|
|
|
CARNETUL DE MUNCA
Act oficial prin care se determina vechimea totala in munca pentru angajatii cu contract individual de munca pe durata determinata sau nedeterminata.
Este actul personal al angajatului care pe toata perioada angajarii la o societate va sta la angajator.
Se intocmeste o singura data, la prima angajare, iar in situatia in care din motive obiective nu i s-a intocmit in 30 zile calendaristice de la prima zi de angajare iar angajatul pleaca la alta societate, perioada lucrata anterior fara carnet de munca va fi acoperita printr-o adeverinta de vechime in munca.
Se arhiveaza in arhiva unitatii cu termen de pastrare permanent daca nu se cunoaste locul unde poate fi trimisa fostului angajat.
Se arhiveaza in dulapuri metalice, bine inchise, in cutii metalice (clasoare) ordine alfabetica sau in ordinea numarului de marca, in spatii ferite de incendii si inundatii.
In situatia pierderii sau deteriorarii se poate elibera un duplicat, pe baza unei adrese facute la INSPECTORATUL TERITORIAL DE MUNCA (sector unde este domiciliata firma) cu viza referentului de specialitate din INSPECTORATUL TERITORIAL DE MUNCA din acel sector. Pe baza adresei se comunica la Monitorul Oficial unde se va mentiona seria si numarul carnetului de munca pierdut sau deteriorat. Cu bonul de la Monitorul Oficial, societatea comerciala se adreseaza D.G.M.S.S. in vederea obtinerii noului carnet. Pe duplicat, la prima pagina, sus, se va scrie DUPLICAT si dedesupt seria si numarul carnetului de munca pierdut sau deteriorat.
Daca societatea are angajati aflati in stagiul militar sau in concediu ingrijire copil pana la 2-3 ani, carnetele acestora vor forma o evidenta separata, in ordinea marcilor intr-o alta cutie clasoare.
In acest fel operativitatea cunoasterii celor ce fac parte din mediul scriptic, fiind in evidenta societatii este maxima ca operativitate.
CAPITOLELE CARNETULUI DE MUNCA
- Pagina 1, cu majuscule, va mentiona numele, prenumele, initiala prenumelui tatalui;
- Denumirea societatii in clar, fara prescurtari;
- Data intocmirii;
- Semnatura si stampila conducerii unitatii;
In Capitolul I, referitor la identitate si stare civila pe baza documentelor personale ale angajatului ce se regasesc in copie in dosarul personal, se va completa:
- Data si locul nasterii;
- Nume si prenume parinti;
- Seria, numarul certificatului de nastere;
- Stare civila daca este cazul - casatorit, mentionind nume, prenume sotie si data nasterii.
In subsolul paginii, pe baza certificatului de nastere al copiilor se trece numele si data nasterii.
Daca pe parcursul desfasurarii activitatii persoana in cauza se casatoreste ulterior intocmirii carnetului, datele copiilor se vor opera in capitolul 1, iar casatoria in Capitolul II, cu privire la schimbarile in stare civila dupa intocmirea carnetului de munca. Acest capitol are forma unui tabel si este primul capitol in care inspectorul de resurse umane isi autentifica inscrisul prin stampila personala si semnatura.
Schimbarea de nume se trece in Capitolul II folosind noul nume ca urmare a casatoriei; Certificatul de casatorie mentioneaza data, serie certificat, data emiterii lui.
In randurile urmatoare se poate inscrie divort, prin hotararea de divort, daca a produs o noua schimbare a numelui.
In situatia completarii tuturor randurilor, o noua modificare se va trece in spatiul rezervat din carnet in paginile 20 - 22.
Capitolul III – PREGATIREA SCOLARA
Se vor opera ultimele studii avute la angajare, pe baza de diploma sau pe baza de foaie matricola, conform functiei sau meseriei pe care se angajeaza persoana.
