Posturile - Analiza si proiectarea posturilor

Posturile - Analiza si proiectarea posturilor

Avand un impact moral si motivational deosebit, proiectarea posturilor trebuie se stea in atentia conducatorilor compartimentelor de resursre umane, de fapt a tuturor cadrelor de conducere, deoarece ei trebuie sa cunoasca impactul pe care il are acest proces asupra celor ce ocupa posturile.
Proiectarea posturilor defineste cerintele specifice muncii desfasurate de un grup sau la nivel individual. Ea trebuie sa raspunda la intrebarile:

Analiza si proiectarea posturilor

Analiza este procesul de colectare si integrare a informatiilor privind:

obiectul principal al postului

continutul si natura sarcinilor

rezultatele

criteriile de performanta

componentele

responsabilitatile

factorii organizationali, motivationali, de dezvoltare si de mediu

Obiective (propuse pentru realizarea acestui proces):

1.       identificarea caracteristicilor procesului analizei si proeictarii postului

2.       evidentierea principalelor obiective ale analizei posturilor

3.       prezentarea tipurilor, metodelor si tehnicilor de analiza a postului

4.       identificarea factorilor de evaluare a postului

5.       ilustrarea metodelor de proiectare a postului

6.       identificarea metodelor si a tehnicilor de evaluare si proiectare a posturilor

colectarea pregatirea implementarea proiectarea
datelor descrierii proiectarii postului
postului postului

analiza folosirea selectarea
structurii informatiilor posturilor
organizatorice analizei ce vor fi
posturilor analizate

observarea tehnica procedee interviul
incidentelor grafice de
critice analiza a
posturilor

analiza chestionarul analiza

documentelor pentru functionala
existente analiza a posturilor
postului

modelul clasic al modelul modelul
proiectarii caracteristicilor conceptual al
postului postului proiectarii
postului

Analiza posturilor

Analiza posturilor face referire la descrierea si specificatia acestora.

1.Descrierea posturilor

Ofera informatii privind denumirea, localizarea in structura firmei, indatoririle si responsabilitatile, conditiile generale de munca.

Descrierea posturilor este sintetizata in fisa postului care include:

identificarea postului - denumirea, grupa de activitati de care apartine, codul ;

pozitia ierarhica;

activitatile si procedurile postului - sarcini ce trebuie indeplinite, materiale si utilaje
folosite, interactiuni formale cu alti angajati;

relatiile de subordonare - control si colaborare;

marja de autonomie;

conditiile de munca si mediul fizic in care se desfasoara:
- temperatura;

- iluminat;

- nivelul zgomotului;

- spatiul muncii (inchis, deschis);

- localizarea geografica;

- posibilitatea modificarii conditiilor;

conditii de angajare - structura salariului;

- metoda de plata a lui;

- alte beneficii;

- oportunitatile privind promovarea sau transferul;

2.Specificatia postului

Se refera la caracteristicile cerute ocupantului pentru a obtine performanta pe postul respectiv. Specificatia descrie cerintele legate de: educatie, experienta, perfectionare, abilitati fizice sau intelectuale, indemanare, abilitati cerute de munca respectiva, putere de decizie. Specificatiile unui post trebuie sa fie stabilite dupa intelegerea activitatilor postului si de catre mai multe persoane (angajatii respectivi, managerii, analistii posturilor) pe baza analizei statistice.

Metode de analiza a posturilor

1.Intervievarea

este metoda fundamentala de analiza

mare consumatoare de timp

2.Chestionare, liste de control si liste de inventariere

pot fi un instrument util pentru - a ajuta la descriere
- economia de timp pentru intervievare

nu redau mereu imaginea completa a posturilor studiate

3.Observarea

cea mai fidela metoda de analizare a continutului unui post

consuma mult timp si este rareori utilizata

4.Descrierea proprie

este cea mai rapida si mai economica forma de analiza a posturilor

se bazeaza pe capacitatea, adesea limitata, a oamenilor de a-si descrie propria munca

5.Jurnale si evidente operationale

de maxima utilitate in cazul posturilor manageriale

ii solicita mai mult pe detinatorii posturilor, de aceea pot fi dificil de analizat

