Protocolul in afacerile internationale

PROTOCOLUL IN AFACERILE INTERNATIONALE

In ziua de astazi, oamenii ce apartin unor medii culturale diferite intra in relatii unii cu altii cu o frecventa mai mare decat in oricare alta epoca. Usurinta si rapiditatea cu care se poate calatori in toata lumea, capacitatea de a comunica in timp util prin intermediul satelitului si calculatorului precum si interesele de afaceri din ce in ce mai stranse si cu mai multe puncte comune dintre cele doua Americi, Europa, Africa si Asia au facut ca la ora actuala, contactele noastre cu marea diversitate de civilizatii sa fie mai stranse decat au fost vreodata.[1]

Cand o persoana pleaca in strainatate pentru o calatorie de afaceri, aceasta este atat reprezentantul companiei unde lucreaza cat si al tarii din care provine. Pentru a nu aduce deservicii companiei pe care o reprezinta, un om competent isi va supraveghea atent comportamentul pe toata durata sederii sale in tara respectiva si va incerca sa devina un bun cetatean al tarii care il gazduieste.

O persoana care ajunge intr-o tara straina si nu stie nimic despre aceasta da dovada de ignoranta si, mai ales aduce o grava insulta poporului acelei tari. Oamenii vor crede ca ii consideram lipsiti de importanta si ca nu ne intereseaza cine sunt. Pentru a evita aceste situatii, inainte de a pleca in strainatate, persoana desemnata pentru aceasta sarcina se va documenta serios in privinta tarii si culturii pe care o va intalni.  

Cheia reusitei in afaceri si in relatiile cu  persoanele dintr-o tara straina consta in invatarea a cat mai multor lucruri despre tara respectiva cat si dorinta sincera de integrare intr-o cultura noua.

Cea mai buna modalitate de a incepe sa invatam cate ceva despre oamenii ce provin din alte culturi este sa renuntam la ceea ce credem ca stim deja despre ei. Cateva concepte generalizatoare (stereotipuri) pe care trebuie sa le eliminam din gandirea noastra sunt urmatoarele:

Toate civilizatiile latine respecta cu sfintenie siesta.

Vizitatorii straini abia asteapta sa fie dusi la un restaurant unde se servesc preparate despre care gazdele cred ca sunt mancarurile preferate ale oaspetilor.

Semnele, gesturile si engleza vorbita cat mai tare cu putinta tin loc de comunicare atunci cand doi oameni vorbesc limbi diferite. (Zgomotul nu ajuta in nici o situatie, iar  gesturile transmit diverse mesaje care nu sunt totdeauna cele adecvate, in functie de civilizatia din care provine persoana straina si de traditiile din tara de bastina.)

Asiaticii sunt inaccesibili si "greu de inteles".

Germanii sunt reci si supereficienti.

Japonezii sunt timizi din fire.

Renuntarea la stereotipuri este extrem de importanta. Este o mare greseala a-ti face o parere despre poporul unei tari doar pe baza unui comportament reprobabil al unei sau al catorva persoane. Daca in discutiile cu gazdele noastre vom porni de la aceste idei generalizatoare  si superficiale riscam sa ne insultam gazdele si legaturile de afaceri ale companiei pe care o reprezentam vor fi cu siguranta iremediabil distruse. Singura solutie este documentarea serioasa precum si adoptarea unei atitudini intelegatoare in ceea ce priveste diferentele culturale. Cu siguranta orice tara are lucruri bune si trebuie sa incercam sa-i descoperim aspectele pozitive ale tarii in care urmeaza sa locuim.

Inainte de a pleca intr-o calatorie de afaceri intr-o tara straina, o persoana trebuie:[2]

o      Sa invete cầteva fraze uzuale in limba tarii respective, incluzand: "Multumesc", "Scuzati-ma", "Sunt incantat sa va cunosc", "Buna ziua", "Buna seara".

o      Sa se familiarizeze  cu orice tabuuri importante.

o      Sa afle care este tinuta proprie tarii respective, pentru a lua in calatorie hainele potrivite.

o      Sa stie sa salute corect pe cineva, sa cunoasca protocolul cartii de vizita utilizat in tara respectiva.

o      Sa stie ce cadou este potrivit sa ofere, cand si cui.

o      Sa stie importanta faptului de a fi punctual la intalnirile de afaceri si angajamentele sociale.

o      Sa cunoasca denumirea corecta a tarii in care se afla precum si numele conducatorului acesteia, numele partidului politic pe care il reprezinta acea persoana si numele ambasadorului tarii sale in tara gazda.

In cazul in care o persoana va pleca sa traiasca si sa munceasca in strainatate  pentru o perioada lunga, aceasta trebuie:

Sa cunoasca destul de bine limba tarii in care va locui, astfel incat sa poata raspunde la intrebari simple si sa poata citi un ziar.

