Reguli de comportare la actiuni protocolare

REGULI DE COMPORTARE LA ACTIUNI PROTOCOLARE

1. Consideratii generale

In viata internationala, actiunile de protocol sunt de o mare diversitate si frecventa. Ele se bazeaza pe norme care s-au incetatenit in practica statelor ca o necesitate pentru desfasurarea normala a relatiilor internationale. De aceea o buna desfasurare a activitatii protocolare depinde in mare masura de personalul insarcinat cu protocolul..

2 Aptitudini necesare si cateva reguli de comportare a personalului insarcinat cu protocolul

Aptitudini

• sociabilitatea, comunicativitatea, capacitatea de a stabili contacte sociale eficiente, in diferite imprejurari;
• spirit de observatie, atentie distributiva, pentru a putea sesiza, cu promptitudine, eventuala aparitie, in procesul de desfasurare a actiunilor protocolare, a unor elemente noi, neprevazute si a reactiona in consecinta, in mod neintarziat;

cunoasterea unor limbi straine de larga circulatie, a utilizarii computerului si a conducerii autoturismului.

Reguli

• functionarii de protocol au ca regula obligatorie sa nu alerge niciodata pe timpul desfasurarii unei actiuni protocolare, pentru ca astfel risca sa creeze impresia de panica, de agitatie;
• ei trebuie sa fie de o politete extrema, dar fermi, in ceea ce priveste respectarea normelor protocolare; aplicarea ordinii de precadere trebuie urmarita cu atentie, insa nu cu rigiditate; daca la o actiune protocolara se indoiesc de precaderea unei persoane, fara a o putea verifica, cel mai indicat e sa-i aplice rangul superior, nicidecum cel inferior; daca se potriveste, este bine, daca nu, persoana in cauza va fi incantata;
• sa nu ezite niciodata, chiar daca intervine o situatie neprevazuta pe care nu stiu cum sa o rezolve, ci sa imagineze solutii in functie de circumstante, asumandu-si raspunderea, chiar daca lucrurile n-au iesit bine;
• conform opiniei unui renumit sef de protocol francez, trebuie sa fie foarte precauti fata de cei care pretind ca "nu acorda atentie protocolului", intrucat tocmai din randurile acestora apar cei nemultumiti de lipsa de atentie protocolara;
• amanarea unei activitati de protocol trebuie sa aiba o motivare foarte serioasa si niciodata nu trebuie sa fie din vina personalului insarcinat cu protocolul;
• arta protocolului iti impune sa te arati interesat de tot ce spune cineva care participa la o manifestare protocolara, chiar daca ceea ce spune nu te intereseaza cu adevarat;
• atentie permanenta la tinuta: nu se sta genunchi peste genunchi, cu picioarele desfacute, nu se baga degetul in gura.

La acestea mai sunt de adaugat:

• integritatea morala si cinstea de care sa dea dovada in tot ceea ce face, in exercitarea functiei sale;
• loialitatea fata de institutia in cadrul careia lucreaza;
• pastrarea unei depline confidentialitati asupra eventualelor chestiuni cu caracter nepublic discutate la actiuni protocolare la care participa.

Prin comportarea lor, membrii structurii de protocol pot pune, in functie de modul cum lucreaza, fie o pata luminoasa, fie una de culoare inchisa, pe imaginea institutiei pe care o reprezinta.

3. Relatiile cu presa

Relatiile cu presa la diferite actiuni protocolare trebuie tratate cu atentie:

• presa trebuie sa fie informata, din timp, asupra desfasurarii unei activitati protocolare, pentru a putea decide daca si pe cine anume sa trimita la fata locului;
• reprezentantii presei, sositi la manifestare, e bine sa li se ofere detalii asupra modului in care se are in vedere desfasurarea actiunii, eventual punandu-li-se la dispozitie materiale documentare;
• discutia cu ziaristii, atat la inceput, cat si dupa manifestare, este de natura sa-i orienteze.

Avand in vedere puternicul impact al imaginii in media, organizatorii unei manifestari trebuie sa se preocupe nu numai de invitatii la actiune, ci si de oferirea pentru mass-media a unei imagini adecvate scopului urmarit de respectiva manifestare protocolara. 

Daca se doreste o cat mai buna prezentare in mass-media a evenimentului in cauza, este necesar sa se ofere ziaristilor si operatorilor TV conditii de lucru perfecte, alegandu-se in mod corespunzator, de catre serviciul de protocol, locurile destinate presei, pregatind din timp o decorare adecvata pentru imagini TV a spatiilor de desfasurare a respectivei actiuni protocolare. Institutiile de stat importante si marile companii nationale este indicat sa aiba consilieri speciali de imagine care sa se ocupe nemijlocit de aceste aspecte.

