contracte atunci cifra de afaceri a firmelor creste si o data cu cresterea veniturilor firmelor romanesti, creste si economia tarii noastre. Inainte ca turismul de afaceri sa apara pe piata romanesca exista turismul de sezon : primavara si vara – turism de odihna, toamna – turismul de tratament ( balnear ) si iarna – turism de odihna.
Vara si iarna erau sezoanele cu cele mai mari incasari, vara din concediile efectuate la mare si la munte, iar iarna din concediile efectuate la munte ( sejururi pentru practicarea sporturilor de iarna si sejururi pentru petrecerea sarbatorilor de iarna ). Primavara si toamna erau sezoanele cele mai dificile pentru agentiile de turism deoarece atunci incasarile erau cele mai reduse.
In prezent, primavara si toamna au devenit sezoanele turismului de afaceri, iar incasarile aferente acestora se maresc procentual in fiecare an. Pana in 2005, hotelurile de pe Valea Prahovei, de exemplu, au fost rezervate la sfarsit de saptamana in proportie de 80-90% . Din octombrie inclusiv pana in ianuarie , zeci de companii organizeaza training-uri, seminarii si chiar petreceri de Craciun in hotelurile de pe Valea Prahovei, ocupand la sfarsit de saptamana cele mai cautate hoteluri[3].
Astfel, turismul in Romania a cunoscut o mare schimbare o data cu intrarea pe piata turistica a turismului de afaceri deoarece, pornind de la un turism sezonier ( turism cu incasari considerabile doar in anumite luni ale anului ) a evoluat pana la turismul practicat pe tot parcursul anului.
Infrastructura dedicata pentru gazduirea de conferinte si expozitii este intr-un proces de modernizare, diversificare si extindere rapida, fara precedent, pentru ca un hotel sa poata atrage si segmentul clientilor de afaceri, segment ce poate aduce multe beneficii unui hotel in ceea ce priveste veniturile, generand totdata posibilitatea de investitii straine sau mixte amortizabile intr-un termen eficient.
Industria hoteliera s-a dovedit cea mai profitabila din intreg sectorul turistic, asa ca a atras investitii nesperat de mari. Astfel, in intervalul 2001-2002 peste 100 de milioane de dolari au fost investiti in domeniul hotelier : au fost construite 41 de hoteluri noi, iar 12 au fost modernizate, conform informatiilor furnizate de Ministerul Turismului. Dintre acestea, majoritatea unitatilor deschise, 17, sunt de 3*, 7 hoteluri au fost clasificate la 4* iar pe litoral a fost inaugurat un hotel de 5* Scandinavia din Mamaia. Cele 41 de hoteluri totalizeaza 2344 locuri de cazare, iar cele 12 hoteluri modernizate au impreuna 2267 locuri de cazare[4].
Turismul de afaceri poate face o foarte buna promovare
tarii noastre peste hotare. Romania poate fi o destinatie inedita, pregatita sa
isi impresioneze vizitatorii cu o combinatie unica de valori naturale,
culturale si istorice bine pastrate si etalate cu generozitate si ospitatlitate
in toate regiunile geografice.
Succesul organizarii unei
reuniuni are implicatii prezente dar si pe termen lung. Pe termen lung, reusita
evenimentului va putea genera revenirea participantilor in destinatia
respectiva, atat ca turisti, cat si ca oameni de afaceri si de ce nu, poate
chiar ca investitori pe piata locala.
2 Tipologia serviciilor de business oferite de agentie
Mai jos vom vedea tipurile de servicii in functie de tipul beneficiarului:
Client intreprindere, client-om de afaceri. Cand facem referire la clientul-intreprindere ne referim la tipul de client care doreste servicii de grup ( team-building, incentive, organizari diferite festivitati ), in schimb cand ne referim la clientul-om de afaceri, se presupune ca este vorba de persoana care calatoreste singur in interes de serviciu si doreste tipuri de servicii individuale si nu de grup.
Astfel, pentru clientul-intreprindere avem urmatoarele tipuri de servicii :
A. Alegerea locatiei unde urmeaza sa se desfasoare evenimentul. De obicei,
beneficiarul initiaza un eveniment pe principiul periodicitatii, majoritatea reuniunilor avand mai mult decat o singura editie si o cadenta in general anuala.