Sa afle care sunt problemele mari ale tarii respective si sa caute sa le inteleaga.

Sa cunoasca si sa respecte viata culturala a tarii: scriitori, cantareti, dansatori, artisti, institutiile de cultura( teatre, muzee, opere, companii de opera si balet, universitati, muzee).

Sa descopere care sunt sportivii renumiti ai tarii precum si vedetele de film si de televiziune.

Sa se asigure ca partenerul de viata si copii urmeaza orice fel de curs care sa-i ajute sa se integreze noii culturi. Sa faca tot ce se poate pentru usurarea integrarii familiei in noul fel de viata din tara respectiva.

Cunoasterea limbii tarii gazda

Cunoasterea limbii tarii in care o persoana va trai constituie cel mai important aspect, pe acesta bazandu-se toate celelalte activitati pe care persoana respectiva le va intreprinde atat la locul de munca cat si in societatea respectiva( in timpul liber.)

Cand cunosti limba unei tari straine in care traiesti poti comunica foarte usor cu locuitorii acesteia, care se vor simti flatati si automat te vor trata cu caldura. Deasemenea   poti participa la discutii in loc sa ramai tacut, te poti bucura de lecturarea ziarelor, cartilor, filmelor, emisiunilor tv, de spectacolele de teatru si vei putea apela la numeroase servicii personale.

In lumea afacerilor, a vorbi aceeasi limba ca interlocutorul ajuta enorm in negocieri, poti sesiza nuantele comportamentale ale acestuia(foarte importante in incheierea de afaceri).

In cazul in care un om de afaceri nu cunoaste limba tarii in care se afla, el poate apela la serviciile unui interpret competent, care lucreaza cu el tot timpul si care ii poate traduce scrisorile sau orice comunicare scrisa sau verbala.

Pentru a ajuta la comunicare si la incheierea afacerilor, cand pleaca intr-o tara straina, o persoana trebuie sa dea dovada de competenta si politete la adresa gazdelor, facand urmatoarele lucruri:

• Cartea sa de vizita trebuie sa fie tiparita pe o parte in limba engleza, iar pe cealalta in limba tarii gazda. Aceasta trebuie oferita cu partea scrisa in limba tarii respective.
• Primele sale scrisori adresate tarii gazda vor fi scrise in limba tarii gazda, in special daca destinatarul nu are decat putine notiuni de limba engleza. Este mult mai eficienta aceasta metoda, deoarece in cazul in care ar scrie in limba engleza, destinatarul va apela la un translator care s-ar putea sa nu traduca corect si precis gandurile exprimate, acest lucru daunand afacerii.
• Toate materialele ajutatoare: texte, desene, grafice, scheme pe care le ia cu el intr-o tara straina, trebuie sa fie in limba tarii respective.
• Nu va corecta greselile de limba engleza ale unui strain daca acesta nu-l va ruga special sa o faca si va lasa persoana respectiva sa vorbeasca fara sa o intrerupa.
• Nu va spune niciodata povesti deocheate sau anecdote  indecente si nu va folosi niciodata un limbaj trivial in fata unei persoane care nu-i intelege limba sau care, daca o intelege, poate gasi ofensator ceea ce spune.

1. Reguli de curtoazie in strainatate[3]

• Respectarea sarbatorilor nationale, religioase si locale ale tarii gazda. Este necesara aflarea datei cand acestea au loc si evitarea propunerii de intalniri sau tranzactii de afaceri in aceste zile.
• Sosirea la intalniri prompt si punctual, chiar putin mai devreme de ora stabilita.
• Folosirea titlurilor persoanelor cu care ne intalnim.
• Se va evita criticarea modului de lucru al companiei gazda si comparatia acestuia  cu cel al companiei la care lucram.
• Cand se merge la intalnirile de afaceri, se va evita aparitia cu aparatul de fotografiat  in mana, precum un turist.
• Se va acorda mare atentie tinutei vestimentare si standardelor de vestimentatie din tara in care ne aflam. Femeile nu trebuie sa poarte pantaloni, fuste prea scurte sau bluze care lasa dezgolite bratele sau oricare alte zone mai jos de gat. Stilul conservator este cel mai potrivit, deoarece este foarte important ca o persoana sa aiba o infatisare profesionala.
• Nu ne vom adresa nimanui imediat pe numele de botez unei persoane pe care abia am cunoscut-o, decat daca ni se propune in mod concret acest lucru.
• Se vor respecta obiceiurile culinare ale gazdelor si nu se vor cere alte tratatii care, poate contravin practicilor locale.
• Trebuie sa fim pregatiti pentru un grad mai mare de formalism. Nu vom avea un comportament dezinvolt sau mai prietenos decat gazdele, chiar daca noi asa suntem obisnuiti.