Asa, de pilda, cu ocazia vizitei oficiale in tara noastra a presedintelui Frantei, François Mitterrand, avand in vedere paloarea tenului acestuia, consilierul sau de imagine a cerut ca la conferinta de presa fundalul pe care va aparea presedintele si masa la care va fi asezat sa fie de culoare albastra, culoare considerata de specialisti ca diminueaza evidentierea nedorita a tenului palid. Tot referitor la imagine, au cerut ca, in nici o imprejurare, presedintele Mitterrand sa nu stea pe scaune cu spatar prea inalt, intrucat aceasta ar da impresia ca este mic de statura, ceea ce "nu ar permite oferirea imaginii impunatoare pe care trebuie, in mod firesc, sa o aiba un sef de stat"[1]. Pe aceleasi considerente, facand teste vizuale din locul rezervat instalarii operatorilor TV, consilierul de imagine a cerut o anumita inaltime pentru podiumul la care urma sa fie masa si scaunele destinate presedintelui, in timpul conferintei de presa.

4 Consideratii privind curtoazia internationala

Curtoazia poate fi definita ca norma sau ansamblu de norme care guverneaza contactele dintre reprezentantii statelor cu scopul intretinerii unui climat favorabil dezvoltarii bunelor relatii dintre acestea. Curtoazia internationala se refera, in special, la formele procedurale pe baza carora se organizeaza contactele dintre reprezentantii statelor la diferite niveluri. Nerespectarea lor nu implica raspunderea de drept a statelor, dar poate afecta evolutia relatiilor dintre ele.

Curtoazia[2], ca norma de protocol, are o insemnatate politica, semnificand recunoasterea de facto a egalitatii depline a statelor indiferent de marimea lor, asezarea geografica sau nivelul de dezvoltare economica. Incalcarea curtoaziei internationale este interpretata ca politica de discriminare a reprezentantilor oficiali ai unui stat. Respectarea normelor de protocol, aparent formale, minore, reflecta stima, consideratia pe care reprezentantii oficiali ai statelor trebuie sa si-o acorde reciproc. Din ignorarea lor se poate ajunge la interpretari eronate si la aparitia unor complicatii adesea cu caracter politic, care sunt nedorite si pot depasi sfera rapoartelor strict personale. Atunci cand este vorba de relatii intre persoane oficiale, regulile de conduita si comportare civillizata contribuie la buna desfasurare a activitatii diplomatice si asigura respectarea principiilor egalitatii suverane a tuturor statelor.

Se stie ca politetea si curtoazia sunt specifice oamenilor bine educati, cu o cultura solida si o sensibilitate capabila sa aprecieze mediul in care traiesc. Curtoazia internationala este o obligatie (desigur, nu in sens juridic) in raporturile dintre persoanele oficiale, fara de care comunicarea dintre ele nu se poate realiza normal, nu poate fi obtinuta ambianta necesara pentru dezvoltarea de relatii egale, democratice intre state.

5. Curtoazia, ca principala norma de protocol

In practica relatiilor internationale, curtoazia a aparut si s-a format ca o necesitate de comunicare si conlucrare intre trimisii oficiali ai statelor. Prin respectarea normelor de curtoazie se organizeaza si se desfasoara vizitele oficiale, de lucru, si prietenesti ale sefilor de state, sefilor de guverne, ministrilor afacerilor externe si ale altor membri ai guvernelor. Amploarea ceremoniilor care au loc are o mare semnificatie, deoarece arata, ca un barometru, starea si calitatea relatiilor dintre cele doua tari.

Curtoazia internationala se manifesta si cu ocazia marcarii unor evenimente din viata unor natiuni. Statele Unite ale Americii au comemorat, de exemplu, in 1989, bicentenarul independentei. In 1992, s-au comemorat 500 de ani de la descoperirea Americii de catre Cristofor Columb[3]. Asemenea prilejuri sunt marcate cu multe manifestari de curtoazie internationala. Se trimit telegrame de felicitare, se trimit reprezentanti la adunarile festive organizate de statul de resedinta. Asigurandu-se o participare la nivel corespunzator, se are in vedere stadiul de dezvoltate al relatiilor bilaterale si reciprocitatea.

Protocolul unor activitati oficiale reflecta situatia relatiilor dintre doua state, fiind subordonat scopurilor si sarcinilor politicii externe a statelor.

5.1 Corespondenta protocolara[4]

Curtoazia internationala se bazeaza pe corespondenta protocolara in organizarea unor activitati oficiale sau  particulare. Aceasta se defineste printr-un anumit tip de scrisori ocazionate de diverse prilejuri. Corespondenta protocolara se refera la invitatii, felicitari, scrisorile de felicitare si diferite tipuri de scrisori transmise de departamentul de protocol al institutiei respective.

5.1.1 Invitatiile

Invitatiile se formuleaza in baza unui eveniment care urmeaza a se produce si descriu specificul acestuia. Ele privesc, in special, cocktailurile, dejunurile, dineurile, receptiile, conferintele, inaugurarile, etc.  