Daca persoana are numai 4 clase (5 sau 6) fara finalizarea unui ciclu scolar cu examen de absolvire, ceea ce-i confera o diploma, inscrierea foii matricole, trebuie sa se faca prin numar sau serie, semnatura si stampila conducatorului unitatii.
Daca pe parcursul derularii activitatii, persoaana in cauza urmeaza cursuri fara frecventa, seral sau prin corespondenta a unor scoli acreditate de M.E.C. sau invatamant universitar la institutii de invatamant de stat sau private acreditate, diploma de absolvire se va opera in caseta Capitolul III, mentionind forma de absolvire, seria, nr. diploma, precum si facultatea sau sectia (profilul liceului). Operarile certificate de inspectorul de resurse umane cu stampila cu aceeasi culoare cu care s-a intocmit carnetul de munca negru.
ATENTIE!!!
Nu se vor opera niciodata adeverinte de absolvire, a caror valabilitate este limitata, iar pentru usurarea cunoasterii studiilor se pot trece in creion adeverintele.
Capitolul IV – PREGATIREA PROFESIONALA
Este direct legata de Capitolul III deoarece individualizeaza meseria sau specialitatea ca urmare a studiilor absolvite.
Se va mentiona seria, numarul diplomei sau certificatului de calificare, in functie de forma de invatamint ca nivel de pregatire.
Acest capitol permite operarea si a schimbarii meseriei sau specialitatii daca pe parcursul activitatii persoana in cauza a absolvit o forma de invatamint superioara celei din momentul incadrarii, forma ce a fost operata in Capitolul III in casaeta.
In Capitolul IV, la subsol este o caseta in care se vor completa pe baza de certificat de absolvire, orice curs organizat de o institutie acreditata care sa perfectioneze persoana, s-o specializeze sau sa o califice intr-o meserie (reconversie profesionala).
Capitolele II si IV – parafate de Inspectorul de Resurse Umane pentru orice inscriere.
Capitolul V – RECOMPENSE - NU ESTE CAZUL (pe linie de invatamint - profesr emerit) si medalii.
Capitolul VI – DATE PRIVITOARE LA ACTIVITATEA IN MUNCA
Caracteristica acestui capitol din punct de vedere al graficii este ca orice inscris se face pe doua pagini, de la coloana 1 la 8 inclusiv.
Fiecare coloana se poate mentiona in Capitolul VII in eventualitatea unei gresaeli ce poate sa apara in coloana respectiva.
Coloana 1 (Numarul curent) se va completa in ordinea numerelor naturale, indiferent de numarul de unitati parcurse de angajat de-a lungul activitatii sale in munca.
Nu se vor numerota randurile ocupate de stampila unitatii si de celelalte semnaturi ale INSPECTORATUL TERITORIAL DE MUNCA si stampila lor.
Coloana 2 (angajator persoana juridica sau fizica) – se va trece cu majuscule, sub forma prescurtata unitatea.
Se va mentiona localitatea obligatoriu.
Denumirea unitatii se face la angajare si la plecare.
Orice mutatii intervenite pe parcursul derularii contractului la unitatea respectiva, operabila in carnetul de munca numai necesita repetarea denumirii unitatii, pentru aceste inregistrari coloana 2 la rindurile respective ramine in alb(fara idem sau ghilimele).
In acest fel carnetul de munca este mai aerisit,mai putin incarcat,iar prin acest fel calculul vechimii in unitate se face mai usor,mai rapid.
In situatia in care mutatiile intervenite depasesc toate rindurile aferente celor doua pagini in cadrul unei singure societati,trecerea la pagina urmatoare impune completarea coloanei 2 cu forma prescurtata a denumirii societatii.
Un caz de exceptie de a rescrie denumrea societatii in cadrul acelorasi pagini este in situatia fuzionarii a doua societati cu schimbarea numelui sau divizarii in mai multe societati sau privatizarii.