2. Protocolul oferirii cadourilor pe plan international

Cadourile reprezinta un aspect important al relatiilor de afaceri, mai ales in afacerile internationale si denota faptul ca cel care il daruieste este un om generos, care se gandeste si la alte persoane. Oferirea unui cadou incurajeaza deasemenea, sentimentele de incredere ale destinatarului. Atunci cand urmeaza a fi daruit un cadou in lumea afacerilor, trebuie avute in vedere urmatoarele aspecte:

o      Cadoul nu trebuie sa fie prea scump, fiindca destinatarul l-ar putea considera drept mita.

o      Trebuie sa fie impachetat cu gust deoarece modul de prezentare este extrem de important.

o      In general, cel mai flatant cadou este cel pe care si-l doreste destinatarul. In acest scop se poate afla care sunt pasiunile persoanei careia dorim sa-i facem cadoul, sau ii putem face un dar in legatura cu profesia acesteia.

o      Nu se va face cadou un obiect ce poarta marca vreunei corporatii, deoarece poate sa para mai mult o reclama decat un cadou.

o      Este indicat ca darul sa fie un obiect cumparat din tara celui care il daruieste si nu unul cumparat din tara destinatarului.

o      Se va evita oferirea de cadouri persoanelor pe care nu le cunoastem bine, pentru ca putem lasa impresia unei persoane grabite sa incheie o tranzactie.

o      Se va tine seama de obiceiurile fiecarei tari referitoare la oferirea de cadouri si de simbolistica florilor, diferita de la o tara la alta.

Cand o persoana aflata intr-o tara straina doreste sa ofere flori, va trebui sa se documenteze inainte despre protocolul oferirii florilor. In timp ce in unele tari anumite flori sunt simbolul iubirii sau al bucuriei, in alte tari ele sunt considerate simbolul doliului sau al bolii.

• In India, nu i se va darui unui hindus un obiect confectionat din piele de vaca, deoarece vaca este animal sacru in aceasta tara.
• In Anglia, nu i se va darui unui britanic o cravata in dungi, deoarece acesta poarta doar cravata organizatiei la care lucreaza.
• In tarile foste socialiste, sunt deosebit de apreciate cadourile care au legatura cu artele: albumele de pictura, cartile despre arta, discurile cu muzica clasica sau folclorica.
• Intr-o tara islamica nu se va face cadou o sticla de bautura alcoolica, deoarece alcoolul este interzis in aceste tari si deasemenea nu se vor face cadouri sotiei si copiilor unui arab, decat daca ne sunt foarte buni prieteni. Arabii sunt deosebit de generosi in privinta cadourilor oferite. Acestea vor fi totdeauna extrem de scumpe si costisitoare si va trebui ca si noi sa oferim la randul nostru un cadou cam de aceeasi calitate si cam la acelasi pret cu cel primit.
• Daca un om de afaceri strain vrea sa-i ofere un cadou partenerului de afaceri chinez, in tara acestuia, va trebui sa il ofere cu mult tact si, neaparat, in particular, deoarece legea chineza interzice primirea de cadouri. Un chinez se va simti stanjenit daca primeste un cadou in prezenta altor persoane, si va fi nevoit sa il refuze. In China, ceasul este simbolul mortii si, prin urmare, unui chinez nu i se va oferi niciodata un ceas.
• In Japonia, oferirea cadourilor presupune un ritual anume. Ambalarea cadourilor, precum si interpretarile legate de cadoul propriu-zis are multe intelesuri, inclusiv modul in care este impaturita hartia si mai ales snurul, chiar si felul in care acesta este innodat. Japonezii folosesc de obicei hartie de impachetat si panza colorata. Conform unei traditii vechi, un cadou impachetat trebuie prezentat intr-o esarfa de matase, care simbolizeaza ultima impachetare. Nu se va oferi un cadou unui japonez in prezenta altor persoane, daca nu sunt cadouri pentru toti cei prezenti. Intotdeauna trebuie trimisa o scrisoare de multumire, la cateva zile dupa ce am primit un cadou, fiindca altfel cel care l-a oferit va crede ca nu ne place. Este bine sa asteptam ca primul pas in oferirea cadoului sa fie facut de colegul japonez. Daca musafirul ofera primul cadou unui japonez, risca sa-l ia pe acesta prin surprindere, ceea ce este considerat un gest grosolan . Daca un partener de afaceri din strainatate este invitat in casa unui japonez, acesta va trebui sa aduca un cadou sau sa trimita imediat dupa aceea unul.