Invitatiile oglindesc imaginea expeditorului, fie el o persoana, fie o institutie si, de aceea, continutul trebuie exprimat cat mai concis si cat mai corect.  Acestea se caracterizeaza printr-o comunicare scrisa, fiind un mod de prezentare a gazdei si a evenimentului, informand, totodata, despre locul, data si cauza desfasurarii respectivei manifestari.

Invitatiile nu sunt numai bilete de intrare, ci si carti de vizita ale gazdei. Intre expeditor si destinatar se realizeaza o relatie de comun acord, scopul evenimentului fiind acela de a-i pune intr-o lumina favorabila pe cei doi. Se spune ca primele impresii sunt cele mai importante. De aceea, marimea, culoarea, grafica folosite, dar si continutul trebuie sa conlucreze pentru atingerea telului dorit. Individualitatea si creativitatea pot influenta valoarea si atractivitatea evenimentului.

5.1. Scrisorile de felicitare si felicitarile pretiparite

In cartea sa[5], Aurelia Marinescu afirma: "aprecierea unei scrisori incepe cu impresia pe care ti-o produce hartia folosita, dispunerea textului in pagina, grafia si acuratetea. Abia dupa acest examen incepe lectura". O scrisoare, indiferent de specificul ei (exista scrisoare de afaceri, de prietenie, de dragoste, etc.), trebuie sa aiba un aspect ingrijit pentru a castiga bunavointa destinatarului si pentru a fi mai receptiv la continut - sa primeasca o veste, sa accepte o cerere sau pur si simplu sa se gandeasca cu placere la expeditor.

In ceea ce priveste corespondenta protocolara, avem de-a face cu  scrisorile de felicitare care pot fi trimise: colaboratorilor, furnizorilor, politicienilor, reprezentantilor diverselor institutii, cu diferite prilejuri: Anul Nou, sarbatori nationale, numiri in functie, aniversari, etc.

De exemplu, scrisorile de la sfarsitul unui an contin mai multe urari. Ele fundamenteaza o relatie si au un caracter personal. Scrisoarea poate fi scrisa de mana, dar in cazul in care textul este tiparit, formula de adresare si de incheiere se vor scrie de mana. Trebuie sa lase o buna impresie estetica, astfel ca scrisul trebuie, de asemenea, sa fie lizibil.

Felicitarea reprezinta o foarte buna alegere in situatia relatiilor mai putin stranse. Exista o multitudine de prezentari in forma pretiparita. Acestea vor contine o nota personalizata, daca vor fi completate cu cateva randuri scrise de mana.

Pentru a putea intretine bune raporturi profesionale, fiecare institutie trebuie sa aiba o baza proprie de date cu adresele actualizate ale colaboratorilor, lucru de care depinde succesul comunicarii intre parteneri.

6. Trasaturile de baza ale curtoaziei

Regulile de curtoazie occidentala sunt urmate in tarile in care civilizatia este de origine europeana. Ele sunt, in acelasi timp, adoptate si de protocolul diplomatic. Analizand-o, constatam ca ea prezinta anumite trasaturi, care o particularizeaza de cea practicata pe alte continente[6] Astfel:

o      Este mediteraneana, pentru ca modul de a fi conceputa, supletea formelor de manifestare si ritmul proportiilor vin de la civilizatia greaca.

o      Este romana prin cadrul juridic, prin originea acestuia si formele de ordonare.

o      Este crestina, ceea ce da un ton particular spiritului sau de libertate, egalitate, fraternitate.

o      Este europeana si atlantica in acelasi timp, datorita imbinarii fericite dintre Europa occidentala si Statele Unite, generata, in special, de deplasarile de o parte si de alta a instaritilor lumii.

o      Se resimte influenta succesiva a Evului Mediu si a Renasterii, care au plasat femeia in centrul vietii mondene, acordandu-i un statut deosebit, care nu se regaseste la alt tip de civilizatie.

o      Este puternic imbibata de spiritul francez, deoarece curtoazia occidentala a capatat contururi precise, apropiate formei actuale, la curtea regilor franci, in secolele XVII-XVIII, care au servit ca model intregii Europe[7]

Este recunoscut faptul ca dupa intunecatul Ev Mediu si chiar dupa perioada renascentista, monopolul in ceea ce priveste regulile de educatie si de comportament a fost detinut de curtea Regelui Soare, Versailles-ul avand semnificatia "unui moment de inflorire a elegantei si a distinctiei, dar si al unei distinctii gratuite, goale, false, deci dupa «corsetul» formelor fara acoperire, politetea a tins sa devina o comportare naturala, «utilitara», etica si estetica"[8]

Curtoazia internationala se extinde in viata internationala prin procesul de afirmare a independentei nationale care a cuprins noi zone ale globului. Tinerele state au si mai multa nevoie de curtoazie decat celelalte state cu o istorie mai indelungata de independenta. Este o cale de a li se recunoaste si asigura egalitatea in drepturi cu celelalte natiuni ale lumii. Totodata, comunitatea internationala castiga noi parteneri in eforturile pentru o lume a libertatii, a dreptatii si a progresului pentru toate natiunile.