Colana 3 (mutatia intervenita) – orice modificare referitoare la salariul lunar, functie, meserie sau forma de plecare si chiar retrogradarea in cadrul aceleiasi functii se va opera in colana 3, sub denumiri prescurtate, mentionind si temeiul legal ce reflecta modificarea (mutatia). Toate aceste mutatii cu exceptia angajarii cu contract de munca au la baza decizii care atesta legalitatea inscrisului in carnetul de munca.
Colana 4 (zi, luna, an) – reflecta data mutatiei si pentru zilele si lunile pana la 10 se va folosi cifra 0 (01 - 09) – se evita falsificarea zilei si datei.
Colana 5 (meseria, functia, locul de munca cu conditii deosebite) – se refera la conditii grele;
Se va folosi denumirea din Clasificarea Ocupatiilor din Romania, iar in spatiul ramas se pot opera in procent sporul de vechime sau eventualele sporuri cu caracter legal prevazute de H.G.127/1991 care a completat Legea salarizarii nr.14/1991.
Caracteristica coloanei 5 consta in repetarea oricit de cite ori este nevoie a functiei, meseriei fara ghilimele sau idem.
Colana 6 (salariul de baza) – se exprima in moneda nationala; nu se va depasi colana 6 in exprimarea salariului.
Nu se va folosi idem sau ghilimele.
Colana 7 (denumire angajator, numarul si data actului pe baza caruia se face inscrierea)
Se reia forma prescurtata din coloana 2; La angajare temeiul legal il constituie contractul individual de munca pentru unitatea cu capital privat, care sunt inscrise obligatoriu la Inspectoratul Teritorial De Munca, unde si contractele individuale de munca sunt inregistrate cu numar si data.
Pentru unitatile bugetare, Regii Autonome, inscrierea angajarii se face pe baza de ordin sau decizie, deoarece contractul individual de munca reflecta nr. marca al angajatului-se regaseste in evidentele scriptice ale unitatii economice - nu necesita inscrierea la Inspectoratul Teritorial De Munca
Mai este ca temei legal pentru colana 7 denumirea unitatii economice care a eliberat o adeverinta de vechime cu numarul si data operabila in carnetului de munca al angajatului.
Aceeiasi situatie este si in cazul livretului militar, operabil in carnetul de munca daca stagiul militar s-a efectuat inaintea angajarii, colana 2 si colana 7 va mentiona institutia militara (M.Ap.N. sau M.I.) pentru prima zi din livret care se va mentiona colana 7 ca serie si numar si pentru ultima zi care se va relua in colana 7 ca serie si numar.
Daca stagiul militar s-a facut dupa angajare, suspendarea contractului de munca pentru prima zi, in colana 7 va mentiona denumirea unitatii seria, numarul Ordinului de incorporare, inregistrarea urmatoare in colana 7 va fi denumirea unitatii, seria, numarul livretului militar, iar a 3-a inregistrare de reincadrare in cadrul contractului de munca in colana 7 – denumirea unitatii, numarul, data deciziei privind reincadrarea; iar la toate cele 3 inregistrari, colana 2 va mentiona denumirea unitatii.
Colana 8 parafa si semnatura persoanei care face inscrierea (niciodata stampila conducatorului unitatii).
In situatia incetarii raporturilor de munca pe rindul in care se inscrie incetarea colana 5 si 6 se vor bara cu o linie oblica.
Pe tot rindul (de la colana 2 pina la colana 7 inclusiv) prin numerotarea randului se vor trece toate perioadele:
- de concediu fara plata (cu exceptia celor de studii)
- perioadele de conditii deosebite sau speciale de munca prevazute de Legea nr. 19/2000;
- numarul de absente nemotivate sau perioada daca este cazul.