Pentru fiecare editie se va alege alta destinatie, spre a oferi diversitate si o nota spectaculoasa evenimentului, dar si din motive concrete: tematica, originea majoritatii participantilor pentru a fi usor de atins punctul de destinatie, situare in apropierea unor eventuale locuri de vizitat sau de prezentat etc.
In cazul in care beneficiarul specifica o locatie dorita atunci agentul organizator trebuie sa verifice daca locatia este disponibila pentru perioada in care va avea loc evenimentul, sa negocieze pretul inchirierii spatiului, pentru a se putea incadra in bugetul oferit de client si sa rezerve locatia. Atunci cand beneficiarul nu specifica o anumita locatie si lasa la alegerea organizatorului stabilirea locatiei, agentul de turism trebuie sa nu scape din vedere : cunoasterea perioadei de desfasurare a actiunii, cate persoane urmeaza sa participe si modul cum ajung la eveniment ( daca toti participantii au acelasi numar de cazare sau nu ), alegerea unei locatii usor de atins pentru toti participantii, negocierea pretului cerut pentru locatia respectiva, rezervarea in scris dupa negociere si cererea confirmarii tot in scris a rezervarii cu stampila si semnatura furnizorului de servicii pentru evitarea unor situatii neplacute.
Locatia trebuie sa aiba toate facilitatile necesare pentru desfasurarea evenimentului. De exemplu : pentru alegerea unei locatii pentru o expozitie trebuie sa se tina cont de cati expozanti vor fi pentru a nu risca ca spatiul sa fie prea mic si atunci expozitia nu ar fi incapatoare sau prea aglomerata si ar da un aer de aglomeratie si disconfort, dar nici sa fie prea mare spatiul, atunci s-ar cheltui prea multi bani pentru un cadru mult mai mare decat necesarul avut si ar exista riscul ca vizitatorii sa fie nemultumiti din cauza faptului ca locatia poate genera senzatia ca expozitia prezinta o oferta saraca de produse si servicii.
B. Alegerea structurii de cazare unde vor fi primiti participantii la eveniment. Punctele ce nu trebuie sa fie scapate din vedere de catre organizatori sunt :
→ ce buget este alocat evenimentului pentru a se putea face o incadrare perfecta a serviciilor dorite de catre client in acesta; tot bugetul alocat va fi cel care va decide si categoria hotelului unde se va face cazarea ( este inutila dorinta unui client ca evenimentul sau sa se desfasoare intr-un hotel de 4* daca bugetul alocat este unul care ar ajunge pentru nivelul tarifar al uni hotel de 2* ).
Minimum de categorie recomandat pentru un hotel in care sa se desfasoare un eveniment este categoria de 3* in cazul in care bugetul alocat nu permite foarte multe, insa pentru o reusita a evenimentului si apreciere a participantilor pentru actiunea in sine, se recomanda un hotel de 4*.
→ structura de cazare trebuie sa fie situata in apropierea strazilor principale ca sa fie usor accesibila si in apropierea obiectivelor ce vor urma a fi vizitate;
→ vate persoane vor participa la eveniment, pentru ca locatia sa aiba capacitatea de locuri necesara;
→ cate nopti de cazare o sa aiba nevoie grupul, pentru ca hotelul sa aiba camere disponibile pentru toata perioada evenimentului;
→ cum doresc participantii sa fie cazati, in camere duble ( impreuna cu un alt coleg ) , in camere single sau in apartamente; acest lucru este necesar de stiut pentru ca hotelul sa aiba numarul necesar de camere disponibile de tipul dorit, preturile camerelor variaza in functie de categoria respectiva;
→ de ce facilitati au nevoie participantii la eveniment : telefon, fax, conectare la internet, Sali de conferinte dotate cu echpament standard ( ecran flipchart-uri, retroproiector ).
C. Asigurarea serviciului de catering si restaurantul
Receptiile de bun venit, o cina in ambianta traditionala locala, dineurile oficiale fac parte din programul obisnuit al conferintelor, facilitand stabilirea
raporturilor sociale intre participanti. In functie de natura activitatii de catering, se practica servirea la mese sau de tip bufet.