6.Analiza ierarhica a sarcinilor

asigura o structura pertinenta pentru analiza posturilor din punct de vedere:

- al rezultatelor palpabile( o particularitate utila a acestei abordari)

- al planurilor( contributii introduse in proces)

- al relatiilor

poate fi folosita atunci cand se analizeaza datele obtinute prin interviuri sau alte metode

Continutul postului

Continutul postului presupune stabilirea standardelor de performanta pe post. Acesta are trei dimensiuni importante:

1. Specializarea

Aceasta sta la baza cresterii eficientei la locul de munca si prezinta numeroase avantaje:

2. Proportiile si profunzimea postului

Proportiile se refera la numarul si varietatea cerintelor pe care trebuie sa le indeplineasca ocupantul postului. In cazul in care postul prezinta niste proportii mici, cerintele sunt reduse, iar lucratorul, pentru a-si indeplini munca, trebuie sa repete operatiunile.

Profunzimea postului se refera la libertatea pe care o are ocupantul postului in a-si planifica si a-si organiza propria munca.
- daca profunzimea este redusa, rezulta insatisfactie si chiar absenteism.

3. Rotatia, amplitudinea si imbogatirea postului

Rotatia postului implica schimbarea periodica a muncii, pe posturi diferite si in scopul familiarizarii lucratorului (mai ales la cadrele tinere de conducere).

Amplitudinea postului inseamna cresterea cerintelor de aceeasi natura, necesare obtinerii performantei, alaturi de sporirea operatiunilor ce trebuie realizate.

Imbogatirea postului se realizeaza prin marirea proportiilor postului, cat si a profunzimii lui. Ea presupune adaugarea de noi responsabilitati (poate creste si satisfactia in munca).

Caracteristici esentiale ale postului

1.Diversitatea aptitudinilor

- presupune sansa de a presta o varietate de activitati legate de munca, utilizand aptitudini si talente diferite.

2.Autonomia

- este libertatea de a programa propriile activitati de munca si de a decide asupra procedurilor de munca

1.     Importanta sarcinii

presupune impactul pe care un post il are asupra celorlalte

2.     Identitatea sarcinii

reprezinta gradul in care un post implica realizarea unei munci complete de la inceput pana la sfarsit.

5.Feedback-ul

- priveste informatiile pe care le primeste cineva despre eficacitatea muncii sale.
Oamenii nu sunt motivati prea mult timp daca nu stiu cat de bine actioneaza.

Prezentari preliminare realiste ale postului

Aceste prezentari presupun furnizarea, pentru solicitantii unui post, a unui tablou echilibrat, realist al aspectelor negative si pozitive ale postului. Membrii noi ai unei organizatii nutresc asteptari exagerate referitoare la posturile lor. Atunci cand incep cu adevarat munca si aceasta nu ajunge sa corespunda asteptarilor lor, indivizii acuza "socul realitatii", rezultand in consecinta insatisfactia in munca. Ca urmare, o fluctuatie de personal costisitoare este mai probabil sa apara printre noii angajati care sunt incapabili sa supravietuiasca discrepantei dintre asteptari si realitate. Pentru organizatie, aceasta succesiune de evenimente reprezinta un esec al socializarii. Prezentarile preliminare realiste furnizeaaza solicitantilor unui post un tablou echilibrat, asigurand o "actiune corectiva" asupra anticipatiilor inca din etapa de socializare anticipativa.

Evaluarea posturilor

- nu poate fi evitata ( trebuie facuta ori de cate ori decidem cum trebuie platit un post in raport cu altul)

- ideal ar fi ca fiecare post sa fie evaluat pentru a face comparatii in intreg ansamblul organizatiei, sau cel putin intre angajatii cu ocupatii comparabile la diferite niveluri

- este o greseala - posturile de la nivelurile ierarhhice inalte sunt adesea constituite pe baza aptitudinilor cuiva - astfel evaluarea posturilor se transforma in evaluarea persoanei

1. evaluarea posturilor pe baza aptitudinilor

- ierarhizeaza posturile in functie de nivelul de aptitudini sau experienta de care este nevoie
in activitatea respectiva