LEGALITATEA INSCRISURILOR comporta 2 situatii distincte:
1. Daca gestionarea carnetelor de munca se face de Inspectoratul Teritorial De Munca, unitatea in cauza nu are nici o obligatie de inscrisuri in carnetul de munca, acestea fiind in arhiva Inspectoratului Teritorial De Munca, iar inchiderea carnetelor comporta 3 stampile:
- stampila rotunda a Inspectoratului Teritorial De Munca ce nominalizeaza sectorul unde este inregistrata firma si semnatura de inspectorul sef;
- stampila dreptunghiulara a Inspectoratului Teritorial De Munca ce contine:
“se certifica valabilitatea inscrisurilor in carnet”
- stampila (mica) patrata cu nume si cod cifric al referentului de specialitate din Inspectoratul Teritorial De Munca care gestioneaza firma si care se va regasi si in toate inscrisurile din carnet;
2. In situatia cand gestionarea carnetelor se face de agentul economic, toate inscrisurile sunt efectuate de Inspectorul de Resurse Umane atestat de Inspectoratul Teritorial De Munca cu stampila acestuia in colana 8, inchiderea celor 3 stampile sus mentionate se va face cu stampila conducatorului unitatii.
Pentru economisirea rindurilor din Capitolul VI, suprafata stampilelor se recomanda sa nu depaseasca 2 rinduri din carnet.
In situatia cand Capitolul VI este epuizat, continuarea activitatii in munca ca operare in carnet se face pe baza unui supliment, care are aceeasi grafica ca si Capitolul VI.; se procura ca si carnetul de munca si pentru legalitatea lui se insereaza in carnet, in spatiul rezervat intre paginile 20 si 22, prin capsare, coasere sau lipire (nu cu agrafe).
Pe paginile suplimentului, mai sus mentionat, se va mentiona numele si prenumele posesorului carnetului de munca, care daca si-a schimbat numele dupa intocmirea carnetului se va trece noul nume, iar pe pagina 1 din carnet, vechiul nume se va taia cu creionul si tot cu creionul se va trece noul nume.
In supliment se va folosi culoarea neagra seria si numarul carnetului de care se ataseaza. Paginile din supliment completate de unitatea angajatoare se vor stampila cu stampila unitatii. Epuizarea unui supliment presupune atatsarea celui de-al 2-lea si asa mai departe.
ATENTIE !!!
Se va insera intregul supliment si nu pagini disparate (separate).
Numerotarea pozitiilor din supliment (vezi Colana1) va fi in continuarea numerelor naturale din carnetul de munca.
Capitolul VII - (certificarea rectificarilor facute pentru eventuale date inscrise gresit sau incomplete)
Orice greseala produsa in carnetul de munca pe toate paginile carnetului se rectifica cu culoarea rosie prin taierea cuvintului, GRESIT, si scrierea lui pe deasupra, tot cu culoarea rosie.
Coloanele capitolului VII permit identificarea locului unde s-a produs greseala prin pagina, numarul curent, Colana (Capitolul VII se completeaza in totalitate cu rosu-si semnatura Inspectorului de Resurse Umane
Acolo unde nu este numarul curent si Colana, identificarea greselii se face numai prin pagina, iar numarul curent numarul curent si coloana se trage cu linie rosie.
In celelalte capitole se va regasi si numarul curent si coloana.
Coloana text rectificata - pentru orice modificare se va scrie: “corect se citeste”, iar textul corect scris se va trece in ghilimele.
Daca s-a gresit data mutatiei se poate rectifica numai ziua, luna sau anul, sau se va trece in totalitate, adica ceea ce s-a barat din text (H.G., articol din Codul Muncii, numarul deciziei cu data)
ATENTIE!!!
Rectificarea in rosu in paginile carnetului sa fie lizibila in totalitate; nu se va folosi guma, lama sau alte forme de stergere.
In situatia care in 2 sau mai multe coloane ale capitolului VI (inclusiv suplimentul) s-au produs greseli se poate anula tot randul, inclusiv numarul curent prin doua linii rosii oblice pe fiecare pagina in parte, fara sa scriem deasupra liniei “ANULAT’, iar la capitolul VIII, dupa ce s-a scris “corect se citeste”, se va scrie “anulat tot randul”