In functie de tipul evenimentului agentul organizator va apela la serviciile unei societati de catering sau ale unui restaurant. De exemplu : in cazul in care avem de organizat un eveniment de tipul petrecerii in aer liber dedicat zilei unei societati, se va apela la serviciul unei firme de catering, care va livra mancarea in locul unde se desfasoara petrecerea ( meniul va fi stabilit de catre organizator cu aprobarea beneficiarului ). Daca vorbim de un seminar atunci cu siguranta ca organizatorul va apela la serviciile unui restaurant, de cele mai multe ori se apeleaza la restaurantul hotelului unde sunt cazati participantii la seminar.
Exista si varianta in care participantii fac vizite tehnice, atunci de poate organiza o masa pe traseu la un restaurant amplasat pe cursul traseului.
Tot in functie de tipul evenimentului se vor alege si variantele de mase care vor trebui rezervate si platite. Astfel, pentru o receptie se va alege decat cina deoarece la o asemenea petrecere se servesc preparate rafinate si bauturi in sistem bufet, pentru un seminar se vor rezerva toate cele 3 mese, pentru o conferinta de asemenea se va rezerva pensiunea completa. Meniul poate fi : bufet suedez sau
continental cu sistem de portii.
D. Asigurarea transportului participantilor la eveniment se refera la transferul persoanelor din diferite puncte catre altele. In functie de numarul de participanti se va asigura transport individual sau de grup cu autocare, microbuze sau autoturisme. Tinand cont de programul evenimentului se va organiza si transportul. Acesta poate fi :
→ transport terestru – cu autocare, microbuze, autoturisme
→ transport aerian – cu avionul
→ transport naval – cu vaporul, bacul
Transportul terestru se inchiriaza mijlocul de transport cel mai convenabil atat din punct de vedere al confortului, cat si al tarifului; soferii ce urmeaza a face transportul vor fi anuntati ce traseu vor avea de urmat, locul si ora plecarii, toate acestea fiind scrise pe foaia de parcurs; transportul terestru poate fi sub forma : transfer aeroport-hotel-aeroport, tranfer hotel-expozitie-hotel, transport in cadrul tururilor de oras, transport in cadrul vizitelor tehnice, transport in cadrul excursiilor.
Pentru transportul aerian se poate inchiria un avion, efectuarea unor curse charter sau sa se rezerve, mai din timp, locuri speciale pentru grup la o cursa regulata a oricarei companii aeriene care are locuri libere pe datele de plecare si intoarcere, ofera reducerea cea mai substantiala pentru grup, are un orar potrivit preferintelor participantilor.
Agentul de turism va cauta cea mai buna varianta tinand cont de cele mentionate mai sus, va rezerva locurile si in concordanta cu notele tarifare ale locurilor rezervate va emite bilete.
La inmanarea biletelor, agetul de turism va da toate informatiile necesare turistilor, astfel ca in plicul biletului se va anexa un document cu : numarul cursei de avion cu care se va realiza plecarea si intoarcerea, datele si orele de plecare si sosire, cu cat timp inainte de decolare trebuie sa fie in aeroport, numarul de telefon al persoanei de contact precum si programul complet al evenimentului.
Pentru transportul naval se rezerva biletele si se cumpara la cea mai potrivita cursa si la cele mai potrivite camere ( pentru vapor ) de asemenea tinandu-se cont de rezervarea locurilor cu ceva timp inainte de data plecarii astfel sa existe locuri disponibile pentru datele de plecare si intoarcere dorite, cererea unei reduceri de grup si de orarul cursei.
E. Asigurarea logisticii foto/audio/video
Aceste tipuri de servicii se rezerva la cererea beneficiarului si separat de rezervarea locatiei. Calitatea echipamentelor audio-video si a serviciilor tehnice contribuie in masura considerabila la succesul conferintei. Adesea prezentarile si dezbaterile se sustin cu ajutorul videoproiectoarelor, retroproiectoarelor, flipchart-urilor, computerelor si conexiunilor la internet in Sali. Salile cu capacitate de peste 25 de persoane impun utilizarea instalatiilr de sonorizare, la care se pot atasa microfoane fara fir/lavaliere/de masa pentru prezidiu/cu pupitru pentru vorbitor.