La realizarea acestui ghid au fost utilizate structuri de continut din urmatoarele surse informationale:

BALDRIGE, Letitia, Codul manierelor in afaceri, Bucuresti, Editura Business Tech International si Amerocart SRL, 1997

DUSSAULT, Louis, Protocolul, instrument de comunicare, Bucuresti, Editura Galaxia, 1996

IUCU, Oana, Elemente de protocol in Manual de secretariat si asistenta manageriala, (coordonator Adina Berciu Draghicescu), Editura Universitatii din Bucuresti, 2003

MARINESCU, Aurelia, Codul bunelor maniere astazi, Editia a III a, Bucuresti, Editura Humanitas, 2002

MITCHELL, Mary, Ghidul manierelor elegante pentru secolul al XXI-lea,Pitesti, Editura Paralela 45, 2004

OLARU, Silvia- Delia; Soare, Catalina- Robertina, Managementul relatiilor cu publicul si maniere in management, Bucuresti, Editura Lumina Lex, 2001

POST, Peggy, Codul universal al bunelor maniere. Bunele maniere in protocolul festivitatilor, afaceri si ceremonii religioase, Volumul I, Bucuresti, Editura Antet, 2000

POST, Peggy, Codul universal al bunelor maniere. Bunele maniere in nunti, protocolul oficial, organizarea sindrofiilor, Volumul II, Bucuresti, Editura Antet, 2000

POST, Peggy, Codul universal al bunelor maniere. Bunele maniere in comunicare, viata profesionala, viata personala, Volumul III, Bucuresti, Editura Antet, 2000

SABATH, Ann- Marie, Codul bunelor maniere in afaceri, Bucuresti, Editura Vremea, 2000

VERDINAS, Verginia, Elemente de protocol, Bucuresti , Editura Lumina Lex, 2000

BIBLIOGRAFIE GENERALA

o        Baldrige, Letitia - Codul bunelor maniere in afaceri, Business Tech International si Amerocart SRL, Editia a V-a, Bucuresti, 1997

o        Bixler, Susan, Scherrer, Lisa, Profesionistii - stil si eticheta business, Editura Humanitas, Bucuresti, 2003

o        Borcoman, Raisa, Corespondenta si uzante de protocol, Departamentul Editorial Poligrafic al ASE Moldova, 2003

o        Chatelet, Sylvie-Anne, Ghidul bunelor maniere, Editura Niculescu, 2007

o        Covey, R. Stephen, Eficienta in sapte trepte sau un abecedar al intepeciunii, Bucuresti, Editura ALL, 1994

o        Dragostin, Mioara, Ghid practic de vestimentatie pentru profesionisti, Editura Polirom, 2005

o        Dussault, Louis - Protocolul, instrument de comunicare, Editura Galaxia, Bucuresti,1996

o        Gerogescu, Toma, Caraiani, Gheorghe, Uzante diplomatice si protocol in relatiile internationale, Editura Sylvi, Bucuresti, 2002

o        Malita, Mircea, Diplomatia, scoli si institutii, Editura Didactica si Pedagogica, Bucuresti, 1973

o        Manciur, Emilian, Protocol institutional, Editura SNSPA, Bucuresti, 2003

o        Marinescu, Aurelia -  Codul bunelor maniere astazi, Editura Humanitas, Bucuresti, 2002

o        Maxim, Ioan, Manual diplomatic, Editura didactica si pedagogica, Bucuresti, 1997

o        McCullough, Donald, Politetea de zi cu zi, Editura Curtea Veche, Bucuresti, 2002

o        Mitchell,Mary, Ghidul manierelor elegante pentru secolul al XXI-lea, Editura Paralela 45, Pitesti, 2005

o        Munteanu, Delia, Politete si buna cuviinta, Editura, Ramida, Bucuresti, 1992

o        Parvu, Vasile, Parvu, Cristian Dan, Diplomatie, protocol, negocieri internationale, Editura Universitaria, Craiova, 2001

o        Pietkiewicz, Eduard, Eticheta managerului, Editura ALL, Bucuresti, 1999

o        Pistol, Luminita, Pistol Gheorghe, Negocieri comerciale - uzante si protocol, Tribuna Economica, Bucurestil 2000

o        Post Peggy, Codul universal al bunelor maniere, Editura Antet, 2004

o        Sabath, Ann Marie, Codul bunelor maniere in afaceri, Editura "Vremea", Bucuresti, 2000

o        Serres, Jean, Le protocole et les usages, Editura Presses Universitaires de France, Colectia "Que sais-je?", Paris, 1963

o        Tanasie, Petre, George, Marin, Dan Dumitru, Uzante diplomatice si de protocol, Editura Independenta economica, Pitesti, 2000

o        Valci, Grazia, Bunele maniere in Europa, Editura Corint, Bucuresti, 2005

o        Vedinas, Verginia, Elemente de protocol, Editura Lumina Lex, Bucuresti, 2000