- este o metoda orientata spre individ, nu spre post

- pentru posturile din domeniul productiv, tehnic si operational si in industriile de proces

2. evaluarea posturilor pe baza competentei

- masoara dimensiunea posturilor in comparatie cu nivelul de competenta cerut pentru
obtinerea unor performante satisfacatoare

- se concentreaza asupra oamenilor

- in esenta, competenta inseamna capacitatea de a obtine efectele dorite din aplicarea
cunostintelor si aptitudinilor, nu de a le aplica pur si simplu

3. evaluarea posturilor pe baza nivelurilor de piata ale tarifelor

- presupune corelarea cotelor interne de salarizare cu tarifele de piata

- un post valoreaza atat cat spune piata ca valoreaza

- utilizarea aceasta exclusiva nu poate sa duca la crearea unei baze suficient de stabile si
de adecvate pentru elaborarea unei structuri salariale echitabile

- valoarea de piata a "angajatilor individuali" nu este identica cu valoarea pentru organizatie

- depinde mai mult de nivelul lor de aptitudini si competenta decat de
responsabilitatile pe care le au intr-o ierarhie a posturilor

Diviziunea si coordonarea muncii

Munca trebuie impartita in organizatii pentru ca indivizii au aptitudini si competente diferite. Nu exista indivizi care sa poata raspunda adecvat oricarei solicitari, iar daca acest lucru ar fi posibil, s-ar produce o uriasa confuzie si ineficienta. Orice structura organizationala se bazeaza pe doua elemente fundamentale:
- diviziunea muncii
- coordonarea activitatilor

q        Diviziunea muncii - duce la specializare si la aparitia unor anumite tipuri de
munca
- efectul specializarii este cresterea eficientei:
- prin exersare se reduce foarte mult timpul necesar
realizarii sarcinii la fiecare loc de munca (productivitate
mai mare)
- munca specializata solicita antrenarea unui numar mic
de abilitati fizice si mentale (costurile specializarii
angajatilor sunt reduse)

- permite plasarea "omului potrivit la locul potrivit"

Diviziunea verticala a muncii

- are ca scop impartirea autoritatii (numarul nivelurilor de comanda) si luarea deciziilor

- activitatile de executie se separa de cele administrative, ducand la aparitia posturilor de
manager pe diferite niveluri

- managerul- coordoneaza activitatea membrilor de munca

- controleaza felul in care munceste fiecare, isi
foloseste timpul in mod productiv sau il iroseste in
interes personal

- controleaza daca se respecta standardele si regulile
stabilite

Diviziunea orizontala a muncii

- grupeaza in posturi si compartimente activitatile de baza care trebuie indeplinite pentru
atingerea scopurilor organizatiei

- se concretizeaza in aprovizionarea, excutarea, vanzarea produseor,contabilizarea
resurselor financiare, angajarea de personal etc.

- pe masura ce se dezvolta organizatia, se accentueaza diviziunae orizontala a muncii si
apare specializarea fortei de munca

- se bazeaza pe proiectarea postului

- avantaje : - individul invata deprinderi, devine expert capabil sa performeze rapid si corect

- activitatea de control se simplifica ( se verifica o singura sarcina)

- dezavantaje : - aparitia rutinei

- scaderea motivatiei din cauza anvergurii reduse a postului

- se amplifica nevoia de coordonare a activitatii tuturor angajatilor
(activitatea fiecaruia conditioneaza si este conditionata de indeplinirea
activitatii celuilalt)

Presedinte

Vicepresedinte

Manageri de nivel ierarhic mediu Diviziune

verticala

Supraveghetori

Executanti

Executia bunurilor Vanzarea bunurilor Serviciul financiarActivitatea
de personal

Diviziunea orizontala

q      Coordonarea activitatilor - este necesara pentru asigurarea coerentei eforturilor si a
eficientei

- consta in integrarea partilor componente ale organizatiei
in scopul realizarii obiectivelor propuse

- prin aceasta se faciliteaza sincronizarea, comunicarea si
feedback-ul intre responsabilitatile membrilor (succesul
organizatiei depinde de performanta tuturor grupurilor de
munca care o compun)