Organizatorul va inchiria o persoana care detine aparatura necesara pentru a fotografia/inregistra evenimentul la o calitate corespunzatoare. Persoana contractata ar trebui sa aiba experienta si referinte bune pentru ca serviciul pentru care este angajat sa fie de buna calitate astfel si beneficiarul va fi multumit de serviciile lui, implicit si de alegerea facuta de catre organizator.
Acelasi lucru se intampla si in cazul in care clientul doreste un concert la sfarsitul zilei aniversare a societatii. Se cauta o societate care se ocupa cu inchirierea unui sistem de sunet potrivit pentru un asemenea tip de petrecere si care are experienta in organizarea unor concerte, se negociaza tariful si se incheie afacerea.
F. Asigurarea traducatorilor-interpretilor
Daca evenimentul ( conferinta, simpozionul, reuniune ) are invitati sau participanti straini este necesar contractarea unui interpret care sa asigure traducerea desfasurarii lucrarilor. Serviciile specializatede traducere si interpretariat sunt mai ieftine in Romania, tarifele percepute de translatorii atestati pentru conferinte fiind de cinci-sase ori mai mici fata de tarifele din alte state europene. Traducerea poate fi asigurata fie simultan de catre traducatori aflati in cabine speciale, prin instalatie individuala fie alternativ de catre un interpret pentru vorbitori.
G. Asigurarea unor servicii de tipografie
Mediatizarea evenimentului urmareste, in prima faza, informarea si determinarea deciziei de participare a posibililor delegati.
Producerea materialelor informative:
→ pliantul de prima anuntare a conferintei, distribuit cu mult inaintea datei evenimentului, trebuie sa includa date despre: destinatie, locatie, data, cazare, informatii turistice, schita programului stiintific;
→ brosura de invitatie a conferentiarilor si oaspetilor speciali include tematica evenimentului si formularul de subscriere a rezumatelor pe teme de interes profesional, in conditii determinate;
→ pliant pentru a doua anuntare, tiparit si distribuit cu cateva luni inaintea conferintei, trebuie sa cuprinda toate informatiile, tarifele si serviciile determinate ferm pana la momentul respectiv;
→ programelor lucrarilor stiintifice prezentate in cadrul conferintei, reprezinta un volum tiparit care reuneste cronologia evenimentului, prezentarea vorbitorilor, rezumatele lucrarilor stiintifice, planuri ale spatiului expozitional si amplasarea expozantilor.
→ alte materiale promotionale pentru eveniment:invitatii, mape si obiecte inscriptionate ( pixuri, serviete etc ).
H. Facilitarea producerii de produse promotionale se refera la intermedierea achizitionarii diferitelor materiale promotionale care se vor oferi participantilor la eveniment.
Materialele promotionale pot fi: brichete, pixuri, genti inscriptionate cu logo-ul si sloganul evenimentului.
I. Asigurarea diferitelor servicii de divertisment. Unele servicii ajuta la decorarea interioara a locului unde va avea loc evenimentul cu elemente ca: lumini, baloane, aranjamente florale. Altele se refera strict la asigurarea divertismentului: muzica, organizarea unei tombole cu surprize, cumpararea sau aranjarea unor mici cadouri din partea beneficiarului.
Pentru clientul-om de afaceri avem urmatoarele tipuri de sercivii :
A. Alegerea structurii de cazare – clientul face o comanda catre agentia de
turism, in care specifica: numele si prenumele, categoria hotelului in care doreste sa se cazeze, destinatia, perioada ( numarul de nopti de cazare necesare cu date calare de plecare si intoarcere ) si eventualele servicii de care are nevoie sau alte specificari care sa jute agentul de turism sa ii respecte cerintele ; pe baza acelei comenzi agentul de turism va cauta hotel liber si la un pret convenabil ( pentru a se incadra in bugetul clientului disponibil calatoriei ), perioada ceruta de catre client si desi clientul nu specifica in cererea lui, tinand cont ca acesta este un om de afaceri se presupune ca hotelul in care va fi cazat trebuie sa fie localizat intr-o zona centrala sau pozitionat in apropierea mijloacelor de transport astfel incat deplasare sa ii fie facila.
Se verifica disponibilitatile de camere ale hotelurilor, se aleg de catre agent cele mai bune variante si se prezinta clientului toate informatiile: preturi, localizarea hotelului, dotari, facilitati etc. Avand toate aceste informatii clientul va fi in masura sa aleaga un hotel la care agentul sa faca rezervarea si sa emita biletul de cazare in concordanta cu cererile clientului si cu confirmarea departamentului de rezervari al hotelului. Pentru o persoana VIP se poate cere la hotelul unde s-a facut rezervarea ca in camera, la sosire clientul sa gaseasca flori proaspete, sampanie sau un cos cu fructe.
B. Asigurarea serviciului de restaurant. Cererea pe care o face clientul va contine si ce tip de masa prefera, insa de cele mai multe ori oamenii de afaceri prefera decat micul dejun tip bufet, deoarece restul meselor nu le va servii in cadrul restaurantului hotelului. Dejunul se poate servii impreuna cu partenerii de afaceri si cina la un restaurant atragator sau pur si simplu clientul nu cunoaste exact orele cat va fi plecat din hotel pentru diverse activitati si nu va dori sa plateasca niste servicii de care este foarte posibil sa nu beneficieze sau sa fie constrans sa-si faca planul zilei in functie si de orele la care se servesc mesele la hotel.
C. Asigurarea transportului – tot din cererea pe care clientul o face agentiei de turism se va cunoaste si ruta pe care va fi necesar asigurarea transportului. Daca vorbim de un transport asigurat cu avionul atunci agentul de ticketing va cauta cea mai buna varianta in care se poate incadra clientul – biletele mai ieftine sunt cele din clasele economice, au cele mai multe restrictii si care presupun sa se stea un minimum de zile la destinatie si sa nu se depaseasca un maximum de zile, au unele restrictii cu priverea la regulile de modificare a datei sau de returnare a unei sume in caz de no show, acele tipuri de bilete sunt recomandate oamenilor de afaceri care cunosc datele de plecare si de intoarcere exacte si nu au sanse sa existe motive pentru modificarea datelor de pe biletele de avion; biletele mai scumpe sunt si cele care au mai putine restrictii si ofera calatorului posibilitatea sa mai faca unele modificari la bilete sau sa-si mai primeasca o parte din bani in caz de no show, iar biletele foarte scumpe sunt cele din clasa business care accepta orice fel de modificari, fara minim si maxim stay, cu posibilitatea restituirii sumei integrale a banilor platiti pe bilet in caz de no show, cu posibilitati de reprogramari pentru alte date in care ge gasesc locuri libere.
In functie de bugetul calatoriei, de suma alocata pentru transport din acelt buget, de locurile libere pe care le gaseste agentul, de orarele pe care le au companiile aeriene, agentul de ticketing prezinta clientului cele mai bune variante si acesta ii da din nou acordul pentru rezervarea si emiterea biletului de avion in conformitate cu restrictiile gasite in notele de tarifare ale pretului pentru care a optat clientul. Agentul de ticketing va avea grija sa ii ofere clientului, la inmanarea biletuluid e avion, toate informatiile pe care trebuie sa le cunoasca.
Daca vorbim de transport cu autocarele de linie sau de transport cu trenul, atunci clientul nu are decat sa se incadreze in orarul firmei transportatoare, sa-si planifice calatoria in functie de zilele de plecare pe care le are firma transportatoare sau CFR-ul. Aceste tipuri de transport sunt contractate de persoane care merg in interes de servici in alta localitate, dar care nu detin o functie importanta, sunt persoanele care trebuie sa calatoreasca pentru a lucra la un proiect, la o lucrarea, comanda, persoane ce beneficiaza de un buget de calatorie mult mai mic decat bugetul unui director sau sef de proiect.
Daca clientul doreste sa inchirieze un autoturism atunci serviciul de rent a car ii sta la dispozitie. Conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca pentru a inchiria o masina sunt minime: sa aiba carnet de conducere, experienta in condus, carte de credit de pe care se va bloca o suma de bani pentru garantie. Compania care asigura inchirierea poate oferii si serviciile unui sofer in cazul in care clientul doreste acest lucru sau nu poseda carrnet de conducere. Tipul acesta de servicii este optim pentru persoanele care nu cunosc exact perioada in care vor ramane intr-un loc, iar ruta sa are mai multe puncte de oprire si poate suferii modificari. Daca clientul nostru este VIP se pot inchiria si limuzine.
Tot la cererea clientului se poate asigura si transfer cu autoturismul de la aeroport la hotel si invers precum si in alte puncte unde clientul doreste.
D. Alte servicii
- asigurarile mdicale sunt necesare pentru orice calatorie ce se ca desfasura in afara granitelor tarii pentru spatiul Schengen, ele sunt valabile pentru eventualele accidente care pot intervenii pe parcursul calatoriei in afara tarii si nu acopera cheltuielile pentru tratarea unei boli deja existente inca de la plecarea in tara; neancheierea unei asigurari medicale pentru calatoria in strainatate poate duce, in unele cazuri la riscul ca turistul sa fie intors de la vama; asigurarile medicale se incheie pe numarul de zile cat dureaza calatoria.
- cartile verzi sunt obligatorii pentru turistiice parasesc tara cu autoturismul propriu sau inchiriat, in cazul in care este inchiriat in pretul platit pentru inchiriere intra si valoarea cartii verzi, aceasta va fi asigurata in cazul unui accident pe teritoriul unei alte tari; cartile verzi se incheie pe o perioada de minimum 15 zile chiar daca calatoria poate dura si mai putin.
- consultanta pentru client, agentul ofera mai multe variante pentru calatoria turistului, dar in functie de cerintele acestuia, de motivele calatoriei si de necesitatile clientului agentul poate recomanda una dintre variantele pe care le ofera aducand si argumente, astfel clientul va alege in cunostinta de cauza, stiind toate punctele bune si cele mai putin bune ale fiecarei variante oferite si informatii suplimentare, precum puncte de atractii in orasul vizitat.
Dupa cum se vede mai sus clientul de business este cel care nu necesita multe tipuri de servicii pentru o calatorie de afaceri, el avand nevoie decat de cazare cu mic dejun, transport si servicii auxiliare ca asigurarile medicale sau carte verde pentru autoturism. Acesta nu are nevoie de asigurarea locatiei, el stiind deja orasul de destinatie, de asigurarea logisticii foto / audio / video, de asigurarea traducatorilor-interpretilor, de asigurarea unor servicii de tipografie, de facilitarea producerii de produse promotionale sau de asigurarea diferitelor servicii de divertisment, servicii oferite clientului – intreprindere.
3 Oferta de servicii de tip business din cadrul agentiei Contur Travel
Agentia Contur Travel ofera oamenilor de afaceri :
→ cazari in tara si in strainatate la hoteluri de toate categoriile
→ programul „ Drumul Vinului ”
→ transferuri
→ serviciul rent-a-car
→ organizarea de congrese, conferinte, intalniri culturale, religioase, sportive si cine festive
→ bilete de avion
→ asigurari medicale si carti verzi
→ ghid interpret
→ asigura participarea la targuri si expozitii
Cazarile in tara si strainatate se fac pe baza de comanda din partea clientului.Dupa primirea comenzii, agentul cauta un hotel care sa corespunda cerintelor clientului. In cazul in care clientul specifica un anumit hote, se verifica daca acesta are locuri disponibile in perioada solicitata de client si se rezerva camera, daca nu exista locuri libere la hotelul solicitat atunci agentul de turism trebuie sa recomande un hotel asemanator si sa realizeze rezervarea in urma acordului din partea clientului.
Programul ” Drumul Vinului ” este destinat atat oamenilor de afaceri straini din industria bauturilor alcoolice care vor sa cunoasca informatii despre soiurile de vinuri fabricate in Judetul Prahova si sa le deguste, cat si oamenilor de afaceri care vor sa viziteze din placere, in timpul lor liber mai multe crame de vinuri romanesti. La cramele din Mutfatlar situate in Dobrogea se va include si o masa festiva tipic romaneasca.
Transferurile cu microbuzele sau cu autocarele ( in functie de numarul persoanelor ) de la aeroport la hotel si invers sunt servicii oferite oamenilor de afaceri straini care viziteaza Romania si nu doresc sa inchirieze autoturisme, din cauza faptului ca pretul total pentru inchirierea unui microbuz pentru transferuri este mai ieftin decat inchirierea unor autoturisme si mai comos. Acest serviciu se poate oferi ca serviciu de sine statator sau ca fiind un element din cadrul unui pachet turistic.
Serviciul rent a car este oferit cu ajutorul colaboratorilor agentiei Contur Travel. Acest tip de serviciu se adreseaza atat oamenilor de afaceri straini care calatoresc in singuri, cunoscatori ai Romaniei si care au mai multe puncte de oprire prin tara pentru a-si putea rezolva afacerile pentru care au venit, vat si oamenilor de afaceri romani care pleaca in strainatate si prefera sa o faca cu un autoturism sau care calatoresc pana la un punct cu alt mijloc de transport si dupa doresc sa-si continuie calatoria cu o masina inchiriata.
Organizarea de evenimente este o activitate foarte complexa, pentru care se necesita o buna colaborare intre client si agentie. Evenimentele organizate de catre Contur Travel sunt de calitate superioara, clientii au fost multumiti de felul in care agentia a organizat diferite evenimente si de aceea au devenit clienti fideli nu numai pentru organizarea de evenimente, dar si pentru celelalte servicii pe care agentia le ofera.
Agentia poate organiza orice tip de eveniment in oras sau in afara acestuia, in tara sau in strainatate, pentru grupuri mai mici sau mai mari, ea incercand tot timpul sa intampine si sa satifaca cerintele clientilor sai.
Biletele de avion reprezinta o sursa importanta de venit pentru agentie deoarece oamenii de afaceri apeleaza frecvent la acest serviciu. Agentii de ticketing ofera clientilor consiliere ( ii ajuta la alegerea celei mai bune variante de bilet in functie de ofertele speciale sin perioada in care va calatorii clientul, locuri libere, conditii, pret etc. ), rezerva, emite bilete si livreaza la sediul companiei clientului biletele.
Periodic, agentii de ticketing intocmesc oferta de preturi valabile intr-o anumita perioada si trimit clientilor fideli si clientilor potentiali aceasta oferta. Oferta agentiei Contur Travel pentru biletele de avion este variata deoarece se pot emite bilete la toate companiile aeriene ce au contracte cu sistemul de distributie globala Amadeus. In acest fel putem spune ca nu exista destinatie cu aeroport in lume ce nu poate fi atinsa de cineva care isi incepe calatoria din Romania.
Pentru incheierea de asigurari medicale si carti verzi agentia Contur Travel colaboreaza cu societatile de asigurari Cityinsurance ( asigurari medicale ) si Asirom si Omniasig ( carti verzi ). In conformitate cu legea, incheierea unei asigurari medicale si a cartii verzi este obligatorie pentru parasirea tarii, indiferent de scopul calatoriei.
Pentru cei care doresc sa participe la targuri si expozitii in strainatate, agentia se poate ocupa de informarea in detaliu a clientilor, inscrierea acestora si obtinerea de carduri pentru intrarea la expozitii sau targuri, cat si si sa aigure transportul, cazarea, masa si alte servicii pe care le-ar dori clientul.
4 Propuneri de diversificare a serviciilor de tip business
in cadrul agentiei Contur Travel
→ studierea pietei constantene, cunoasterea tuturor profilelor societatilor si mai ales a celor cu capital strain; cunoscand aceste informatii se poate analiza ce feld e servicii ar putea fi necesare acelor societati, in functie de necesitatile firmelor agentia ar trebui sa-si modeleze si ofertele
→ informarea societatilor despre datele la care se desfasoara targuri, expozitii, conferinte ce pot prezenta interes pentru acestea
→ acceptarea platii cu carte de credit si a altor servicii decat biletele de avion
→ oferirea organizarii programelor de calatorie pentru misiuni economice in strainatate
→ asigurarea securitatii pe parcursul desfasurarii evenimentelor business la care participa persoane VIP
→ facilitarea angajarii unei secretare si a unui translator personal pentru perioada desfasurarii evenimentului
→ livrarea invitatiilor pentru evenimentul organizat
→ elaborarea unor programe turistice orientate gen team-building
CONCLUZII
La finalul ecestei lucrari putem spune ca turoperatorii si departamentul de business, in cazul in care sunt conduse de profesionisti, nu pot fi decat aducatori de beneficii, un bun exemplu este si agentia Contur Travel.
Ne este prezentata evolutia vanzarilor serviciilor turistice pentru agentia Contur Travel in perioada 2005-2007, numarul turistilor crescand de la an la an, ceea ce inseamna ca oamenii au nevoie sa calatoreasca din ce in ce mai mult, iar din cele trei categorii de servicii de evenimente – pe baza datelor puse la dispozitie de agentia Contur Travel, se constata ca segmentul turistilor care au participat la evenimente organizate de aceasta agentie este singurul segment care si-a pastrat
cursul ascendent pe tot parcursul perioadei 2005-2007, fata de celelalte doua segmente care au avut diferite variatii si modificari.
Pe baza acestor date nu putem decat sa anticipam o crestere continua a segmentului de business travel deoarece oamenii de afaceri vor din ce in ce mai mult sa-si perfectioneze afacerea, , sa-si largeasca piata de actiune, sa aiba o activitate continua pe plan national, dar si pe plan international, ceea ce nu ne poate decat sa gandim ca nevoia de a calatorii in scop de afaceri se va mari si in urmatorii ani.
Nu putem ignora insa segmentul biletelor de avion care are si el o stransa lagatura cu departamentul de business travel, segment care desi sufera modificari este unul puternic deoarece transportul aerian este transportul preferat de catre multi oameni de afaceri si implicit oamenii care calatoresc in scop de afaceri vor apela la serviciile de ticketing deoarece au nevoie de ele pentru indeplinirea obiectivelor profesionale propuse.
Un alt motiv pentru care putem crede ca turismul de afaceri va continua sa creasca este si acela ca, tot din datele furnizate de agentia Contur Travel, numarul turistilor care calatoresc pentru odihna este in continua scadere ceea ce ar putea fi cauzata d enumarul orelor de munca care sunt in crestere.
Conform celor aratate si analizate in aceasta lucrare putem spune ca: turismul de afaceri si serviciile aferente acestuia sunt servicii ce influenteaza pozitiv economia tarii prin contributia generoasa de venituri pe care o pot face, asa cum am aratat pe parcursul lucrarii turismul de afaceri inseamna venituri mari intr-un timp scurt, ceea ce face bine atat agentiei de turism pentru ca va obtine un profit bun, cat si statului deoarece agentia va plati acestuia toate taxele si impozitele ce sunt necesare de platit in aceasta activitate.
Tara noastra poate fi cu adevarat o destinatie foarte buna pentru acest gen de turism deoarece avem profesionisti in domeniu, insa se necesita o investitie in unitatile de cazare, cu hoteluri la standarde internationale si cu personal bine pregatit din punct de vedere profesional, cu ajutorul acestora ne putem asigura unul din locurile fruntase in aceasta industri. Deoarece prestatorii de servicii au inceput din ce in ce mai mult sa-si asculte clientii, modelarea ofertei in functie de ceea ce are nevoie clientul nu poate decat sa-l multumeasca pe acesta si sa-l faca sa revina si a doua oara, lucru care ar putea ajuta Romania sa se localizeze pe unul dintre locurile fruntase ale turismului de afaceri.
O implicare a statului, prin aplicarea unei politici de sprijinire a turismului in general si a turismului de afaceri in mod special, ar fi binevenita atat pentru agentiile turoperatoare, cat si pentru statul roman deoarece cerere pentru un astfel de turism exista in Romania si este in continua crestere, societatile sunt dornice de a participa la targuri, conferinte, expozitii, de a organiza training-uri pentru angajatii sai, de a recompensa angajatii valorosi, de a incheia contracte cu firme din afara granitelor Romaniei, astfel ca daca politica fiscala ar oferi investitorilor straini cateva avantaje, iar birocratia s-ar mai reduce atunci am avea un turism de cinci stele internationale.
BIBLIOGRAFIE
